Как сделать HR аудит работы в компании

Vladislav

4 года назад

Когда стоит делать аудит?

Глобальные тренды

·      Глобализация
·      Диджитализация
·      Поколение Z
·      Нехватка талантов
·      Стартапы
·      Рост экспертизы
·      Новый вид работы
·      Скорость и неопределенность
Важно понимать, что HR-аудит идет перед созданием HR-стратегии. Где вы находитесь сейчас? Какая ваша будет отправная точка?

Как построен аудит?

С точки зрения функционирования HR в компании есть 6 основных блоков. Я их называю 6 слонов эффективности HR, на которых строится HR:

Рассмотрим каждый процесс.
Какую роль занимает HR-стратегия в бизнесе и в работе компании?

Задача HR-стратегии поддерживать бизнес-стратегию. Через бизнес-стратегию HR формирует набор HR-практик.
На что фокусировать свое внимание?

Стратегии бизнеса

В HR-аудите есть анализ того, существует ли в бизнесе стратегия. Если нет бизнес-стратегии, все движутся в разных направлениях. Кроме того, что стратегия должна присутствовать, о ней должны знать все сотрудники. Она должна использоваться для постановки целей дальше, для их каскадирования. В разработку стратегии должна быть вовлечена команда топ-менеджеров и полагаться на сильные стороны, устранять препятствия, иметь конкретный план действий и быть синергичной.
Когда есть стратегия бизнеса, есть и HR-стратегия. На самом деле HR-стратегия может быть и без стратегии бизнеса, тогда проводится серия интервью с топ-менеджерами для изучения приоритетов компании, планов.

HR-стратегия состоит из следующих компонентов:

Миссия HR.
Стратегия HR (связанная со стратегией бизнеса).
HR Roadmap (план проектов по изменениям).
HR бюджет.
ROI новых инициатив.

Как HR связывается с бизнесом? Есть разные способы взаимодействия:

·      Инструменты бизнес-анализа SWOT, PESTLE.
·      Каскадирование целей.
·      HR бизнес партнерство.
·      1:1.
·      Аналитика.
·      Голос сотрудника.
·      Решение бизнес проблем.

Предлагаю аудит делать по чек листу.

Прокомментирую основные блоки чек-листа и какие инструменты можно использовать.
Основные блоки:
1.     Аудит бизнеса.
2.     Аудит HR-структуры.
3.     Аудит HR-процессов.
4.     Аудит HR-метрик.
5.     Аудит корпоративной культуры.
6.     Аудит ценностного предложения компании.
7.     Аудит соответствия лучшим западным практикам и трендам HR.
8.     Итоги аудита.
9.     Разработка рекомендаций.
10.  Подсчет общей эффективности.

Аудит бизнеса
Стратегия, стратегические инициативы, бизнес-планы

Оценка вовлекающей среды

Если утверждение соответствует среде в вашей компании поставьте «1». Посчитайте количество по каждой колонке и определите насколько среда в вашей компании является вовлекающей.

SWOT-анализ

Идея этого инструмента заключается в том, чтобы увидеть компанию с точки зрения ее внутренних и внешних факторов.

Показатели сильных и слабых сторон имеют отношение к компании. Показатели возможностей и угроз – к рынку.
Если утверждение соответствует вашей компании, поставьте «1».

PESTEL-анализ

Идея PESTEL-анализа в том, чтобы дать оценку внешним факторам по шести направлениям. Предлагаю вашему вниманию пример заполненного PESTEL-анализа, где уже указана информация о возможном влиянии факторов на компанию и на HR:

Аудит HR-структуры (команды и ресурсов)

Важно также проанализировать и HR-команду по следующим критериям:

•       вакансии заполнены,
•       прошли тренинги по специальности,
•       с индивидуальными планами развития,
•       конкурентная компенсация,
•       знакома с одной из моделей компетенций: HRCI (лучшая), SHRM, CIPD,
•       обладает компетенциями:
o   лидерство,
o   понимание бизнеса,
o   этическая практика,
o   управление отношениями,
o   консультирование,
o   критическая оценка,
o   глобальная и культурная эффективность,
o   коммуникация.

В аудите необходимо проанализировать как HR умеет влиять на бизнес.
Стадии развития HR

Проверяем, существуют ли для эффективной работы HR-ресурсы в компании и какие.

Основные HR-ресурсы

•       места для интервью,
•       бюджет на все требуемые роли,
•       принтер, шредер,
•       телефон,
•       время в календарях руководителей,
•       бюджет на деятельность,
•       бюджет на инструменты (ATS, HRIS, Recruiting tools).

Аудит HR-процессов

Анализируем все направления HR. Что должно быть?

Планирование, численность, рекрутинг

•       план найма на год,
•       процесс согласования новых вакансий,
•       описание позиции,
•       цели и критерии эффективности для новых позиций,
•       заявка на подбор,
•       лист оценки кандидата,
•       джоб оффер,
•       внутренняя рассылка вакансий,
•       политика внутренних переводов,
•       вакансии публикуются на сайте компании,
•       вакансии публикуются на профильных ресурсах,
•       вакансии публикуются на джоб-сайтах,
•       вакансии публикуются в социальных сетях,
•       работа со студентами в ВУЗах,
•       компания набирает стажеров/интернов,
•       есть программа релокации,
•       в опубликованных вакансиях есть цели,
•       в опубликованных вакансиях не менее 10 пунктов «мы предлагаем»,
•       есть программа рекомендаций сотрудниками кандидатов,
•       выбор делается из минимум 5 кандидатов,
•       выбор делает минимум 3 человека,
•       делается проверка рекомендаций,
•       собеседований не более 3,
•       кандидаты делают письменный тест,
•       интервью проводится по компетенциям,
•       интервью структурированное,
•       кандидаты сравниваются по оценкам,
•       оценивается соответствие корпоративной культуре,
•       оценивается мотивация кандидата,
•       собеседует руководитель руководителя,
•       интервьюеры обучены,
•       массовые интервью для массовых наборов,
•       кандидаты уведомлены о результатах.

Адаптация

•       preboarding,
•       onboarding,
•       induction,
•       adaptation,
•       книга новичка,
•       задачи на испытательный срок,
•       презентация новичков компании,
•       презентация компании новичкам,
•       Ментор/Бади,
•       регулярные встречи с HR,
•       формальное закрытие адаптации,
•       обратная связь по итогам адаптации,
•       геймификация адаптации.

Обучение и развитие

•       регулярная оценка потребностей развития компании,
•       потребности развития на основании целей компании,
•       персональные планы развития,
•       оценка итогов обучения,
•       сильные/слабые стороны в процессе ревью,
•       aссессмент центры для руководителей,
•       политика внутреннего обучения,
•       политика внешнего обучения,
•       политика участия в конференциях,
•       политика компенсации обучения (МВА),
•       обучение менеджеров,
•       курсы английского,
•       дистанционное обучение,
•       корпоративная библиотека,
•       business case для наиболее затратного обучения,
•       коучинг,
•       каталог обучения, график тренингов,
•       оплата сертификации,
•       оплата членства,
•       карьерная лестница,
•       карьерный план для каждого,
•       ротация сотрудников внутри,
•       дистанционное обучение,
•       open enrollment,
•       непрерывное обучение,
•       обучающаяся организация,
•       правило 70/20/10 (работа-социум-тренинг),
•       ROI затратных проектов,
•       внутренние тренера.

Succession plan

•       HR готовит Succession plan,
•       у ключевых сотрудников/руководителей есть заместители,
•       у преемников есть план развития,
•       30% вакансий закрывается внутренним наймом.

Knowledge management

•       приобретение знаний,
•       обмен знаниями,
•       сохранение знаний,
•       корпоративная система знаний,
•       мероприятия,
•       информация о сотрудниках и экспертизе.

Компетенции на работе

•       ценности в компетенции,
•       компетенции при отборе,
•       развитие компетенций,
•       оценка компетенций,
•       компетенции в карьерных уровнях,
•       компетенции при назначении на руководящие роли,
•       компетенции в планах развития.

Total Rewards

•       общая философия Total Rewards,
•       регулярный пересмотр на предмет соответствия законодательству,
•       сравнение с рынком (заработная плата и практики),
•       все компоненты вместе как Total Rewards,
•       менеджер по бенефитам,
•       детальное описание онлайн или в книге новичка,
•       регулярные рассылки о бенефитах,
•       опрос удовлетворенности в бенефитах,
•       гибкие бенефиты (cafeteria plan),
•       сотрудники знают стоимость бенефитов,
•       политика в области компенсаций,
•       оценка должностей (грейдинг),
•       обзор рынка заработных плат,
•       наличие грейдов,
•       вилки заработных плат,
•       соотношение заработной платы с рынком (compa-ratio),
•       регулярный пересмотр заработной платы,
•       ЗП меняется на основании эффективности,
•       ЗП меняется на основании рыночной стоимости,
•       HR готовит расчет рекомендаций для руководителей,
•       точечный пересмотр заработной платы вне цикла,
•       переменное вознаграждение,
•       признание достижений,
•       стаж работы,
•       комиссия или проценты в отделе продаж,
•       выплаты, основанные на навыках и знаниях.

EVP и бренд работодателя

•       внешнее исследование EVP,
•       внутреннее исследование EVP,
•       аудит EVP, сравнение с рынком,
•       сформулированный EVP компании (не менее 20 пунктов),
•       ТОП-3 использованы во всех коммуникациях,
•       стратегия HRPR,
•       сначала внутреннее, потом внешнее,
•       ключевые месседжи,
•       каналы коммуникаций,
•       социальные медиа,
•       ивенты.

Вовлеченность и мотивация

•       регулярный опрос,
•       цели HR,
•       цели руководителей,
•       Pulse surveys,
•       активный фокус на нефинансовые элементы Total Rewards,
•       обратная связь для руководителей с планом действий,
•       Автономия, Мастерство, Смысл (мотивация 3.0),
•       руководители различают гигиенические и мотивационные факторы,
•       Вовлеченность + Well-being = Баланс.

Well-being

•       гибкий график,
•       дистанционная работа,
•       больничный без больничного,
•       планирование отпусков,
•       95% использования отпусков,
•       отпуски в графике работы бизнеса,
•       Self-service для отпусков,
•       контроль за ежемесячным доходом при отпуске,
•       питание на территории,
•       банк на работе,
•       медицинские вопросы,
•       сервисы (массаж, химчистка),
•       банкомат,
•       никого в офисе после 19:30,
•       корпоративные праздники/каникулы,
•       тимбилдинги в рабочий день,
•       саббатикал если нужно,
•       вместо печенья– фрукты,
•       фитнес,
•       эргономика рабочих мест (стул на выбор),
•       праздники в офисе,
•       политика «Не работаем с мудаками».

HR BUSINESS PARTNERSHIP

•       присутствие на встречах без ограничений,
•       регулярные 1:1 с руководителями,
•       присутствие на встречах по постановке целей,
•       активные проекты по изменениям,
•       ведение не HR проектов.

Корпоративная культура

•       миссия, видение, ценности,
•       отбор на основании ценностей,
•       регулярная оценка ценностей 360 градусов,
•       у компании есть описание желаемой культуры,
•       текущая культура соответствует желаемой,
•       обучение по культуре,
•       организационная структура,
•       встречи для всех сотрудников,
•       понимание внутренних и внешних клиентов,
•       обеспечение сервиса внутренним клиентам.

Отношения с сотрудниками

•       опросы мнения сотрудников,
•       информирование о результатах опросов,
•       проведение Exit Interview,
•       завтраки с менеджментом,
•       политика открытых дверей,
•       план работы с низкой эффективностью,
•       описание реакции на поведение,
•       работа с жалобами сотрудников,
•       регулярные коммуникации по стратегии, бизнес-результатам, оргструктурным изменениям.

Управление эффективностью

•       каскадирование целей,
•       квартальные и более частые check-in,
•       обратная связь сотруднику,
•       обратная связь менеджеру,
•       OKR или V2MOM,
•       прозрачные цели,
•       PDP,
•       коучинг,
•       обратная связь 360,
•       синхронизация целей между коллегами,
•       командные цели,
•       описания вместо рейтингов.

Безопасность

•       контроль выполнения законодательных норм,
•       ответственный сотрудник,
•       наличие политики безопасности и условий работы,
•       отслеживание метрик происшествий,
•       инспекции,
•       аптечка и набор первой помощи,
•       подготовка к эпидемии вируса,
•       безопасность личных данных сотрудников.

HRIS и автоматизация. DIGITAL HR

•       хранится вся информация,
•       администратор системы,
•       совместима с ERP компании,
•       встроенная ATS:
o   публикация вакансий на отдельной странице,
o   сбор откликов с разных сайтов,
o   статус по кандидатам,
o   автоматическая отправка писем,
o   доступ для менеджера,
o   связь с Linkedin (возможность подать отклик профилем на Linkedin).
•       Performance management:
o   каскадирование целей,
o   все цели всех сотрудников видны всем,
o   оценка 360 по заданным компетенциям,
o   9 box matrix (potential/performance),
o   возможность проводить checkin по целям, на регулярной основе (отмечать прогресс движения к цели, писать комментарии к целям вовремя 1:1,
•       автоматизация onboarding и адаптации — рассылка писем, чек-лист,
•       Employee self-services — отпуска, дистанционные дни работы, отгулы,
•       расчет Payroll — учет ЗП, отслеживание даты выхода (proration), история пересмотров ЗП, вилки ЗП или comparatio к рыночной ЗП,
•       Merit increase / performance based pay — возможность планировать пересмотр
ЗП по компании, расчет бонусов, работа с бюджетами,
•       управление развитием сотрудников — возможность записывать skills & competencies, уровень их развития, возможность указывать level сотрудника (junior, middle, senior),
•       Succession planning — возможность назначать саксесоров для сотрудников, возможность сотруднику планировать карьерный рост,
•       Exit management — отправка анкеты, чек-листы,
•       оргструктура компании с возможностью отображения матричной структуры (когда
есть 2 руководителя),
•       отчетность,
•       модуль по управлению вовлеченностью — регулярные опросники, отчеты по командам, доступ к отчетам для менеджеров,
•       желательно — peer2peer recognition,
•       поддержка Slack будет плюсом.

Метрики и аналитика

•       eNPS (лояльность сотрудников),
•       NPS процессов,
•       вовлеченность сотрудников (в целом и отдельные компоненты),
•       риск ухода,
•       командная эффективность,
•       рейтинг эффективности сотрудников,
•       текучесть,
•       наличие hipo (высокопотенциальных сотрудников),
•       процент сотрудников с планами развития,
•       оценка обучения,
•       риск выгорания,
•       процент внутренних наймов,
•       уровень профессионализма,
•       дополнительно:
o   связь с бизнес-показателями,
o   сравнение с рынком,
o   анализ влияния и связи HR и бизнес-метрик,
o   предсказательная аналитика.

Организационное развитие

•       централизация поддерживающих функций,
•       плоская структура,
•       отказ от ненужных должностей,
•       децентрализованное лидерство,
•       построение внешних связей / комьюнити,
•       рост проектных команд,
•       бирюзовые/холократические команды,
•       аутсорсинг ненужных частей,
•       перенос бизнес частей в низкозатратные локации.

Инновации

•       инструмент подачи инноваций,
•       инновационная команда/Лаб/Хаб с отдельными ресурсами,
•       отдельный фонд для инноваций,
•       тренинги по инновациям,
•       поощрение подачи инноваций,
•       песочница для прототипирования идей,
•       время, которое сотрудники могут тратить на инновации,
•       физическое место для инноваций в каждой локации.

HR-инструменты

HR должен следить за внедрением базовых HR-инструментов, например:
•       жизненный цикл сотрудника,
•       Career path,
•       Salary increase matrix,
•       Gallup Q12,
•       опросы сотрудников,
•       9 box matrix,
•       Salary increase matrix,
•       грейдинг,
•       Employee playbook,
•       1:1.

Управление изменениями и Product Management

•       отвечает за изменения,
•       разрабатывает план изменений,
•       Business case,
•       MVP,
•       Agile,
•       кросс-функциональные команды,
•       маркетинг в коммуникациях,

Бенчмарки и Best Practices

Основные тренды

•       сетевые структуры (аналог бирюзовой организации),
•       обучение в режиме реального времени,
•       когнитивный рекрутер,
•       Employee experience,
•       непрерывная обратная связь,
•       новое лидерство,
•       Digital HR,
•       новая HR аналитика,
•       Diversity & Inclusion,
•       расширенная рабочая сила (CrowdSourcing, Хакатоны).

Потребности поколения Y и Z

•       онлайн системы,
•       документы до 3 страниц,
•       неформальный язык в документах и письмах,
•       геймификация,
•       корпоративная социальная сеть,
•       «бирюзовая» организация,
•       фокус на счастье,
•       быстрое развитие,
•       HRIS с мобильной версией,
•       возможность работы remote.

Законодательство

•       сотрудник отвечает за отслеживание изменений,
•       текущие практики регулярно пересматриваются,
•       все, кто связан с наймом, обучен нормам законодательства.

Аудит HR-метрик