Большинство HR-менеджеров уделяет очень много времени на онбординг, изучение найма и очень мало на офбординг, хотя влияние на HR бренд и имидж компании оба процесса имеют одинаковое. Решили исправлять ситуацию и рассказать о том, как уволить сотрудника или организовать его уход по собственному желанию так, чтобы потом не было скандалов, обиды, гневных комментариев на DOU, а только благодарность за полученный опыт.
Этап 1. Проведите Exit Interview
Ваша цель, как HRа, — обсудить причины увольнения и узнать, с какими впечатлениями, ощущениями сотрудник уходит из компании — негативными или положительными. Это важно, так как к коллеге наверняка обратятся потенциальные кандидаты, чтобы узнать всю «кухню» организации (а именно ее недостатки и подводные камни).
Универсальных ответов на этом этапе нет, так как их контекст зависит от того, сотрудник увольняется сам или это решение компании. В целом, их можно взять из опросов вовлеченности, если вы их проводите. Если у вас такой заготовки нет, воспользуйтесь нашей:
Этап 2. Обработайте результаты встречи
После exit interview может появиться одно из 3 типов решений: назначение отпуска, перевод коллеги в другой отдел и запуск процесса увольнения. Давайте рассмотрим все 3.
2. 1. Организуйте отпуск
Бывает, что сотрудник просто сильно устал, давно не был в отпуске (в который не мог уйти из-за большого потока задач и ответственности). Если есть такая возможность (небольшая загрузка коллеги, хотя бы 7 неиспользованных отпускных дней), то отправьте его на отдых и разрешите не вовлекаться на это время в рабочие процессы.
После обязательно повторно проведите встречу 1:1, чтобы прийти к окончательному решению — увольнению быть или нет.
2.2. Обсудите с ТОП менеджментом перевод коллеги в другой отдел
Еще бывает, что человек просто эмоционально выгорел на своей должности, устал от нее и хочет чего-то нового. Скорее всего, он обладает навыками в другой области, которые хочет развивать. Тогда уместно организовать что-то вроде экзамена, тестового задания. Если сотрудник справиться — спланируйте испытательный срок или сразу примите в команду другого отдела. Если нет — смотрите следующие пункты.
2.3. Сообщите о результатах разговора ТОП менеджменту, руководителю отдела
Прежде чем принимать окончательное решение касательно увольнения сотрудника, поговорите с его руководителем (или директором компании, если этот работник — ТОП менеджер). Объясните ситуацию, предложите варианты решения.
Обычно после такого руководитель захочет встретиться с подчиненным лично на 1:1 и повторно всё обсудить (и если это реально ценный сотрудник, попытается его оставить). Дальше снова есть 2 исхода — коллега остается, но что-то в его работе меняется (не будем перечислять, ведь это очень индивидуально) или увольняется. Если принимается второе решение, то задача эйчара — пока ничего не говорить остальным сотрудникам (особенно если вас об этом попросили).
Этап 3. Начните офбординг и помогите сотруднику с бюрократическими процессами
Без вас коллега, который увольняется, не справиться с такими задачами:
- подписание документов об увольнении;
- расчет по заработной плате и другим выплатам;
- передача основных документов (для налоговой и бухгалтерской отчетности, если сотрудник работал не по трудовой книжке);
- передача трудовых обязанностей.
Этап 4. Обсудите конкретные сроки увольнения и когда будет последний рабочий день
Чтобы определиться с датой последнего рабочего дня, вам с руководителем и коллегой нужно собраться и обсудить текущее состояние дел:
- актуальные проекты увольняющегося;
- какие задачи нужно завершить и в какие сроки он это сможет сделать;
- с чем и что еще нужно утвердить;
- какие в целом у него неофициальные правила работы с другими сотрудниками (в команде, с коллегами из других отделов);
- какие есть бизнес-процессы и его зоны ответственности.
Это поможет сразу же подготовиться к адаптации нового сотрудника.
Бывает, что сотрудник хочет доработать еще 14 дней (согласно трудовому законодательству) и дольше никак не сможет (даже если не успевает завершить свои проекты, дела). А позиция серьезная, сложная и ее за 2 недели точно не закрыть. Поэтому вам важно подумать (вместе с руководителем увольняющегося или директором компании), кто будет выполнять его обязанности, если вы не успеете найти замену.
Есть такие варианты:
- задачи разделяются между другими сотрудниками (и на это время у них должна повыситься з/п);
- задачи забирает на себя руководитель (вариант подходит, если сам увольняющийся им не был);
- вы быстро находите идеальную замену в резервной базе кандидатов и человек успевает выйти на работу в течение 14 дней (такое бывает редко, но все же).
Этап 5. Сообщите о решении сотрудника команде
Конечно, вы можете это сделать сразу после принятия решения об увольнении, но, как показывает практика, увольняющийся просят оттянуть этот момент на последнюю неделю и сообщить на общем собрании.
Вам, как эйчару, важно честно озвучить причину ухода, увольнения или попросить это сделать «виновника торжества». Это поможет избежать слухов, сплетен и неблагоприятной атмосферы в команде. Только предварительно обсудите формат, в котором это будет:
- сообщение в общем чате/на электронную почту коллег в последний рабочий день;
- новость на общем собрании в последнюю рабочую неделю;
- во время обеда в последнюю неделю, другое.
Главное — не промолчать и не сообщать об увольнении после ухода сотрудника (а до этого). Это может очень плохо отразиться на мотивации и эмоциональном состоянии всей команды (особенно, если бывший коллега проработал минимум полгода), на их опыте сотрудников.
Этап 6. Подготовьте описание вакансии и запустите процесс найма
Этот этап должен проходить параллельно с подготовкой документов для увольнения, если вам не удалось найти замену в резервной базе.
Также перед составление описания вакансии, возможно, стоит пересмотреть структуру организации, просчитать окупаемость такого сотрудника. Бывает, в процессе понимаете, что такая должность пока не актуальна и ее можно разделить между другими сотрудниками (конечно, повысив им з/п).
Если понимаете, что должность очень важная, подготовьте описание вакансии в PeopleRecruit, настройте интеграцию с job-порталами и ожидайте на отклики.
Этап 7. Организуйте прощальное мероприятие (goodbye party)
Можете сделать это сами, можете вовлечь в процесс коллег (особенно тех, кто дружил с увольняющимся). Это будет вечеринка с подарками или без — решать вам, но лучше с каким-то goodbye pack, если сотрудник был реально хорошим, эффективным, ценным кадром, долго работал и повлиял на развитие компании.
Возможные форматы вечеринки:
- goodbye lunch (прощальный обед всем вместе);
- вечеринка после рабочего дня (или за 1-2 часа до его окончания) с вином, сладостями и т.д. в офисе;
- вечеринка после работы в заведении (за счет компании или сотрудника — решайте между собой);
- 30 минут на объятия в конце рабочего дня.
Мероприятие лучше проводить в последний рабочий день сотрудника, который уходит.
Этап 8. Проверьте ситуацию с технической безопасностью данных компании
Это надо сделать в последний рабочий день сотрудника. Удалите его учетные записи, почту, его из чатов, закройте доступ к важным файлам и базам данных. Проконтролируйте процесс передачи рабочей техники, пропусков на территорию офиса.
Этап 9. Оставьте фидбек о сотруднике и обсудите возможности о дальнейшем деловом общении
Конечно, лучше оставить положительный, искренний фидбек, если это реально.
Формат может быть любым:
- отзыв в LinkedIn;
- открытка с пожеланиями на будущее;
- видео команды с пожеланиями;
- рекомендательное письмо.
Взамен можете попросить сотрудника оставить фидбек (положительный) о компании на DOU. Но лучше, чтобы он сделал это сам.
Также сообщите, можно ли к вам обращаться, если новый работодатель попросит контакты для предоставления рекомендаций о сотруднике. Если да, то соберите в один файл или одно сообщение все возможные контакты.
Этап 10. Оставайтесь на связи еще минимум месяц
Это важно, ведь обычно минимум первый месяц после увольнения придется обращаться к сотруднику за помощью с какими-то задачами или для уточнения деталей, которые вы забыли, не успели обсудить ранее.
Этап 11. Проанализируй свой офбординг процесс
Оцените, насколько легко удавалось переходить от одного этапа к другому, было бы это в срок или с опозданиями. Проанализируйте, как отреагировали коллеги на уход сотрудника, как он отозвался о вас, не было ли претензий в финансовом (забыли что-то выплатить или недосчитали премиальные) или техническом (бывший сотрудник хотел забрать с собой ноутбук или другую технику, так как считал ее своей) плане и подумайте, как могли бы их исправить.
Этот гайд — лишь возможное руководство к действию и помощник, если у вас небольшая текучка кадров, офбординг случается редко и вы не знаете, как работать с увольнениями. Этапы могут быть в другой последовательности, или объединены, пропущены — экспериментируйте и ищите свою идеальную схему. И пускай офбординг будет грамотный, легкий и на позитивной ноте.
Источник: peopleforce.io