Стратегические сессии – определенный стресс для сотрудников. Публично подытоживаются результаты их работы, а новые цели выводят команду из зоны комфорта, заставляя включаться в новые бизнес-процессы. Задачи HR-директора – создать комфортные условия проведения собрания, и использовать его как дополнительный инструмент мотивации и сплочения команды.
Что такое стратегическая сессия
В классическом понимании стратегическая сессия – это управленческий инструмент, влияющий на качество выполнения задач, мотивацию команды и эффективность бизнеса в целом.
Периодичность проведения таких собраний устанавливается каждой компанией индивидуально. Они могут быть ежемесячными, ежеквартальными, полугодовыми, ежегодными и так далее. В небольших компаниях проводит их чаще всего собственник бизнеса, либо человек, занимающийся отладкой бизнес-процессов. Например, соучредитель или операционный директор. В некоторых случаях для проведения стратегических сессий привлекаются консалтинговые компании, коучи или другие специалисты.
Стратегическая сессия – элемент ритма стратегического планирования. Как правило, ритм стратегического планирования включает несколько этапов:
- сбор данных по показателям работы отделов в разрезе «план-факт»;
- трансляция видения на следующий период от собственника к руководителям;
- формирование отделами целей на следующий период исходя из видения собственника;
- презентация результатов, целей и видения на общекомандной стратегической сессии;
- разбивка целей каждого отдела на задачи и подзадачи для сотрудников.
Зачем стратегические сессии HR-отделу
Общекомандные собрания помогают собственнику задавать постоянный рост компании и контролировать этот процесс.
При этом HR также может быть заинтересован во внедрении данной практики для получения выгод в зоне своей ответственности.
Выгода 1. Единое информационное поле
Стратегическая сессия – отличная площадка для внутренних коммуникаций независимо от того, большая компания или нет. Создание единого информационного поля – важная задача HR-отдела. Ее решение позволяет упорядочить деятельность отделов и сотрудников, повысить скорость принятия решений, ускорить обучение, облегчить процесс мотивирования и в целом влияет на качество корпоративной культуры.
Выгода 2. Единый вектор движения компании
Создав у сотрудника знание, куда движется бизнес, компания получает сразу две выгоды. Команда становится сплоченной, улучшается качество коммуникации и уровень понимания сотрудниками друг друга, повышается качество реализации задач. С другой стороны, сотрудники замотивированы: каждый член команды осознает роль других участников процесса, видит конечный продукт своей деятельности, этапность его создания и дедлайны.
Выгода 3. Командообразование
Дополнительное командообразование особенно важно для больших компаний, где у сотрудников нет возможности ежедневно коммуницировать. Во время стратегической сессии сотрудники, которые ранее даже не видели друг друга, могут познакомиться, пообщаться, обсудить общие цели. Например, на производстве могут взаимодействовать сотрудник бухгалтерии, продавец розницы, обвальщик мяса, водитель.
Выгода 4. Брейнсторминг
Стратегическая сессия – отличное место для общекомандных обсуждений. Например, на последней сессии сотрудники компании «Бизнес-Конструктор» актуализировали и дорабатывали корпоративные ценности. Такое решение было принято на основе результатов внутреннего опроса команды. Он показал, что в связи с новым этапом развития компании некоторые ценности устарели и требуют доработки.
Желательно привлечь к процессу обсуждения координатора, который будет регулировать процесс обсуждения при помощи приемов фасилитации.
Темы для дискуссий могут быть самыми необычными: стратегия развития на 5, 10 лет, расширение продуктовой линейки, завоевание новых рынков, ребрендинг и так далее. Командное обсуждение дает разнообразие вариантов решения вопроса, может принести необычные идеи, а также дает возможность прийти к общему видению. В ходе такого обсуждения может также оказаться, например, что взгляды собственника и команды имеют разные векторы, а это приведет к сопротивлению и созданию оппозиция внутри команды. Важно, чтобы стремления руководства и команды были направлены в одно русло.
Выгода 5. Дополнительные активности
Чтобы стратегическое собрание не выглядело слишком официальным, добавьте элемент конструктивного развлечения для команды. Это могут быть игра на барабанах, коллективная медитация или рисование. Такая перефокусировка даст дополнительный заряд мотивации коллективу, сплотит его и поднимет корпоративный дух.
Роль HR-директора в процессе подготовки к стратегической сессии
Подготовка к стратегической сессии может осуществляться параллельно человеком, отвечающим за операционный процесс (операционным директором или собственником) и HR-директором.
Цель управленца – повысить эффективность реализации задач. Поэтому его фокус сконцентрирован на плановых показателях и бизнес-процессах.
Цель HR-директора – обеспечить здоровый эмоциональный климат в коллективе. Он фокусируется на каждом сотруднике команды.
3 ошибки в процессе подготовки к общекомандному собранию
Существуют критические точки в процессе подготовки к стратегическому мероприятию, к которым HR-директор должен быть особо внимательным.
1. Мнения собираются выборочно. HR-отдел продумывает ритм стратегического планирование таким образом, чтобы каждый сотрудник был вовлечен в процесс.
Не обязательно задействовать на каждом из этапов всю команду. Но организуйте стратегическое планирование таким образом, чтобы была возможность учесть голос каждого. Например, используйте для этого письменный или устный опрос.
2. Команде некомфортно. Именно отдел по работе с персоналом прописывает сценарий стратегической сессии. Учитывайте человеческий фактор. Следите, чтобы сотрудникам было комфортно сидеть, хорошо видно, слышно.
Обязательно включите в сценарий перерывы. Если команда небольшая, вы можете выбирать время для паузы в процессе мероприятия, опираясь на пожелания участников. В случае же, если в компании работают 50 и больше человек, включите 15-минутный перерыв каждые 1,5 часа.
Важно! Доводите каждый пункт стратегической сессии до логического завершения перед перерывом, чтобы после него можно было сразу начать обсуждение новой темы.
3. Нет обратной связи. Всегда существует вероятность того, что кто-то из сотрудников что-то недопонял во время собрания, либо же с чем-то не согласен.
Для этого попросите руководителей отделов взять обратную связь от команды после стратегической сессии. Как правило, это происходит на последнем этапе ритма стратегического планирования, когда цели отделов делятся на задачи и подзадачи.
Сами также будьте всегда открыты к обратной связи. Дайте сотрудникам инструмент, с помощью которого они могут связаться с вами напрямую для выражения своего мнения или идеи.
Важно! Если вы планируете первую стратегическую сессию, соберите команду и опишите важность подобных собраний для развития компании.
Обратите внимание на формат отчетности для руководителей. Возможна заготовка и предоставление единого шаблона презентаций для ключевых лиц, типовых бланков отчетов, перечня необходимых для презентации показателей.
Мотивируйте команду и стратегические сессии будут для нее не стрессовой ситуацией, а плацдармом для новых возможностей.