Если у вас есть сотрудники, вам в любом случае придется заполнять личную карточку. Ее наличие всегда проверяют трудовые инспекторы. На многих предприятиях такой документ есть, но, как правило, в электронном виде. Обязательно ли иметь ее в печатном варианте? Может ли ее отсутствие повлечь негативные последствия для организации? Рассмотрим все нюансы заполнения личной карточки.
Для чего
Личная карточка — документ первичной учетной документации по труду нужно и его оплате.
В ней отражают персональные данные работника, а также сведения о приеме на работу, переводе на другую работу и увольнении.
Форма
Личная карточка — бланк строгой отчетности. Для ее оформления нужно использовать шаблон, утвержденный постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 (форма № Т-2 «Личная карточка работника»).
Личная карточка оформляется в первый день приема на работу каждого сотрудника.
Правила заполнения личной карточки
Срок хранения личных карточек — 75 лет (п. 658 приказа Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).
При заполнении карточки часть информации записывается в виде кодов. Такие коды берутся из классификаторов информации, а именно:
- о поле, гражданстве, национальности — из ОКИН (Общероссийский классификатор информации о населении ОК 018-95), утвержденного постановлением Госстандарта России от 31 июля 1995 г. № 412;
- об образовании — из ОКСО (Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-2003), утвержденного постановлением Госстандарта России от 30 сентября 2003 г. № 276-ст;
- о профессиях, должностях — из ОКПДТР (Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94), утвержденного постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. № 367;
- о поселках, городах, областях и пр.- из ОКАТО (Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления ОК 019-95), утвержденного постановлением Госстандарта России от 31 июля 1995 г. № 413.
Формат
В законодательстве нет требований о том, в каком формате нужно вести личные карточки в организации: бумажном или электронном.
Но в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225) отмечено, что со всеми записями, вносимыми в трудовую книжку, работника необходимо ознакомить под роспись в личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку. Также в личной карточке ставится подпись сотрудника, который отвечает за ведение кадрового делопроизводства.
Таким образом, личную карточку можно вести и в электронном виде. Но наличие ее бумажного варианта обязательно.
Источник : hr-portal.ru