Часто офис-менеджеров путают с секретарем, менеджером по персоналу и администратором. Отчасти офис-менеджер выполняет и те и другие функции, но лишь отчасти. Самой же работе офис-менеджера присущи несколько другие качества.
Офис-менеджер — специалист, занимающийся управлением всех офисных служб, координацией их работы, снабжением офиса необходимыми расходными материалами. Подчиняется непосредственно генеральному директору или заместителю директора по персоналу, иногда — руководителю отдела по персоналу.
Профессиональные обязанности офис-менеджера:
- курирование работы всего офиса;
- координация работы всех офисных служб (секретарей, курьеров, администраторов, водителей, технических работников и т.д.);
- ведение деловой корреспонденции;
- распределение звонков;
- встреча посетителей;
- административно-хозяйственная поддержка всех сотрудников офиса;
- работа с первичной бухгалтерской документацией в программе 1С;
- подготовка накладных, счет-фактур;
- списание материалов;
- ведение делопроизводства, подготовка различных отчетов;
- ведение офисных расходов, документооборота оплат;
- организация праздников и других корпоративных мероприятий;
- обеспечение чистоты и порядка в офисе;
- анализ деятельности поставщиков — это требование действует не во всех компаниях;
- ведение отчетности по отпускам, отгулам и сверхурочным часам — требование не для всех компаний;
- оформление виз, приглашений, регистраций для иностранных сотрудников — это требование чаще предъявляются в крупных российских компаниях, особенно — строительных и страховых;
- ведение деловой корреспонденции на иностранном языке — это требование иностранных или крупных российских компаний;
- обязанности переводчика — такое требование предъявляется лишь в западных компаниях.
Это основные обязанности офис-менеджеров, но как говорят представители кадровых агентств, в разных компаниях, кроме вышеперечисленных функций, к офис-менеджерам предъявляются самые различные требования. В западных компаниях, чаще всего, офис-менеджер сочетает в себе функции: хозяйка офиса + секретарь + личный помощник и по сути приравнивается к должности — административный директор компании.
Необходимое образование:
- чаще требуется высшее, но в небольших компаниях это может быть средне-специальное;
- в связи с тем, что мало где готовят именно офис-менеджеров, большинство компаний отдает предпочтение специалистам с гуманитарным образованием — филологическим, журналистским, в области PR, иногда — экономическим;
- приветствуется, дополнительно к высшему образованию, — окончание специализированных курсов;
- приветствуется окончание дополнительных курсов по знанию ПК (Word, Exсel), знание 1С;
- знание иностранного языка — в западных компаниях это обязательное требование.
Требования к офис-менеджеру:
- организаторские способности;
- самостоятельность в принятии решений;
- умение распределять обязанности между персоналом;
- коммуникабельность;
- гибкость;
- терпеливость;
- тактичность;
- пунктуальность;
- добросовестность;
- деловой этикет.
Источник : work.ua