В статье анализируется ситуация с обеспечением квалифицированными кадрами на конкретном отечественном производственном предприятии, предложены методы по оптимизации системы подбора персонала, которые были применены на практике и могут быть полезны в деятельности других организаций и предприятий.
Многие отечественные предприятия, даже самые успешные, сталкиваются со схожими проблемами, когда речь идет о подборе квалифицированного персонала. В настоящее время ОАО «Полет» (название компании изменено) — это преуспевающее предприятие, выпускающее товары бытовой химии. Однако в системе управления персоналом имеется ряд проблем, прежде всего это неэффективность системы подбора персонала, в результате чего не удается своевременно укомплектовать штат. На момент исследования острая потребность в персонале наблюдалась в первую очередь по рабочим профессиям: наладчик, машинист упаковочной машины, токарь, слесарь и пр. Высокой была потребность и в квалифицированных специалистах (экономистах, бухгалтерах и инженерах).
Таким образом, задача заключается в разработке мероприятий улучшения системы поиска и подбора квалифицированного персонала в компании.
Информационный обмен: не все в порядке с системой
Для решения проблемы прежде всего рассмотрим организацию информационного обмена между ответственными исполнителями при поиске и подборе персонала (табл. 1) [1]. Анализ сложившейся системы позволяет выделить ряд недостатков:
1) заявки на подбор персонала поступают с опозданием;
2) неоперативно осуществляется обратная связь с руководителями подразделений, принимающим решения по кандидатам;
3) кандидаты присылают резюме в различной форме, с разным набором информации, что затрудняет принятие по ним решения;
4) информация в заявке на подбор персонала неполная;
5) нет единой базы данных, по которой можно отслеживать принятие решений по кандидатам (рис. 1).
Таблица 1
Организация информационного обмена между исполнителями
при поиске и подборе персонала ОАО «Полет»
| N п/п | Наименование информационного потока | Источник информации | Потребитель информации | Способ получения/ предоставления |
| 1 | Заявка на подбор персонала | Руководитель подразделения (РП) | Группа подбора персонала (ГПП) | Бумажный вид |
| 2 | Размещение информации о вакансии в СМИ | Группа подбора персонала (ГПП) | СМИ | Электронный вид |
| 3 | Информация о кандидатах | СМИ | ГПП | Электронный вид |
| 4 | Информация о кандидатах | ГПП | РП | Бумажный вид |
| 5 | Информация о кандидатах, по которым принято решение | РП | ГПП | Устно |
| 6 | Сообщение кандидатам о принятом решении | ГПП | Кандидат | Устно |
Причинно-следственная схема проблемы
неукомплектованности штата
┌──────────────┐
│ Люди │
└───────┬──────┘
│
│
┌────────────────┐ │ ┌────────────────┐
│Заявка на подбор│ │ │ Информация в │
│ персонала ├────┴────┬──┤заявке на подбор│
│ поступает с │ │ │ персонала │
│ опозданием │ │ │ неполная │
└────────────────┘ │ └────────────────┘
│
┌─────────────────┐ │ ┌─────────────────┐
│ Неоперативная │ │ │ Неоперативная │
│ обратная связь с│ │ │ обратная связь с│
│ руководителями ├────┼────┤ кандидатами, │
│ подразделений о │ │ │влекущая за собой│
│принятых решениях│ │ │ потерю наиболее │
│ по кандидатам │ │ │квалифицированных│
└─────────────────┘ │ │ кандидатов │
│ └─────────────────┘
│
│ ┌────────────────────┐
───────┬───────────────────┴─────────────┬───────────┤Неукомплектованность│
│ │ │ штата │
│ │ └────────────────────┘
│ ┌───────────────────┐ │
│ │Кандидаты присылают│ │ ┌──────────────────┐
│ │ резюме в различной│ │ │ Нет единой базы │
│ │ форме, что │ │ │данных, по которой│
├────┤затрудняет принятие│ ├───┤ можно отслеживать│
│ │ решения ввиду │ │ │ принятие решений │
│ │ отсутствия │ │ │ по кандидатам │
│ │ необходимой │ │ └──────────────────┘
│ │ информации │ │
│ └───────────────────┘ │
┌──────┴───────┐ ┌─────┴──────┐
│Входные данные│ │ Процессы │
└──────────────┘ └────────────┘
Рис. 1
Анализ информационных потоков
Комплекс данных проблем подтолкнул директора по персоналу компании провести более полный анализ и заняться поиском путей улучшения данного механизма.
Для начала проведем оценку качества информационных потоков, причем в качестве критериев выбраны такие, как уместность, понятность, точность, полнота, достоверность, адресность информации и др., всего 10 критериев (табл. 2). Последний, десятый пункт акцентирует внимание на том, что ценность информации не должна превышать затраты на ее получение, таким образом, переходим к анализу ценности информации (табл. 3) [2].
Таблица 2
Оценка качества информационных потоков
| N п/п | Критерии качества информации | Номер информационного потока в соответствии с табл. 1 | |||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | ||
| 1 | Уместность (релевантность) | Да | Да | Да | Да | Да | Да |
| 2 | Понятность | Да | Да | Да | Да | Да | Да |
| 3 | Достаточная точность | Не всегда | Да | Не всегда | Да | Да | Да |
| 4 | Полнота | Не всегда | Да | Не всегда | Да | Да | Да |
| 5 | Достоверность | Да | Да | Не всегда | Да | Да | Да |
| 6 | Краткость | Да | Да | Не всегда | Да | Да | Да |
| 7 | Своевременность | Не всегда | Да | Не всегда | Да | Не всегда | Не всегда |
| 8 | Адресность | Да | Да | Да | Да | Да | Да |
| 9 | Адекватность выбора средств коммуникации | Да | Да | Да | Да | Да | Да |
| 10 | Ценность информации должна превышать затраты на ее получение | Да | Да | Не всегда | Да | Да | Да |
Таблица 3
Анализ ценности информации
| Вопрос | Номер информации в соответствии с табл. 1 | |||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | |
| Какая информация получена? | См. табл. 1 | |||||
| Для чего она используется? | Для определения какой кандидат нам нужен | Для поиска потенциальных кандидатов | Для отбора подходящего кандидата | Для принятия решения по кандидату | Для обеспечения обратной связи с кандидатом | |
| Кто ее использует? | ГПП | СМИ | ГПП | РП | ГП | Кандидат |
| Как часто она используется? | По мере открытия вакансии | Постоянно | По мере открытия вакансии | |||
| Совпадает ли частота ее использования с частотой получения? | Не всегда | Не всегда | Не всегда | Да | Не всегда | Не всегда |
| Является ли она информацией хорошего качества? | Не всегда | Не всегда | Не всегда | Да | Да | Да |
| Что достигается с ее помощью? | Получение информации о необходимом кандидате | Получение информации о потенциальных кандидатах | Определение подходящего кандидата | Решение по кандидату | Уведомление кандидата | |
| Доступна ли иная информация, которая могла быть использована вместо получаемой? | Нет | Нет | Да | Нет | Нет | Нет |
| Каковы затраты на ее получение? | Минимальные | Достаточно высокие | Минимальные | Минимальные | Минимальные | Минимальные |
По результатам проведенной в табл. 2 оценки мы видим, что:
1. Заявка на подбор персонала формируется заказчиком не всегда точно, полно и своевременно. Иными словами, информация, предоставляемая подразделением, куда требуется сотрудник, полностью не отражает качественные характеристики необходимого сотрудника и предоставляется тогда, когда уже поздно (то есть тогда, когда уже должна быть замена уходящему сотруднику).
2. Информация о принятом решении доводится до отдела по подбору персонала и до самого кандидата не всегда своевременно. Это, в свою очередь, приводит к тому, что сотрудники, подходящие под требования компании, часто находят другое рабочее место в ожидании ответа от нашей компании.
Как улучшить ситуацию: новые мероприятия
Рассмотрим возможные рекомендации по улучшению данной работы. Для этого рассмотрим результаты, приведенные в табл. 2, и заострим свое внимание на тех информационных потоках и критериях качества информации, где стоит определение «Не всегда».
Рассмотрим более подробно предложенные мероприятия (согласно табл. 4, столбец 4) по улучшению качества информации и, как следствие, улучшению реализации процедуры поиска и подбора персонала в ОАО «Полет». При этом важно определить конкретную дату в реализации мероприятий.
Таблица 4
Разработка мероприятий по повышению эффективности
системы набора персонала
| Информация | Критерий качества | Причины, вызывающие снижение качества подбора персонала | Мероприятия по улучшению ситуации |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Заявка на подбор персонала | Достаточная точность | Недопонимание РП влияния качества данной информации на конечный результат поиска | Проведение занятий по составлению заявки на подбор. Разъяснительная работа о важности данного документа |
| Полнота | |||
| Своевременность | Отношение РП к данному вопросу как к второстепенному | ||
| Информация о кандидатах (резюме из СМИ) | Полнота | Некачественное заполнение резюме кандидатами | Требование заполнения резюме по установленному на предприятии образцу |
| Своевременность | |||
| Достаточная точность | |||
| Полнота | |||
| Достоверность | |||
| Краткость | |||
| Своевременность | |||
| Ценность выше | Неэффективность ряда источников СМИ по привлечению персонала | Проведение анализа эффективности источников привлечения персонала | |
| Информация по кандидатам, по которым принято решение | Своевременность | Неоперативность в принятии решений по кандидату со стороны РП | Ведение единой базы кандидатов для контроля за сроками принятия решения |
| Сообщение кандидатам о принятом решении | Своевременность | Необходимость рассмотрения РП большего количества кандидатов для принятия решения | Информирование кандидатов о достаточно больших сроках принятия решения |
1. Проведение занятий по составлению заявки на подбор персонала. Разъяснительная работа о важности данного документа.
Полезность данного мероприятия заключается в привитии профессиональных навыков в составлении заявки на подбор. При этом особенно важно показать зависимость полученного результата(подобранного квалифицированного сотрудника) от качества заполнения первоначальной заявки.
В качестве недостатка предлагаемого решения выступает определенный субъективизм мнения лица, заполняющего заявку о личных и профессиональных навыках потенциального кандидата.
Исполнитель: начальник отдела подбора персонала
Срок: до 01.06.2010.
2. Требование к кандидатам заполнять резюме по установленному на предприятии образцу.
За счет реализации данного мероприятия достигается единообразие в информации, представляемой для принятия решения о приеме на работу. Таким образом, в бланке резюме должна быть учтена вся необходимая информация для принятия решения руководителем и группой подбора персонала о возможном трудоустройстве кандидата. Недостатком является вероятность умышленного неотражения какой-либо существенной информации кандидатом.
Исполнитель: специалисты отдела подбора персонала,
Срок разработки формы: до 01.06.2010.
Срок заполнения: постоянно.
3. Проведение анализа эффективности источников привлечения персонала.
Оценка эффективности, выраженная в сопоставлении затрат на размещение вакансии с полученной информацией о кандидатах, позволит выбрать наиболее результативные каналы. Основным недостатком при этом остается определенный субъективизм данной оценки.
Исполнитель: специалисты отдела подбора персонала.
Срок: ежеквартально, с 01.06.2010.
4. Ведение единой базы кандидатов для контроля за сроками принятия решения.
Цель — обеспечить контроль за сроками принятия решений по кандидатам. Преимущества заключаются в достаточной простоте реализации. Недостаток в том, что реализация мероприятия может полностью не решить данную проблему.
Исполнитель: начальник отдела подбора персонала.
Срок разработки формы: до 01.06.2010.
Срок обновления базы: ежедневно.
5. Информирование кандидатов о достаточно больших сроках принятия решения по ним.
Цель мероприятия — снять возможный негативизм кандидатов при длительном отсутствии информации о принятии решений. При этом недостатком остается вариант, при котором самые профессионально подготовленные кандидаты за период принятия решения в нашей компании уже будут приглашены в другую.
Исполнитель: специалисты отдела подбора персонала.
Срок: ежедневно, с 01.06.2010.
В результате реализации предлагаемых мероприятий в ОАО «Полет» в течение первого полугодия 2010 г. штат предприятия был укомплектован на 89%, а к концу года — на 96%. Для сравнения: на начало 2010 г. укомплектованность штата составляла 72%. Оставшаяся неукомплектованность в 4% оценивается нами как нормальная, учитывая, что текучесть персонала в пределах 5 обеспечивает необходимую обновляемость персонала компании и не допускает «застоя».
Источник : hr-portal.ru