Трудовая книжка является главным документом, где фиксируется стаж и карьерный рост работника. Но помимо этого, в трудовую книжку в обязательном порядке заносятся сведения о полученных поощрениях и наградах. Занесение любой записи в книжку регламентируется нормативными документами, и все сотрудники кадровых служб и работники, к ним приравненные, должны знать, как правильно внести запись о награждении в трудовую книжку.
Какие награды заносятся в трудовую книжку
Трудовой кодекс РФ в статье 66 конкретно указывает, получение каких именно наград подлежит занесению в трудовую книжку. Список содержит 3 пункта и оговаривает следующие виды награждений:
- государственные награды и присвоение государственных почетных званий}
- почетные грамоты, нагрудные значки и знаки, дипломы и денежные премии организации}
- виды поощрений, предусмотренные законом РФ, коллективным договором, уставом и положениями организации.
Запись о награждении вносится в раздел сведений о награждениях в трудовой книжке работника на общих основаниях внесения записей. Запись о награждении, внесенная в трудовую книжку, как и любая запись в трудовой, дублируется в личную карточку работающего.
Вместе с тем информация о предусмотренных системой оплаты премиях или премиях, которые выплачиваются регулярно (13-я зарплата, квартальная премия и другие), не подлежит занесению в раздел сведений о награждениях, так как данные выплаты не являются, по сути, награждением или поощрением.
Как вносят запись
Чтобы внести запись в раздел сведений о награждениях, необходимо предпринять следующие шаги:
- в графе 3 вписать заголовок, которым является полное название организации и его сокращенная форма, если она есть}
- ниже под заголовком в графу 1 поставить порядковый номер, который будет следовать за уже имеющимся}
- в графу 2 записать дату награждения согласно принятым нормам и правилам записи дат в трудовые книжки}
- графа 3 содержит информацию о том, кем, за что и какой именно наградой или видом поощрения работник был награжден}
- в графу 4 вносят название документа, послужившего основанием для внесения информации в документы работника, его номер и дату.
Так же, как и все записи в трудовой, информация визируется подписью ответственного лица и печатью отдела кадров или организации.
Исправления сведений о награждении
В случае обнаружения ошибки в записях о награждениях она исправляется на общих для всей трудовой книжки основаниях. Как и в разделе о работе, исправление неверной или ошибочной записи методом зачеркивания, замазывания или исправления по написанному недопустимо. Правильным методом является признание ошибочной записи недействительной. Сделать это можно следующим образом:
- В графу 1 ставится порядковый номер записи.
- В графу 2 проставляется текущая дата (не дата ошибочно сделанной записи).
- В графу 3 пишут, что запись под номером (указывают номер) от такого-то числа недействительна. После чего делается верная запись.
- В графу 4 записывают основание для записи, которая была внесена неверно, с указанием номера и даты основания.
Сроки выполнения записи о награждении
Срок записи информации о награждении нормативно не выделяется. Правила ведения и хранения трудовых книжек (2003 г.) устанавливают срок для внесения данной информации в трудовую книжку не более недели. Однако эти сроки прописаны для награждений и поощрений со стороны работодателя и не имеют никакого отношения к ведомственным или государственным наградам. Это и дает ответ на вопрос, можно ли внести запись о награждении в трудовую книжку позже указанного в Правилах срока.
В случае, когда запись о награждении работника вообще не была внесена в трудовую книжку, следует, невзирая на прошедшее время, данную запись произвести, указав во второй графе текущую дату, а в четвертой графе – основание для записи с номером и датой издания основания.
Записи в трудовых книжках, сделанные в несоответствующих информации разделах
Правила ведения и хранения трудовых книжек совместно с Инструкцией по заполнению трудовых книжек (2003 г.) четко указывают, в какой раздел трудовой книжки и каким образом следует информацию заносить. Сведения, внесенные в раздел, тематически несоответствующий информации, признаются ошибочными и подлежат исправлению на общих основаниях с признанием записи недействительной и перенесением ее на установленное нормативными документами место. В случае отсутствия свободного места в нужном разделе следует прикрепить к трудовой книжке вкладыш и в нужном разделе вкладыша сделать правильную запись. Факт выдачи вкладыша оформляется в трудовой книжке в виде штампа, содержащего надпись о выдаче вкладыша с обязательным указанием серии и номера вкладыша.
Поэтому вопрос о том, можно ли делать запись в трудовой книжке в сведениях о награждении, имеет ответ – нет. Подобное ведение трудовой книжки является безграмотным и требует внесения исправлений. Произвести надлежащие исправления обязана кадровая служба, допустившая подобную запись. В случае реорганизации учреждения, допустившего ошибку, исправление должен внести ее правопреемник. Если организация прекратила свое существование, все исправления осуществляют работники кадровой службы работодателя на новом рабочем месте владельца трудовой книжки.
Основанием для внесения исправления будут служить документы, подтверждающие запись, ошибочно выполненную не на должном месте, которые обязан предоставить работодатель, допустивший такую запись. В случае, если данная организация уже не существует, следует запросить необходимую информацию в архивах.
Источник : hr-portal.ru