Здравствуйте, в нашей организации ведутся личные дела сотрудников, куда подшиваются документы (подлиники или копии) касающиеся работника и возникшие в процессе его трудовой деятельности, в т.ч. копия приказов о приеме, переводе, увольнении, трудовой договор, приложения к нему и т.п. В настоящее время готовим к сдаче в архив дела, уволенных сотрудников за прошлые годы.
Вопрос: нужно ли изымать из личных дел сотрудников, подлежащих к сдаче в архив, документы, такие как: документ, подтверждающий прохождение медицинского осмотра; обязательство о неразглашении коммерческой тайны; обходной лист и формировать отдельные дела с маленьким сроком хранений, либо их можно сдавать вместе с личным делом в архив для длительного хранения.
К сожалению, данный момент не прописан ни одним нормативным актом. При сдаче личных дел сотрудников в архив следует руководствоваться Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 г. № 536, который распространяется на органы исполнительной власти. В любом случае состав личного дела передаваемого на хранение в архив необходимо согласовать с архивом, в который будут передаваться на хранение документы.
Источник : hr-portal.ru