Хотелось бы считать, что работа в среде «электронного» офиса обходится без потерь, хотя бы вследствие того, что вся информация, необходимая для исполнения должностных обязанностей, находится в компьютерах сотрудников, и при необходимости, может быть быстро найдена с помощью развитых поисковых механизмов или получена по электронной почте от коллег.
В действительности это не так, и в самой совершенной компьютерной системе можно не отыскать нужных документов, как и на заваленном бумагами традиционном рабочем столе неорганизованного сотрудника.
К слову, электронные системы обработки данных сами по себе не гарантируют качественного управления. Менеджмент должен не забывать, что великие проекты прошлого, например, строительство Египетских пирамид, рытье Панамского канала или прокладка Транссиба велись без Интернета и Микрософт — офиса, и не переоценивать силу информационных технологий, списывая на них собственные профессиональные слабости и недоработки.
Рассматривая различные виды потерь, при совершенствовании деятельности компании выделяют в отдельную группу потери, связанные с обработкой информации. Ниже, в таблице, составленной с учетом положений «бережливого» производства, приводятся варианты информационных потерь, снижающие эффективность информационного контекста, и как следствие, затрудняющие повседневную деятельность руководителя.
| Вид информационных потерь | Примеры потерь | Способы устранения потерь |
| Потери изменения (несоблюдения) форматов информации | Подготовка документов с отклонениями от установленных форматов, с последующим исправлением документов | Разработать электронные шаблоны документов и регламентировать их применение в компании |
| Потери отсутствия или неполноты информации | Пропуски или неполные данные о контактах с возможной потерей заказов и клиентов в системе CRM | Аудит клиентской базы, оценка персонала с учетом качества записей в системе |
| Потери из-за дублирования и перемещения информации | Различные подразделения ведут самостоятельно общие данные, что вызывает лишние расходы и снижает качество документов | Сформировать единую базу с общей информацией, создать единый источник «правды» по компании |
| Потери, связанные с поиском информации | Сложно отыскать даже недавние документы, что ведет к потерям времени и отвлечению сотрудников от основной работы | Классифицировать документы, создать систему хранения и поиска документов |
| Потери из-за недостоверности информации | Ошибки по вводу данных, например, в бухгалтерских системах, что влечет финансовые потери | Усилить контроль и автоматизировать рутинные операции, снизить субъективный фактор |
| Потери из-за обработки ненужной информации | Не нужная или лишняя отчетность, бюрократизация бизнес – процессов, что требует работы, не создающей дополнительной ценности | Регламентировать и основные бизнес – процессы, систематически пересматривать перечень отчетности |
Технология создания эффективного информационного контекста
Повышение эффективности повседневной деятельности требует систематической борьбы с такими потерями, что затруднительно или невозможно без применения соответствующих систем автоматизации обработки документов. В зависимости от специфики деятельности предприятий здесь могут использоваться различные методы сокращения потерь и различные информационные технологии.
Поскольку в настоящее время многие компании, в явной или не явной форме, используют в своей деятельности различные методы проектной организации работ, рассмотрим один из подходов к созданию информационного контекста и совершенствованию работы с документами при управлении проектами.
Например, в рамках проектной организации работ, одним из методов управления документами является ведение книги контроля проектов (ККП). Это простой, но достаточно эффективный механизм, обеспечивающий документирование проекта путем ведения всей существенной информации, необходимой для организации, планирования, выполнения и контроля работ. ККП включает структурированные разделы, которые ведутся различными участниками работ и в которых накапливается постоянная и переменная информацию о состоянии и ходе выполнения проекта, достаточная для эффективной работы команды проекта и менеджмента компании.
Способы реализации ККП предлагаются разнообразные, начиная от простых библиотечных структур на дисках и заканчивая изощренными системами аналитической обработки и извлечения знаний.
Мы придерживаемся такого способа формирования ККП, в основу которого были положены следующие соображения:
- Поскольку каждый документ, циркулирующий на предприятии, представляется не сам по себе, а с определенными связями, в конкретном информационном окружении, важным является обеспечение работы сотрудников в контексте данного документа. Под контекстным окружением понимается множество связанных с документом информационных объектов (пункт плана, в котором был создан документ, проект, где он использовался, авторы на разных стадиях работы с документом, сообщения, поручения, переписка, в которых был задействован документ и т.д.). В проектной деятельности работа в контексте имеет заведомые преимущества перед обработкой изолированного документа (концентрация внимания выше, число ошибок меньше, время подготовки короче и другие выгоды);
- Исходной точкой формирования и накопления документов должен быть единый интегрированный оперативный план, в котором вокруг каждой позиции предусмотрена возможность создания и ведения документов. Сотрудники, по мере готовности, устанавливают признак помещения документа в ЕИОП, после чего документ автоматически приписывается к одной из папок ККП, в соответствии с заданным типом документа, оставаясь при этом доступным и по месту его прикрепления. В дальнейшем документу может быть установлен признак архивации, что сделает невозможным его изменение;
- Для повышения эффективности работа в контекстной среде должна поддерживаться одновременным отображением на экране плановых позиций проектов в ЕИОП, соответствующих этим проектам ККП, перечня разделов ККП и наличия содержащихся в разделе документов, что сокращает длину пути к документу, повышает скорость нахождения и снижает уровень ошибок навигации;
- Для обеспечения групповой работы и поддержки порядка в ККП должны быть реализованы механизмы блокировки – разблокировки документов, управления версиями документов, обеспечения соответствия типов документов заданным разделам ККП, четкой идентификации авторов и лиц, размещающих документы в ККП и т.д.;
- Структура папок документов по каждому проекту может настраиваться на особенности данного проекта и вкусовые предпочтения участников работ. При этом сохраняется механизм автоматического приписывания документов к папкам ККП согласно настройке ККП. В случае необходимости реструктуризации ККП, переименования папок и других изменений, достаточно изменить настройки ККП и все документы будут пересортированы в соответствии с этими настройками.
При этом качество информации в ККП должно обеспечиваться за счет стандартизации и централизованного ведения, описания структур данных, глоссариев, классификаторов, общих словарей и т.д. При таком подходе к созданию ККП могут быть устранены сами причины возникновения большинства видов потерь, указанных в приведенной выше таблице.
Надо заметить, что изложенный вариант создания эффективного информационного контекста не отменяет для руководителя необходимости собственной активности по сбору, структурированию, накоплению, оценке и переоценке актуальности документов, появляющихся в потоке работ повседневной деятельности. Но при использовании указанных выше и других механизмов обеспечения информационного контекста, подобная активность потребует существенно меньших усилий и затрат рабочего времени.
Источник: hr-portal.ru