Автоматизация кадровых процессов прочно вошла в жизнь крупных и средних организаций. Сегодня практически все ИТ-компании предлагают услуги по автоматизации управления персоналом, а некоторые даже специализируются на программных продуктах для кадровых служб.
Еще несколько лет назад автоматизация затрагивала только расчет зарплаты и кадровое делопроизводство. Сегодня же программные продукты для служб персонала вышли на новый качественный уровень и включают не только средства сбора и учета данных по персоналу, но и функции современного HR-менеджмента: управление результативностью, компетенциями, обучением и развитием, подбором сотрудников, льготами и компенсациями, лояльностью, организационными изменениями, а также работу с резервом и планирование карьеры, ведение архивов. В новых системах, помимо средств составления типовой отчетности и доступа к кадровой информации, есть также инструменты оперативного анализа данных, поддержки принятия решений. Функциональность предлагаемых программных продуктов позволяет существенно увеличить круг пользователей, что особенно актуально для организаций с расширенной структурой управления. Столь объемный комплекс решаемых задач дает возможность трансформировать работу с персоналом в реальное управление человеческими ресурсами.
Программные продукты
Сегодня рынок программных продуктов в области кадровых бизнес-процессов предлагает и отечественные, и зарубежные решения. Они различны по техническим возможностям и стоимости, но практически одинаковы по своей функциональности, потому что рынок кадровых программ идет вслед за стандартизацией HR-технологий. Большинство систем дорабатывается до необходимого уровня, кроме того, крупные ИТ-фирмы приобретают специализированные решения других разработчиков (что позволяет им развивать функциональность своих систем). О том, как выбрать программное обеспечение для автоматизации кадровых бизнес-процессов и внедрить его на предприятии, стоит поговорить подробнее. Во-первых, все эти продукты можно условно разделить на финансово-управленческие и системы электронного документооборота (СЭД). Они могут дополнять друг друга, поскольку в системах первого вида документы обычно не «ведутся», а «проводятся», тогда как СЭД осуществляют поддержку жизненного цикла документов. Во-вторых, выделяют «локальные» и «коробочные» решения, а также ERP-системы (Enterprise Resource Planning), позволяющие планировать ресурсы предприятия и управлять ими, автоматизировать все бизнес-процессы компании. Использование подобных решений возможно только в крупных организациях, поскольку эффект от их действия сопоставим со стоимостью их разработки и внедрения. «Коробочные» решения обычно применяют в мелких и средних фирмах. В отличие от ERP-систем, они характеризуются низкой стоимостью и короткими сроками внедрения, но вместе с тем и ограниченными возможностями дальнейшей настройки (развития функциональности) и низкой интегрируемостью с другими информационными системами. Таким образом, «коробочные» решения не позволяют создать единое информационное пространство, тогда как последнее – несомненное преимущество ERP-систем. На рынке предложений по автоматизации «среднее» место между «коробочными» продуктами и ERP-системами занимают их модули, либо так называемые «интегрированные» решения. Они характеризуются мощной функциональностью, возможностью интеграции в единую информационную систему компании, однако позволяют автоматизировать какую-то отдельную сферу деятельности.
Пример
В одной из компаний возникла необходимость создать электронный фонд нормативных документов по труду. Провели тендер среди поставщиков систем электронного документооборота. В итоге проект реализовали на программной платформе Documentum, которая предназначена для хранения больших объемов информации и управления ими (система работает с файлами любых размеров и форматов – doc, xls, pdf, tif, jpg и др.). Она имеет масштабируемую архитектуру: имеется возможность подключения в будущем большего числа пользователей и автоматизации других задач, связанных с документооборотом. Интерфейс системы прост и понятен, поэтому с ней могут работать пользователи разных категорий. Кроме того, она поддерживает распределенные базы данных. Одной из главных причин выбора Documentum стала ее совместимость с программным решением SAP, используемым в компании. А дополнительным преимуществом введения системы стало то, что новые сотрудники после создания электронного фонда нормативных документов по труду получили возможность использовать их в ходе своей адаптации.
Планирование ИТ-проекта
Прежде чем начать автоматизацию на предприятии, необходимо определить ее ключевые параметры: 1. Поставить основные задачи проекта (какие бизнес-процессы предстоит автоматизировать). 2. Сформулировать требования к программному обеспечению для автоматизации выбранных бизнес-процессов. 3. Согласовать вышеприведенные пункты с ИТ-специалистами компании. Они могут подсказать, какие программные продукты несовместимы с ее обеспечением. Кроме того, весь процесс автоматизации – как внедрение системы, так и ее эксплуатация рядовыми сотрудниками – должен проходить в тесном сотрудничестве с ИТ-службой. При этом наибольшего успеха добьются те, кто совершенствуют свои знания в области информационных технологий, в частности, того средства, которое планируется внедрять. Это позволит общаться с ИТ-службой на одном профессиональном языке. 4. Выбрать соответствующий установленным требованиям программный продукт (лучше провести тендер среди нескольких ИТ-организаций). 5. Оценить технические, функциональные и стоимостные характеристики предложенных решений с помощью ИТ-специалистов. 6. Рассчитать финансовые и трудовые затраты. Следует учесть, что выбранное программное обеспечение в любом случае придется в той или иной степени настраивать «под себя», поэтому в коммерческих предложениях следует выделять отдельно цену программного продукта (лицензий, рабочего места и т. д.) и стоимость настроек и доработок, которые могут оказаться намного дороже самого ПО. 7. Выбрать программное обеспечение, совместимое с уже работающим в компании.
Менеджер ИТ-проекта
В идеале решением задач автоматизации должен заниматься менеджер ИТ-проектов. Он планирует и организует внутреннюю проектную работу. В отличие от западных компаний, где профессия Project Manager существует уже давно и обучение этой специальности ведется более 50 лет, в России проектное управление только начинает развиваться, и менеджеров этой сферы в отечественных вузах начали готовить совсем недавно. Тем не менее с каждым годом профессия становится все более востребованной. Однако позволить себе привлечь к сотрудничеству такого специалиста может только крупная компания. В мировой HR-практике существуют различные системы оценки квалификации и сертификации менеджеров проектов. Общий подход изложен в Своде знаний по управлению проектами (PMBoK), изданном Американским институтом управления проектами (Project Management Institute). Это национальный стандарт в данной области, включающий общий словарь профессиональных терминов, теоретические сведения и практические инструменты. Помимо американского, существует также европейский стандарт (IPMA), требования которого касаются личных компетенций менеджеров проектов. В России лишь единицы специалистов сертифицированы по этим стандартам. Многие ИТ-компании начинают сами обучать сотрудников по программе «менеджер проекта».
Основные функции менеджера проекта заключаются в следующем: планирование и определение содержания проекта, иерархической структуры работ, проверка их соответствия поставленным задачам; определение сроков реализации и составление плана-графика проекта, экспертиза качества работ, контроль проводимых мероприятий (сроки, качество); управление стоимостью проекта, планирование бюджета и контроль расходования средств; формирование команды проекта и руководство участниками в ходе работ, организация обучения команды, мотивация; управление коммуникациями проекта, включая информирование и согласование решений, подготовку отчетности; управление снабжением проекта и рисками, обеспечение необходимой документацией. Таким образом, менеджер проекта должен быть высококвалифицированным специалистом не только в сфере информационных технологий, но и в той предметной области, в которой ведется проект. Кроме того, он должен владеть навыками управления персоналом и финансами.
Необходимые документы
При реализации проекта всегда разрабатываются три основных документа: техническое задание, план-график и бюджет. Они позволяют успешно организовать работу, но только в том случае, если составлены специалистом. Техническое задание (ТЗ) – основной документ проекта, в соответствии с которым проводится разработка и введение в действие системы. В нем перечисляются задачи по автоматизации и способы их решения, включая конкретные описания форм, отчетов, справочников, характеристика объектов автоматизации, требования к системе, состав и содержание работ по ее созданию, алгоритмы взаимодействия всех элементов, а также порядок контроля и приемки системы. Разрабатывает документ менеджер проекта совместно с ИТ-службой по определенному стандарту (ГОСТ на ТЗ по созданию автоматизированной системы).
Правильно составленное техническое задание – это залог успешного взаимодействия всех участников проекта. Чем точнее оно написано, тем быстрее и эффективнее будут выполняться работы. К настоящему времени уже сформированы стандартные требования к автоматизированным системам:
- интегрируемость с различными информационными продуктами;
- используемыми в компании;
- надежность – обеспечение устойчивости работы и хранения данных;
- гибкость – способность легко адаптироваться к любым изменениям,
- происходящим в организации;
- масштабируемость – возможность увеличения объемов обрабатываемой информации и количества пользователей;
- возможность развития функционала фирмой-разработчиком в ходе эксплуатации системы – обновление версий, актуализация под требования российского законодательства и правовых норм;
- возможность работы с распределенными структурами (удаленными подразделениями);
- распределение прав доступа к информации в соответствии с должностями пользователей.
План-график обычно содержит стандартные для любого проекта организационнотехнические мероприятия: оценка трудозатрат, подготовка рабочих мест и технической документации, формирование команды и ее обучение, тестирование системы, ее запуск в опытную и, затем, промышленную эксплуатацию. Менеджер проекта указывает в плане-графике сроки и исполнителей по каждому виду работ.
Бюджет ИТ-проекта включает следующие основные статьи затрат: покупка программного обеспечения, настройка, сопровождение. В зависимости от масштабов проекта и выбранной технологии соотношение расходов по этим статьям может быть разным. Например, если это ERP-система, то основную часть бюджета займут затраты на внедрение модулей и настройку, тогда как последнее не нужно для «коробочного» ПО.
Следует помнить, что при демонстрации продукта поставщики обычно оперируют понятием «стоимость рабочего места», которое не включает затрат на настройку и поддержку, поэтому их нужно обязательно оценить при выборе ПО. Что касается расходов на сопровождение и дальнейшее развитие уже установленной системы, они могут быть рассчитаны на основе цены часа работы программиста компании, осуществляющего поддержку. Если управляющий проектом написал качественное техническое задание и подобрал соответствующий программный продукт, – компания уложится в спланированный бюджет. Именно это служит показателем успешности проекта, поскольку в данном случае менеджер не только решает изначально поставленные задачи, но и точно оценивает необходимые для этого ресурсы.
Оценка результатов
«Продуктами» реализованного проекта становятся информационная система и набор регламентов и инструкций по работе с ней: для пользователей, администраторов системы и т. п. Подготовка этих документов также входит в обязанности менеджера проекта. Оценка эффективности ИТ-проекта проводится теоретически, на основе финансовых показателей – сроков окупаемости, коэффициента возврата инвестиций (ROI), внутренней рентабельности и чистой текущей стоимости проекта. Но в большинстве случаев эти показатели сложно рассчитать, поскольку затраты на внедрение можно оценить на основании бюджета, а вот прибыль, полученную от реализации ИТ-проекта, выявить практически невозможно. Поэтому под основным эффектом можно подразумевать повышение управляемости и производительности в той деятельности, которая была автоматизирована.
Речь идет о достижении следующих результатов:
- сокращение времени и средств на работу с информацией и документами;
- обеспечение консолидированного представления всех данных и документов,
- минимизация времени осуществления доступа к информации;
- стандартизация и автоматизация бизнес-процессов;
- поддержание актуализации нормативной документации путем внесения необходимых изменений;
- организация эффективной защиты данных;
- минимизация времени на обучение новых сотрудников;
- интеграция обмена данными с внешними информационными системами.
Основным результатом автоматизации кадровых бизнес-процессов становится эффективное использование человеческих ресурсов компании.
Источник: hr-portal.ru