Обычно на первом этапе работы Компании те или иные ключевые вопросы будут замкнуты непосредственно на собственника. Либо он проводит основную массу ключевых переговоров с Клиентами. После чего оказанием оплаченных услуг занимаются в основном наемные сотрудники. Либо сам собственник является ключевым специалистом, личное участие которого необходимо для оказания услуг по большинству ключевых контрактов. Но переговорами с Клиентами при этом занимаются в основном наемные сотрудники. Иногда участие собственника одновременно необходимо и для исполнения обязательств по ключевым контрактам, и для проведения переговоров с наиболее значимыми Клиентами.
Из этого следует интересный логический вывод: раз собственник необходим для успешного функционирования бизнеса, значит, начинать движение от самостоятельно организованного рабочего места к настоящему бизнесу имеет смысл с делегирования права подписи и текущего управления финансами! Если все равно основной объем сделок заключается с личным участием собственника, или для оказания основного объема оплаченных услуг требуется личное участие собственника – какой риск, что кто-то попробует воспользоваться делегированным ему правом подписи, чтобы увести бизнес? Риска практически нет – ведь без личного участия собственника бизнес сразу станет убыточным. А кому такой бизнес нужен?
Значит, пока личное участие собственника в бизнесе велико, делегировать право подписи и текущее управление финансами можно без особого риска.
Дальше нужно смотреть, как можно сократить время, которое собственник вынужден проводить в офисе своей Компании. Управление Компанией перестраивается так, что все ключевые вопросы ставятся, контролируются и решаются на еженедельных оперативных совещаниях. В небольшом бизнесе все можно замкнуть на одно еженедельное совещание продолжительностью 1-2 часа. В среднем бизнесе может потребоваться еженедельное проведение нескольких совещаний – с разными отделами или подразделениями Компании. По практике, в Компании численностью 200 сотрудников, ведущей 11 различных направлений бизнеса, нам было необходимо и достаточно проводить такие совещания общей продолжительностью сначала 6,5, а потом 4 часа в неделю. Все эти совещания планировались так, чтобы для их проведения было достаточно трех вечеров каждую неделю – с понедельника по среду. Строго говоря, собственникам бизнеса для осуществления полного контроля над Компанией достаточно было появляться в офисе только на время проведения этих совещаний. Плюс, раз в месяц проходила приемка фин.отчета, расчет и утверждение сдельных заработных плат. После чего проводилось ежемесячное совещание по развитию бизнеса. Пожалуй, самое важное из всех.
Допустим, право подписи и текущее управление финансами делегированы. Механизм оперативного управления бизнесом через систему еженедельных и ежемесячных совещаний выстроен и работает.
Следующий шаг – резкое сокращение физического времени еженедельного присутствия собственника в офисе.
Как только Вы начнете сокращать время нахождения собственника в офисе Компании, сразу полезут те вопросы, которые слишком сильно завязаны на его личный ресурс.
Какие это могут быть вопросы? Например, время и силы собственника могут быть нужны для ежедневного решения различных управленческих вопросов! Но разве ежедневное оперативное управление – это уровень профессионального собственника? Профессиональный собственник может появляться в принадлежащих ему Компаниях раз в неделю. Или даже раз в месяц. Или лично контролировать, как идут дела в принадлежащих ему бизнесах, вообще раз в год. На годовых собраниях директоров.
А для ежедневного разрула управленческой текучки существуют линейные руководители. И управленцы среднего звена. Значит, необходимо пересмотреть орг.структуру Компании. Усилить управленческое звено. Набрать и выдвинуть дополнительных руководителей. После чего отстроить работу управленческой команды таким образом, чтобы все текущие управленческие вопросы успешно решались без какого-либо участия собственника.
Аналогично – если участие собственника необходимо для оказания услуг Клиентам. Один вопрос, если собственник – эксперт уникальной квалификации. И именно его квалификация высоко ценится Клиентами. Совсем другое дело – если собственник контролирует процесс оказания услуг (и/или производства) в целом. Эти функции точно должны быть в перспективе полностью делегированы руководителям и сотрудникам, работающим по найму.
Активное участие собственника в переговорах с Клиентами само по себе никак не связано с необходимостью постоянного нахождения собственника в офисе своей Компании.
Переговоры с корпоративными заказчиками все равно в основном ведутся на выезде – на территории Клиентов. Или на нейтральной территории. А массовые переговоры с Клиентами-частниками, когда обсуждаются небольшие и средние заказы, со 100% вероятностью могут быть успешно делегированы наемным сотрудникам.
Успешно проведя необходимые преобразования в бизнесе, можно достичь того, чтобы необходимое время присутствия собственника в офисе Компании не превышало нескольких часов, 1-2 дня в неделю. После этого приоритетной задачей становится обеспечение того, чтобы основная масса сделок заключалась без личного участия собственника. Равно как и основной объем оказываемых Клиентам услуг не требовал личных затрат времени и сил собственника бизнеса.
При этом вовсе не наша цель – чтобы собственник просто прекратил вести переговоры с Клиентами. И совершенно отказался от участия в оказании Клиентам оплаченных ими услуг. Его опыт и квалификация все еще могут быть крайне полезны для Компании. Опять же, как можно эффективнее передавать его опыт и знания другим сотрудникам Компании, как не в рамках наставничества? То есть – совместно с сотрудниками решая практические задачи?
И все же Компания станет настоящим бизнесом лишь тогда, когда основной объем продаж и основной объем оказываемых услуг не будут требовать личного участия собственника.
Пусть собственник продолжает вести так много переговоров с Клиентами, как он хочет и может. Но пусть, помимо собственника, такие переговоры ведут многие другие сотрудники Компании. Причем физически переговоров, проводимых сотрудниками, будет во много раз больше, чем переговоров, проводимых собственником. И они будут не менее результативны.
В конечном счете, насколько успешно удалось превратить Компанию в настоящий бизнес, не требующий собственника в качестве главного исполнителя по всем ключевым вопросам, можно проверить с помощью простых расчетов:
- Каков средний оборот Вашего бизнеса? И какой оборот нужен, чтобы Ваш бизнес вышел на точку безубыточности (то есть на уровень рентабельности)? Для примера предположим, что при среднем обороте 8-12 миллионов в месяц точка безубыточности – 5 миллионов в месяц.
- Каков оборот сделок, которые ежемесячно заключаются в Вашей Компании без какого-либо участия собственника? Если он не превышает 2-3 миллионов в месяц – перед нами самостоятельно организованное рабочее место. Если же каждый месяц без участия собственника заключается сделок не менее чем на 5,5-6 миллионов – участие собственника больше не является необходимым условием зарабатывания денег Компанией.
- Каков объем услуг, которые ежемесячно предоставляются Клиентам Вашей Компании без затрат времени и сил собственника? Если он ежемесячно не превышает 5 миллионов – перед нами самостоятельно организованное рабочее место. Если же каждый месяц без участия собственника оказывается услуг Клиентам более чем на 5,5-6 миллионов – участие собственника больше не является необходимым условием исполнения Компанией обязательств перед Клиентами.
- Мы считаем, что результаты по предыдущим двум пунктам достигаются устойчиво, если они достигаются каждый месяц на протяжении прошедшего года. Это также позволяет сделать вывод, что данные результаты достигаются как в благоприятные, так и в менее благоприятные месяцы – вне зависимости от сезона.
- Следующее, что необходимо понимать – как много времени собственник должен тратить на управление бизнесом? Сколько дней в неделю он должен появляться в офисе? И сколько времени там проводить? Делегированы ли право подписи и текущее управление финансами бизнеса?
Если право подписи и текущее управление финансами делегированы, собственник появляется в офисе своей Компании не более чем на несколько часов, 1-2 дня в неделю, личное участие собственника не является необходимым ни для зарабатывания денег Компанией, ни для исполнения ею обязательств перед Клиентами – перед нами настоящий бизнес.
Источник: hr-portal.ru