HR PRO

К большей эффективности через HR-технологии. Руководство по выбору HR-Решения

Vladislav

Концепции HR претерпели серьезные изменения по сравнению с недавним прошлым. В то время как некоторые HR менеджеры все еще занимаются тем, что принимают на работу, увольняют с работы и даже предлагают чай и симпатию, большинство HR-менеджеров сконцентрированы на том, чтобы стать бизнес-партнерами, а также на продвижении стратегий, а не на перекладывании бумажек.

Так как сам по себе HR эволюционировал и превратился из департамента-придатка в центральный элемент предприятия, HR-технологии и программные решения также претерпели серьезные качественные изменения. Теперь самые лучшие компьютерные HR-программы больше не работают отдельно от процессов каждодневного бизнес-управления, а, наоборот, стратегически сопряжены с ним.

Большая прозрачность

Сегодняшние решения, зачастую именуемые информационными системами управления персоналом (англ. HRIS — Human Resources Information Systems), разрабатываются с единственной целью – предоставить ясную и четкую картину ситуации в любой структуре организации. Благодаря самым современным технологиям, такие программы способны своевременно предоставить достоверную информацию, которая необходима для снижения издержек и улучшения возврата инвестиций (ROI) на персонал.

И даже если вам известно достаточно много о системах управления персоналом, свести воедино интересы всех заинтересованных участников бывает достаточно сложной задачей. В этом справочнике вы найдете информацию по тому, как это сделать.

1. Автоматизация ключевых функций HR-менеджмента

Законодательство и его соблюдение

Ввиду важных законодательных новшеств обеспечение соблюдения законодательства в 2010 г. кажется не менее сложной задачей, чем в предыдущие годы. Безусловно, риск, связанный с усложняющимся законодательством, представляет главную заботу многих организаций. Большинство регуляторов выставляют серьезные требования по отчетности, и здесь ошибки могут привести к наложению штрафов, взысканий и в худшем случае – судебным преследованиям. Все эти последствия подразумевают временные и денежные затраты.

Хорошая новость состоит в том, что сегодняшние HR-решения разработаны таким образом, чтобы компания могла с большой эффективностью выполнять все свои обязательства перед законом. Ответственные продавцы таких решений всегда информируют о любых изменениях в налоговом и трудовом законодательствах, что позволяет различным организациям понять, какие именно правила и нормы касаются именно их.

Релизы версий программ

Наиболее важной частью таких продаж является то, что провайдеры могут скомпоновать такие версии своих программ, которые позволяют достаточно легко собирать данные, необходимые для составления отчетов.

Большинство систем включают все стандартные процедуры, а потому найти нужный именно вам функционал будет достаточно легко. Единственное на что требуется обратить внимание – это регулярность обновлений программы, причем в достаточно эффективном формате, например, через интернет или электронную почту.

Ниже приведен, хотя и неполный, но достаточно информативный перечень важных нормативных положений, которые могут быть применимы к вашей организации:

Рекрутинг и отбор кандидатов

Найм вновь вернулся в список обязанностей HR в большинстве организаций. Однако, как, вы, наверное, и сами уже испытали на своем опыте, жесткая конкуренция за места не делает рекрутинг менее сложным. Прибавьте к особенностям сегодняшнего рынка труда все сложности процесса рекрутинга (в который обычно вовлечено слишком много заинтересованных лиц и большой объем бумажной работы) и станет понятным, почему рекрутинг в большинстве случаев является самым затратным процессом внутри функционала HR.

Рабочий процесс и автоматизация
Но такая ситуация не может продолжаться вечно. Сегодняшние системы HR оптимизируют каждую процедуру рекрутинга, автоматизируя поток операций на каждой стадии процесса. Уменьшая время на публикацию информации о вакантных должностях и упрощая процесс отклика на вакансию и ответной реакции отдела подбора, компании получают возможность сконцентрироваться на ключевых характеристиках соискателей, а также на таких методах рекрутинга, которые дают наилучший результат.

Решение по рекрутингу должно подходить для вашей организации, независимо от того, кто несет ответственность за этот процесс: отдел по персоналу или менеджеры тех отделов, где появились вакансии. Другими словами, подобное решение должно позволять всем заинтересованным участникам взаимодействовать с интерфейсом внедренной программы и подключаться к процессу на соответствующих стадиях. Точно такой же уровень участия должен предусматриваться и для рекрутинговых агентств, и для самих соискателей.

Online-рекрутинг
Вне зависимости от того, действуете ли вы через рекрутинговые агентства или нет, весьма важным вопросом является возможность публиковать информацию о вакансиях (а также рассматривать и принимать резюме соискателей) в режиме online. Таким образом, вы не только получаете возможность работать с самой большой аудиторией интернет-пользователей, но также неизменно снижаете административные издержки, расходы бумаги, а самое главное – вы можете весьма быстро прореагировать на резюме потенциально талантливого сотрудника.

Хорошая HR-программа для подбора персонала позволяет:

Обучение и развитие

Даже в период экономического восстановления имеются сильные доводы в пользу качественного обучения персонала. И не самым последним доводом является то, что эти развившие свой талант люди будут вести компанию сквозь трудные времена.

Если вы не можете предложить тот уровень корпоративного обучения, которого ожидают сотрудники, то, скорее всего, они будут искать возможности трудоустройства в другом месте. Именно к такому выводу пришли в 2009 г. организаторы национального опроса National Management Survey, которые выяснили, что 46% сотрудников при увольнении указывали отсутствие возможностей для обучения.

Аналогичным образом необходимо убедиться в том, что обучение, которое вы предоставляете своим сотрудникам, сопоставимо со стратегическими целями вашей компании. Некоторые организации, например, предоставляют бесплатное обучение с условием, что работник должен будет отработать определенный период времени в этой компании.

Управление смежными областями HR-менеджмента

Ключом к эффективному управлению такими смежными областями является подбор такой системы HR, которая давала бы четкое представление о взаимосвязанных областях обучения, развития и трудовых показателей сотрудников.

Так как все эти области оказывают взаимное влияние друг на друга, можно установить все пробелы в навыках, отследить принятые меры и максимизировать ваши знания о возможностях ваших сотрудников. Хорошая HR-система должна предоставлять детальную аналитическую информацию по затратам на персонал, учитывать время присутствия/отсутствия на рабочем месте, а также эффективность труда сотрудников. В совокупности эти данные могут позволить получить максимальную доходность на инвестиции в расчете на каждого сотрудника.

Вот неполный перечень тех функций модуля обучение и развитие HR-системы, на которые следует обратить внимание при выборе:

HR-отчетность

Результаты исследования, проведенного компанией Taleo, специализирующейся в сфере управления потенциалом сотрудников, показали, что предоставление руководству оптимальной информации и отчетности для принятия решений является одной из трех основных задач HR-профессионалов в 2010 г.

Первым шагом на пути к эффективному и безболезненному ведению отчетности является внедрение системы, которая позволила бы хранить всю информацию о сотрудниках в одном месте. Это не только позволяет сэкономить время, которое обычно тратиться на сбор информации из разных источников, но также предоставляет уверенность в том, что информация, представленная к анализу, является достоверной. Любая HR-система должна предоставлять возможность детального и эффективного анализа следующих данных:

Бизнес-аналитика

Одним из основных отличительных признаков сегодняшнего поколения компьютерных HR-систем является их способность предоставлять своевременную и точную информацию. Бизнес-аналитика одновременно достаточно тесно связана с отчетностью, но одновременно выходит далеко за ее рамки. Бизнес-аналитика может быть реализована в нескольких формах: это и надстройки в Excel, автоматические генераторы отчетов с дружелюбным интерфейсом и совсем недавно появившиеся в интернете электронные информационные панели, содержащие основные индикаторы всех бизнес-процессов.

Информационные панели «выуживают» информацию из вашей корпоративной HR-системы и после анализа предоставляют ключевые показатели производительности, такие как количество сотрудников, текучесть кадров, потребности в обучении персонала и анализ процесса рекрутинга. Способность работать с изначальным источником данных означает, что ответственные за принятие решений руководители могут быстро распознавать любые проблемы и добираться до корня этих проблем.

Преимущество такого типа отчетности лежит в его конфигурируемости и простоты в использовании. Так, например, хорошая HR-система должна уметь подготавливать различного типа презентации на основе информационной панели для руководителей, сотрудников HR, других сотрудников и менеджеров – и все это в графических форматах, которые, к тому же, обновляются в режиме реального времени.

Ниже представлен примерный перечень того функционала, которая должна представлять система:

Самообслуживание

За последние несколько лет функция «самообслуживания» стала одной из ключевых для любой системы, и спрос на нее значительно возрос. И в этом нет ничего удивительного, т.к. именно эта функция позволяет организациям сделать намного больше, вложив при этом намного меньше.

Функция самообслуживания, прежде всего, экономит время. Она берет информацию, хранящуюся в вашей бизнес-системе и делает ее легко доступной либо для просмотра, либо для редактирования (обычно этот делается через веб-браузер, к которому открыт постоянный доступ). Функция самообслуживания может пригодиться как для обычных сотрудников, так и для руководителей, ее можно внедрить по всей организации и подстроить под свои рабочие процессы. Эту функцию можно сделать, например, частью интранет-сети компании.

Самообслуживание для руководителей

Функция самообслуживания для руководителей экономит их время на административные функции, такие как согласование отпусков, табелей учета рабочего времени и запросов на обучение. Более того, вся эта информация может быть представлена в виде простых для понимания форматов, что позволяет руководителям увидеть ключевые показатели производительности, относящиеся к их департаменту, в том числе количество сотрудников, текучесть кадров или расходование бюджета.

Самообслуживание для сотрудников

Для сотрудников функция самообслуживание позволяет избежать административной волокиты с отделом кадров, ибо его функции в данном случае распределяются по всей организации. Например, функция самообслуживания позволяет вводить заявки на обучение, заполнять формы больничных листов и резервировать отпуска.

Смещая ответственность за ввод данных в систему самообслуживания с отдела кадров на самих сотрудников, организация, во-первых, ускоряет этот процесс, а, во-вторых, повышает точность этой информации. Более того, доступ к такой важной для сотрудников информации, как расчетные листы, формы P60 (справка из налоговой об общей сумме вычтенных налогов за год), данные по отпускам, тренингам и оценкам является мощным инструментом улучшить коммуникацию и дать более обширные полномочия сотрудникам.

Хорошие провайдеры программного обеспечения предоставляют широкий спектр функций самообслуживания. Вот примерный перечень таких функций:

Заработная плата

Одной из главных характеристик HR-систем является возможность распределять общую информацию по всем департаментам (включая и данные по заработной плате). Подобная синхронизация систем позволяет сгладить некоторые «острые углы» в работе, связанные, например, с адаптацией новых сотрудников или с обновлениями в информации по сотрудникам. Это также позволяет снизить количество дуплицирующей документации и увеличить точность информации.

Беспрепятственная передача информации

Разумеется, что системы расчетов заработной платы в разных структурах предприятия отличаются друг от друга, но хорошая HR-система позволяет беспрепятственно и без потерь передавать эту информацию от одной структуры предприятия другой. Такой обмен данными можно производить вне зависимости от того, используется ли система по заработной плате как отдельный программный продукт, или же расчет зарплат происходит через электронный интерфейс отделом по заработным платам. Внедрение системы расчета заработной платы из того же семейства программных продуктов, что и решения по HR предоставляет возможность связать эти два компонента программы и, например, разработать целую рабочую процедуру по утверждению и отражению соответствующей HR-информации в системе расчета заработной платы.

Вот примерный список данных, которыми имеет смысл обмениваться в системе расчета заработной платы:

Управление документооборотом

В HR-системе содержаться все документы, которые когда-либо могут понадобиться вам: от документов по обучению и аттестации, резюме сотрудников и ведомостей до корреспонденции. По мере развития предприятия всегда назревает необходимость централизованного хранения всей этой документации. Это позволяет не только сократить бумажную волокиту, но и предоставляет возможность быстрого нахождения нужной информации вне зависимости от количества сотрудников, а значит, повышает общую эффективность предприятия.

Вот примерный список тех функций, которые могут быть полезны:

Здоровье и охрана труда

Работают ли ваши сотрудники в офисе или на заводе, ни одна компания не может позволить себе не хранить и не поддерживать в актуальном состоянии информацию по охране труда и здоровья, а также безопасности. Но из-за затратного по времени и объему бумажной волокиты процесса зачастую происходит так, что информация о происшествии появляется в базе по прошествии достаточно длительного времени после самого происшествия, а потому такие записи зачастую страдают неточностью и неполнотой данных.

Решения по HR намного упрощают этот процесс путем предоставления веб-журнала происшествий. Через систему самообслуживания рядовые сотрудники и менеджеры могут выйти в интернет и занести всю необходимую информацию в течение нескольких минут.

Отчеты по охране труда и технике безопасности

Хорошие системы предоставляют высокий уровень гибкости в обработке таких данных, что намного упрощает процесс составления отчетов о происшествиях. Теперь такие происшествия можно ранжировать по типам, сотрудникам и департаментам, а также производить вполне специфические анализы этих данных, например, выборка по инцидентам, болезням или опасным происшествиям. Таким образом, вы становитесь обладателем полной информации, которая может помочь вам в управлении рисками в вашей организации.

Отсутствие на рабочем месте

Снижение затрат, возникающих из-за отсутствия работника на рабочем месте, является, пожалуй, ключевым приоритетом для каждой организации, инвестирующей в приобретении новых программных решений по HR. Но прежде чем оценить эти расходы, необходимо иметь возможность собирать и отслеживать точную информацию по отсутствию сотрудников на рабочем месте.

Основные вопросы

Исследование, проведенное IRS (Служба Внутренних Сборов США), показало, что отсутствие сотрудников на рабочем месте является проблемой для большого количества компаний. В недавно проведенном опросе 36% респондентов признались, что у них есть проблемы с отслеживанием невыходов на работу. Среди этих 36% респондентов 74% жаловались на «неадекватную информацию по неявкам на работу» и 66% говорили о том, что им приходится иметь дело с «неточной информацией».

Самообслуживание по вопросам отсутствия на рабочем месте

Приоритетной задачей хорошего программного решения по HR является сбор и анализ этой информации, причем самыми простыми и менее затратными методами. Самообслуживание является идеальным решением этой задачи.

Через веб-интерфейс технология самообслуживания позволяет сотрудникам делать запросы на отсутствие на рабочем месте по самым разнообразным причинам (отпуск, визиты к врачу, госпитализация и т.д.), а руководители, с другой стороны, могут достаточно быстро регистрировать незапланированные отсутствия на рабочем месте по причине болезни или другим причинам. Благодаря тому, что такое решение базируется на использовании интернета, сотрудники и менеджеры имеют одинаковый доступ к системе в любое время, что позволяет ускорить ввод информации в централизованную систему.

Согласование

Все хорошие системы предоставляют процедуры по согласованию заявок на отсутствие на рабочем месте до попадания этих заявок в систему HR. Заявки должны пройти все требуемые уровни согласований, проделав тот маршрут, который принять в компании. При этом отсутствие на месте согласующего лица не должно быть препятствием на пути заявки (читайте далее для получения более подробной информации).

Анализ причин невыхода на работу

Возможность визуального представления подобной информации (например, в виде календаря) еще один полезный параметр HR-систем, т.к. возможность видеть посещаемость на ближайшие дни и недели весьма важно для планирования рабочих нагрузок, а также для процесса согласования отпусков и отгулов.

В итоге такая информация также может понадобиться в форме отчета, и хороший продавец программного продукта сможет принять во внимание, что и в каком формате вы хотите видеть в этом отчете. Например, если анализ по Брэдфордской формуле очень важен для вашей HR-стратегии, то вам нужно каким-то образом получать эти данные по мере необходимости – либо через стандартные отчеты, либо посредством удобных методов бизнес-анализа.

Рабочий процесс

Как мы уже видели на примере функции самообслуживания, сегодняшнее программное обеспечение по HR предоставляет возможность переделать существующие процессы и заставить их работать в соответствии с нашими желаниями, а не в соответствии со сложившейся практикой. Организация технологии рабочего процесса является ключом к такому пересмотру сложившихся практик.

Например, используя инструменты создания рабочих процессов, вы можете запрограммировать целую серию шагов и сделать так, что все процессы в компании происходили в соответствии с определенными процедурами. Например, в процедуру оценки могут быть вовлечены HR-менеджер, линейный руководитель и сам сотрудник.

Рабочие процессы обеспечат ситуацию, при которой нужная информация попадает в систему, рассматривается и согласовывается, а затем отслеживается – и все это в соответствии с политиками и графиками вашей организации.

Гибкость

Хорошие системы позволяют создавать сколько угодно большое количество шагов, а также организовывать параллельные процессы. Последнее особенно важно для процедур согласований, т.к. система может перенаправить заявку на согласование другому человеку в цепочке, если, к примеру, основное согласующее лицо в отпуске.

При выборе HR-системы важным является возможность самостоятельно конфигурировать рабочие процессы без привлечения консультантов извне. Идеальной была бы система на базе Windows Workflow Foundation (WWF), т.к. она позволяет разрабатывать процессы в знакомой и интуитивно понятной оболочке Windows.

2. Признаки, говорящие о том, что вы переросли используемое в настоящее время программное обеспечение

Идентификация факторов

Все организации, даже самые маленькие, опираются на систему какой-либо формы при управлении HR-операциями. И как вы, возможно, испытали на собственном опыте, приходит время, когда эта система больше не отвечает вашим требованиям. Для некоторых компаний поводом для изменений послужил рост компании, когда пришлось отказать от системы, использующей бумажную документацию, и перейти к электронной системе. Для других таким поводом перехода на более современную систему стала нехватка функционала старой системы.

В предыдущем разделе говорилось о том, как современная HR-система может помочь решить любые из существующих в организации проблем. Однако для большей наглядности мы резюмировали все эти идеи в форме списка вопросов, которые могут помочь вам понять, в каком месте существующее программное обеспечение сдерживает развитие вашего бизнеса:

Идентификация последствий

Как только стало понятно, что существующая HR-система больше не удовлетворяет целям вашей организации, следующим шагом должно стать выявление ощутимых последствий бездействия по этому вопросу. Вот несколько примеров таких последствий:

Проведение анализа затрат

На основании тех неэффективных процессов, которые были определены выше, можно начать анализ затрат на все эти процессы. Это поможет определить временные затраты на процессы, встроенные в существующую HR-систему и сопоставить эти процессы с теми преимуществами, которая привнесет новая система.

Обычно преимущества, связанные с экономией времени, легче всего оценить ввиду их очевидности, однако следует обратить внимание еще и на неосязаемые преимущества, т.к. большинство из этих преимуществ также могут оказать непосредственное влияние на итоговую прибыль от внедрения новой системы, например, более эффективное удержание персонала в компании через предоставление стимулирующего целевого обучения.

Анализ затрат также может помочь определить успешность внедрения новой HR-системы, а подобную оценку необходимо будет делать на регулярной основе, т.к. и сама система, и ваши потребности будут развиваться, и их нужно будет сравнивать между собой, чтобы продемонстрировать их эволюцию.

3. Как выбрать новое HR-решение

Процесс поиска

На рынке имеется большое количество продавцов, предлагающих на первый взгляд одинаковые по функционалу решения, а потому процесс поиска довольно сложно начать.

Чтобы помочь вам в вашем поиске мы составили перечень вопросов, которые можно задать продавцам. Эти вопросы помогут выбрать реально хороший продукт и отсеять тех продавцов, с которыми не стоит работать ни при каких условиях.

Какой бы хорошей не была предлагаемая вам система, все равно потребуется обучение, чтобы пользователи могли освоиться с продуктом. Положительные ответы на нижеследующие вопросы послужат гарантией того, что процесс обучения пройдет практически безболезненно:

Важность партнерства

Установление партнерских отношений с правильно подобранным продавцом является ключом к успешному внедрению HR-системы. Понимание всех ограничений, накладываемых использованием существующей системы и количественная оценка того, что вы желаете достичь – является большим шагом в правильном направлении.

Хороший продавец нисколько не станет противиться тому, чтобы ему стали задавать огромное количество детальных вопросов о том, как его программное решение может соотноситься с вашими ожиданиями. Подключите к процессу HR-администраторов и менеджеров, чтобы увеличить личную заинтересованность и ответственность за общее решение. Это также позволит определить любые пробелы между ожидаемыми выгодами и реальными возможностями программного продукта.

Выбор проектной команды

Вовлечение сотрудников разного уровня является ключевым в успешном внедрении системы. Ведь ваша цель состоит в том, чтобы внедрить продукт, который принесет пользу всей организации в целом, а не только горстке избранных! Это означает наличие целого ряда первичных пользователей: это вы, Ваша HR-команда (если она у вас есть), финансы и IT, а также вторичные пользователи (руководители и персонал).

Задача состоит в том, чтобы отобрать по-настоящему заинтересованных представителей от каждой группы, которые бы играли активную роль в адаптации программного решения по мере развития организации.

Выбор технологии

Выбор подходящей платформы для вашего нового решения будет зависеть от многих факторов: от размера вашего бизнеса, рабочих процессов, пользователей и бюджета.

Говоря простым языком, у Вас имеется выбор между серверной версией программы (когда программа устанавливается и поддерживается на вашем сервере) и интернет-версией (когда доступ к программе и ее обслуживание происходит через интернет).

В зависимости от необходимого вам функционала может потребоваться комбинация обоих версий. У каждого из двух вариантов имеются свои плюсы и минусы, и хороший продавец сумеет доходчиво объяснить, что всего лучше подходит именно вам.

В независимости от того, какой вариант вы выберете, стоит убедиться, что систему легко эксплуатировать и поддерживать, т.к. это напрямую связано с вашими постоянными издержками как обладателя лицензии. Так, к примеру, решения на базе интернет предоставляют значительную гибкость, и вы можете подстраивать систему под себя, не прибегая к большому объему консультационных услуг.

Запрос демо-версии

К этому моменту вы должны уже определиться с окончательным списком потенциальных партнеров по HR-системе. Следующий шаг – запланировать демонстрацию продукта, чтобы увидеть программу в действии!

Попросите провайдеров провести презентации на основе ваших реальных самых насущных проблем, это позволит вам более наглядно сравнить различные системы между собой. Самые лучшие поставщики смогут воссоздать сценарии этих проблем, чтобы вы сумели увидеть, как будет происходить их решение в реальности.

4. Внедрение

Выбрав поставщика и подписав с ним столь важный контракт, вы переходите на следующую стадию, которая состоит во внедрении новой системы. Хотя сама программа является наиболее значимой вещью для вашей организации, соблюдение графика выполнения проекта и бюджетных ограничений требует профессиональных навыков по управлению проектом.

Нижеследующая информация покрывает основные стадии типичного проекта по внедрению IT-системы. Изучите ее, чтобы понимать, что нужно делать с точки зрения управления проектом. Ваш партнер по внедрению сможет либо расширить, либо наоборот уменьшить масштаб этих шагов в зависимости от масштаба самого проекта.

Фаза 1 – предпроектное планирование

Эта фаза необходима для того, чтобы все заинтересованные лица и проектная команда знали точно, что и когда потребуется.

Фаза 2 – конфигурация и инсталляция

Система конфигурируется под ваши специфические бизнес-процессы.

Фаза 3 – обучение

Знакомство ключевых пользователей с системой. Пользователи должны убедиться и сообщить, что все требования, выставляемые в процессе отбора системы, соблюдены.

Фаза 4 – техподдержка

Источник: hr-portal.ru