Жизнь бухгалтера нельзя назвать легкой: бухгалтерский учет, налоговый учет, ПБУ18… Но вот наконец отчетный период пройден, бухгалтер с гордостью окидывает взглядом горы документов — дело рук своих — и тут к своему ужасу вспоминает (или обнаруживает), что все эти тонны бумаги необходимо еще правильно хранить. Так создаются архивы
Федеральный закон №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ».
Срок хранения документов
В настоящее время подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ обязывает организацию обеспечивать сохранность в течение четырех лет данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы и произведенные расходы и уплаченные (удержанные) налоги. Однако чтения только НК РФ для бухгалтера недостаточно. Необходимо также прочитать ст. 17 Федерального закона от 21.11.96 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете», в которой установлен еще более длительный срок хранения документов — пять лет.
В дополнение ко всему вышеизложенному, существует «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения» (утвержденных Росархивом 06.10.00 в редакции от 27.10.03). Конечно рядовому бухгалтеру нет особенного дела до тех норм в зако не, которые регулируют создание Архивного фонда РФ, так как документы, составляющие результат жизнедеятельности большинства организаций (а в нашем случае — их бухгалтерий) , вряд ли можно отнести к архивным документам, отражающим материальную и духовную жизнь общества и имеющим историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение. Чем-чем, а неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов РФ, относящейся к информационным ресурсам и подлежащей постоянному хранению, эти документы не являются, но… оказывается, не все так просто.
Новые сроки хранения
Статья 22 Федерального закона №125-ФЗ устанавливает сроки временного хранения документов Архивного фонда РФ до их передачи на постоянное хранение. Вот тут и выясняется, что и простой бухгалтер прикасается к тем документам, которые впоследствии будут формировать Архивный фонд РФ (например, документы по личному составу) .
Чтобы как можно точнее понять ст. 22, сначала приведем ряд определений, данных в ст. 3 Федерального закона №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»:
архивный документ — материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;
документы по личному составу — архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем;
документ Архивного фонда РФ — архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению;
архивный фонд — совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой;
архив — учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов;
постоянное хранение документов Архивного фонда РФ — хранение документов Архивного фонда Российской Федерации без определения срока (бессрочное);
временное хранение архивных документов — храпение архивных документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами;
временное хранение документов Архивного фонда РФ — хранение документов Архивного фонда РФ до их передачи на постоянное хранение.
Теперь, освоив определения, можно перейти непосредственно к чтению и осмыслению ст. 22 Федерального закона, согласно которой устанавливаются следующие сроки временною хранения документов Архивного фонда РФ до их поступления в государственные и муниципальные архивы:
1) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ документов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов РФ (в том числе органов прокуратуры РФ, Центральной избирательной комиссии РФ, Счетной палаты РФ, ЦБ РФ (Банка России)), а также для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ документов государственных внебюджетных фондов и федеральных организаций— 15 лет;
для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ документов органов государственной власти, иных госу дарственных органов субъектов РФ и организаций субъектов РФ — Шлет;
3) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций — 5 лет;
4) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ отдельных видов архивных документов:
а) записей актов гражданского состояния — 100 лет;
б) документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов — 75 лет;
в) проектной документации по капитальному строительству — 20 лет;
г) технологической и конструкторской документации — 20 лет;
д) патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец — 20 лет;
е) научной документации — 15 лет;
ж) кино- и фотодокументов — 5 лет;
з) видео и фонодокументов — 3 года.
Условия для архивных документов
Условия для включение архивных документов в состав Архивного фонда РФ определяет ст. 6 Федерального закона. Согласно ей:
1. Архивные документы включаются в состав Архивного фонда РФ на основании экспертизы ценности документов.
2. Решение научно-методических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов исключением их в состав Архивного фонда РФ, а также с определением в его составе особо ценных документов, в том числе уникальных документов, осуще ствляется центральной экспертно-проверочной комиссией специально уполномоченного Правительством РФ федерального органа исполнительной власти.
3. Специально уполномоченный Правительством РФ федеральный орган исполнительной власти утверждает перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения.
4. Решение вопросов о включении в состав Архивного фонда РФ документов осуществляется экспертно-проверочными комиссиями федеральных государственных архивов и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов РФ в области архивного дела в пределах их компетенции.
5. Экспертиза ценности документов осуществляется уполномоченным органом исполнительной власти субъекта РФ в области архивного дела, государственным, муниципальным архивом совместно с собственником или владельцем архивных документов.
6. Экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта РФ или муниципальной собственности. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается.
7. Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда РФ осуществляется на основании экспертизы ценности документов и оформляется договором между собственником или владельцем архивных документов и государственным или муниципальным архивом (органом местного самоуправления муниципального района, городского округа), музеем, библиотекой либо организацией Российской академии наук В данном договоре указываются обязанности собственника или владельца архивных документов по хранению, учету и использованию документов Архивного фонда РФ. (Этот пункт следует рассматривать вместе с частью 4 ст. 31 Федерального закона, согласно которой Положения части 7 ст. 6 вступают в силу с 01.01.06 и до наступления этой даты применяются, исключительно к правоотношениям, возникающим в связи с изменением границ либо преобразованием муниципальных образований.)
Судьба документов при ликвидации предприятия
Итак, новый закон прочитан, осмыслен… и отложен. Кто-то из бухгалтеров собирается с силами, чтобы заняться архивными делами, а кто-то… кто-то может принять ошибочное решение, что легче вообще ничего не вести, мол, на носу объединение, выделение, ликвидация или банкротство, а куда там при этом денутся архивы фирмы, никого волновать не должно. Для этих «лихих» бухгалтеров п. 9 и 10 ст. 23 настоящего закона специально определили, что при реорганизации негосударственных организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами.
При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда РФ архивные документы, документы по личному составу, а так-же архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организуют упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.
Ответственность за нарушение законодательства об архивном деле
Юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в РФ, согласно ст. 27, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством РФ.
Отчетный период завершен. Бухгалтер вооружается иголкой, ниткой, бумагой, вышеперечисленными нормативными актами, настоящей статьей и на ночь глядя (а когда же ему еще этим заниматься при таком бешенном ритме и не уменьшающейся нагрузке?) начинает формировать архивы фирмы…
Источник: hr-portal.ru