Пожалуй, более странное и сложное время за последние 20 лет трудно представить. Мы сидим дома, работаем удаленно, общаемся с родными и коллегами по видеосвязи.
Но самый большой удар карантин нанес по бизнесу — выручка, особенно в B2C, упала в разы. Малый и средний бизнес оказались выброшенными на обочину.
Люди остаются без работы, либо отправляются в бессрочный отпуск. И, если большинство сотрудников отправили сидеть дома, то HR сейчас столкнулись с большими вызовами. И это не только удаленная работа, проведение собеседований по видео, мотивация и поддержка, но и перевод сотрудников на удаленку, сокращение, введение неполной рабочей недели со знанием КДП.
HR BP в международной ретейл-компании в fashion-индустрии, Наталья Куроленкина, одна из первых организовала перевод всей компании на официальную удаленку. Мы обратились к ней, чтобы узнать, как оформить перевод сотрудников на любой из режимов.
Просматривая новости в Facebook и общаясь с коллегами, все больше сталкиваюсь с вопросами об оформлении перевода сотрудников на удаленку или на любой другой режим работы.
Да, сейчас непростое время, и, скорее всего, большинство HR-специалистов никогда в своей практике не встречались с подобным. Хочу помочь своим коллегам разобраться в вопросе.
Перевод сотрудников на удаленный режим работы
Самая ответственная часть перевода сотрудников на удаленный режим — это правильная и своевременная подготовка документов.
Список документов:
- Приказ о введении режима дистанционной работы;
- Приказ о распределении ответственности за Охрану труда и Технику Безопасности;
- Информационное письмо работникам;
- План введения дистанционной работы;
- Дополнительные соглашения к трудовому договору;
- Положение о дистанционной работе.
Все документы обязательно подписываются генеральным директором. И только затем передаются сотрудникам. Подписание документов возможно через электронную почту и иные каналы коммуникации (Slack, Jira, Telegram и т. д.). Сейчас это не возбраняется.
Как только режим дистанционной работы заканчивается и сотрудников возвращают в офис — никакой особой процедуры нет. Обычно создается лишь приказ о завершении дистанционной работы.
Особые режимы работы компании
Режим изоляции, кризис, введенный “нерабочий” месяц — все это больно бьет по бизнесу. Компаниям приходится сократить расходы. Первое, что приходит на ум — пересмотр режима работы сотрудников.
Сразу оговорюсь, что при введении любого режима, если это касается одного отдела или даже одного сотрудника, необходимо проинформировать коллег за 2 месяца до введения режима. Передать информацию о введении режима в службу занятости необходимо в течение 3 дней после принятия решения.
Введение неполной рабочей недели
На этот режим можно перевести как всю компанию, так и часть сотрудников. Например, если вам нужно обязательно поддерживать производство.
Кроме того, режим ограничен по времени — максимальный срок равен 6 месяцам. За этот период компания должна попробовать справиться с трудностями, либо придумать другой план.
Заработная плата выплачивается пропорционально отработанному времени.
Пакет документов при введении сокращенной рабочей недели:
- Приказ о введении неполной рабочей недели для предприятия/отдела/отдельного сотрудника (обязательно указываем срок);
- Дополнительное соглашение к трудовому договору о введении неполной рабочей недели (для каждого сотрудника).
По закону работодатель вправе отменить этот режим в любой момент, как только отпадет необходимость.
Вынужденный простой
Режим вынужденного простоя может быть также введен как для всей компании, так и для отдельных подразделений. Срок введения не ограничен. В этот период вся компания прекращает всю свою деятельность. Важно: сотрудники в этот период не работают.
Если простой происходит по не зависящим от сторон обстоятельствам (как сейчас — пандемия), то заработная плата выплачивается в размере не менее ⅔ от оклада или почасовой ставки сотрудника.
Пакет документов при введении вынужденного простоя на предприятии:
- Приказ о введении простоя на предприятии.
Сокращение штата
Неприятная, но, к сожалению, актуальная тема, которая может коснуться любого сотрудника, в том числе и самого HR’а.
По закону уведомление о сокращении вручается не позднее чем, за 2 месяца. Передать данную информацию в службу занятости также необходимо не менее чем за 2 месяца (а в случае массовых увольнений не менее чем за 3 месяца). Заработная плата выплачивается в полном размере до момента, пока сотрудник не покинет компанию.
Пакет документов при сокращении штата:
- Приказ о проведении организационно-штатных мероприятий по сокращению численности и штата сотрудников (с указанием причины);
- Уведомление о сокращении каждому работнику, подлежащему сокращению, в 2-х экземплярах;
- Приказ об увольнении по сокращению численности и/или штата (с указанием соответствующей статьи Трудового Кодекса РФ);
- Внесение записи в трудовую книжку (с указанием причины).
Отдельная проблема — это отправка трудовой книжки и документов при увольнении сотруднику, который уже находится на карантине. В такой ситуации можно:
- Обсудить с работником возможность отправки документов заказным письмом;
- Составить и отправить заявление на согласие по электронной почте или через мессенджер;
- Отправить документы сотруднику;
- При получении документов сотрудником — прикрепить подписанное заявление к Журналу учета трудовых книжек.
Важно: используйте ресурсы Почты России с уведомлением о получении.
Также существует социально-защищенная категория сотрудников, а именно:
- люди с ограниченными возможностями;
- беременные;
- сотрудники с детьми до 3-х лет;
- матери-одиночки и отцы-одиночки с детьми до 14 лет.
В данном случае с людьми нужно договариваться, или согласовывать с ними их переход на иной формат работы.
Нужно помнить, что текущая ситуация — мировой форс-мажор. Для компаний довольно сложно проводить оптимизацию затрат полностью в законодательном поле. Можно договариваться с людьми “полюбовно” (по соглашению сторон). Ведь за черной полосой всегда следует белая — главное думать на перспективу.
Также, многие компании проявляют заботу о своих сотрудниках и стараются “пристроить их” в компании, которые сейчас в поиске. Так, вы не только помогаете себе избежать убытков при сокращении, но и положительно влияете на HR-бренд компании.
Электронная подпись
Пандемия внесла свои коррективы в документооборот. И сейчас, когда нет возможности подписания документов лично, встал вопрос: как оформить электронную подпись.
Работодатель должен зарегистрироваться на портале Госуслуг, заполнить необходимую заявку и только после проверки документов получить подпись в свое распоряжение. К сожалению, на данный момент технические возможности не позволяют быстро обрабатывать весь поток заявок: сайт попросту зависает.
Сейчас мы в компании пользуемся подтверждением документов через электронную почту. И пока это сохраняется на неопределенный срок.
А что же дальше?
Рынок труда меняется стремительно, как и текущая ситуация. Тем не менее некоторые тенденции уже наметились. Судя по последним данным и обсуждениям в HR-сообществе, некоторые индустрии и профессии могут оказаться невостребованными на неопределенный срок: фитнес, туризм, HoReCa, младшие сотрудники профильных отделов, младшие аналитики, юрисконсульты, менеджеры банков и т. д.
И кризис – это всегда возможности. Поэтому постарайтесь найти в этой ситуации возможности как для себя, так и для своего бизнеса.
Источник: blog.potok.io