1. Нет понимания, каким должен быть результат
HR-процессы похожи на большое дерево, которое делится на веточки – подпроцессы. Цели могут быть разными: подбор, адаптация, мотивация, обучение, работа над корпоративной культурой, оценка эффективности и личностных качеств. Но основой любой задачи должен быть осознанный финальный результат.
К примеру, результатом подбора персонала является не просто закрытая вакансия, а нужный человек на рабочем месте. Чтобы она пришла и осталась. Без понимания финальной цели эффективно добиться желаемого результата невозможно.
2. Не проводится анализ
Если начать внедрять новый процесс без реального видения ситуации, то он не заработает. Чтобы бизнес давал результат, нужно знать, с чего начать и где закончить, и на основе этого найти кратчайший путь.
Многие компании прописывают процедуры мотивации или адаптации без понимания того, что должно быть в финале. Поэтому часто руководители не понимают, почему «на бумаге» все процессы вроде бы внедрены, но результат отсутствует. В этом случае это не процесс, а процедура.
Прежде чем начинать внедрять процесс, нужно найти ответы на основные вопросы: кто этим занимается, зачем, почему и кто ответственен?
3. Вы используете чужие решения
Такое явление очень распространено в сообществе HR. Однако стоит понимать: если вы берете у кого готовое решение, не факт, что оно сработает именно в вашей компании.
В каждом коллективе есть свой микроклимат, корпоративная культура и работающие там люди. И то, что хорошо для одной фирмы, не всегда подойдет другой. Можно учиться на опыте, тестировать, ориентироваться на чужие успешные кейсы. Но копировать – нет.
Компания – это огромный живой организм. И его бизнес-процессы связаны между собой. Все они должны работать как единый механизм. Поэтому даже если вы ищете готовые решения, их всегда нужно адаптировать к вашим потребностям.
4. Вы полагаетесь только на внутренние ресурсы компании
HR-специалисты, работающие в компании, не всегда могут увидеть какую-то недоработку. Когда вы долго работаете на одном месте, вы к нему привыкаете, а глаз замыливаетесь. Чтобы вовремя выявлять зоны развития, следует время от времени привлекать внешних консультантов. Они оценят процессы свежим взглядом и смогут дать советы по улучшению.
5. Процессы построены слишком сложно
Процесс должен быть линейным и четким. Открыв документацию, его должен понять кто-либо: как новый работник, так и коллега из другой отрасли. Лучше разбить большое дерево процесса на маленькие простые задания, чем делать что-нибудь громоздкое и неэффективное. К тому же обычно четко и просто оформленный процесс является наиболее продуманным и результативным.
6. Отсутствуют промежуточные точки контроля
Запустить процесс, не наладив контроль – большая ошибка. Точки контроля необходимы. Имея настроенный контроль, проще вносить изменения, если процесс не работает, и следить за тем, чтобы все происходило так, как запланировано. Таких точек контроля должно быть от 3 до 5 в зависимости от сложности.
Также для каждого подпроцесса следует назначать ответственного человека. К примеру, есть процесс адаптации нового работника. Обычно за это отвечает HR. Но в нем есть свои подпроцессы, к примеру, введение в коллектив. И за это отвечает руководитель.
Важно фокусироваться на задачах и находить людей, которые будут выполнять их наиболее эффективно. И точки контроля очень с этим помогут.
7. Люди не понимают, для чего это нужно
Если не объяснить, для чего нужен определенный процесс, он не будет работать. Люди должны знать, каким будет результат, и понимать, почему важно соблюдать регламент. В противном случае шансы сделать все правильно очень низкие.
8. Пропущенный этап внедрения
Обычно, прописывая процессы в компаниях, хочется, чтобы завтра уже все работало. Но так не бывает.
Следует познакомить работников с новым процессом и сначала проконтролировать все вручную. На этапе внедрения может оказаться, что чего-то не хватает или что нужно изменить. Например, появилось дополнительное видение или вы упустили важный элемент.
9. Отсутствие автоматизации
Когда процесс запущен и отлажен, уже нет необходимости контролировать все вручную – это будет отнимать очень много времени и ресурсов. Очень часто ручной контроль сосредоточен на нескольких людях, которые должны запомнить. А если кто-то из них уйдет в отпуск или уволит, есть риск разрушения процесса.
Потому очень важно все автоматизировать. Так вы достигнете конечной цели любого HR-процесса – сэкономите время, сделаете работу более эффективной, получите возможность автоматически разбивать задачи на микрозадачу. А новым работникам будет легче влиться в работу и поддерживать систему.