Условия успешного аудита
- Важно соотносить уровень развития организации и цели аудита: согласитесь, запросы организации, которая находится на стадии роста, и более зрелой с точки зрения бизнес-процессов будут отличаться. В первом случае, скорее всего, вопросы будут связаны с тем, как построить процессы, которые позволят организации быстрее расти, во втором же речь может идти об оптимизации, синергии.
- Четко сформулировать цели и ожидаемый результат: однажды была свидетелем ситуации, когда специалист, аудитор процессов по персоналу, в результате аудита озвучил «проблемные участки» и передал в руки заказчика список сфер для улучшения, не определив порядок действий, важность и приоритетность. А заказчик растерянно смотрел на перечень, не понимая, что делать дальше. Некоторые вопросы можно решить очень быстро, используя «лучшие практики рынка», а есть те, для которых нужен анализ, и очень специфическая последовательность действий (например, программы, которые касаются вовлеченности персонала конкретной организации в конкретное время). Поэтому очень важно озвучить ваши ожидания от этого процесса и результата.
- Выделить время для прохождения: важно быть максимально открытым в предоставлении информации. Ведь результат и рекомендации будут использоваться вами же для улучшения, и аудит процессов управления персоналом – это прекрасная возможность повысить свой уровень компетенции.
- Сделать этот процесс регулярным: важно систематически оценивать вашу систему, процессы и то, насколько они ведут бизнес к достижению результата, а также отслеживать прогресс.
Результаты аудита HR-системы
Сложно определить единый стандарт, но качественный аудит должен помочь организации в следующем:
1. Проанализировать разрыв между актуальной ситуацией и тем, что должно быть/может быть наилучшей функцией HR в организации, с учетом бизнес-модели, зрелости организации, задач, культуры. Опыт показывает, что, если организация говорит о трансформации структуры, которая предполагает новый способ взаимодействия сотрудников, или же о внедрении нового продукта, который предполагает новый способ взаимодействия с рынком/внешней средой, то даже если отдел персонала сфокусирован на обучении и развитии, изменение предполагает еще больше внимания к вопросам обучения. А для этого отделу персонала нужно начать думать о бюджете, компетенциях, времени, которое на это будет выделяться. И это только один из примеров.
2. Выявить необходимость улучшения функции HR. В списке рекомендаций по результатам аудита обязательно должна быть информация о рекомендованных дальнейших шагах.
3. Определить последовательность и приоритетность действий с точки зрения результата. Для улучшения процессов поиска и отбора, адаптации и интеграции сотрудников часто достаточно посмотреть на «лучшие практики» рынка и внедрить их, используя логику, заложенную в практику. А вот для работы над улучшением процесса вовлеченности или же выстраивания системы управления эффективностью в организации необходима продуманная последовательность действий и контроль на каждом этапе.
4. Определить соответствие используемых политик и практик бизнес-задачам. Насколько ваши практики актуальны, решения по персоналу своевременны, есть ли ресурс для дальнейшего изменения внутри самой организации или для «наращивания мышц» нужно вовлекать внешнюю экспертизу. Весь процесс может занять от трех недель до двух месяцев, в зависимости от потребностей.
Аудитор HR может быть внутренним или внешним по отношению к организации. Главное, чтобы у него была разносторонняя экспертиза в сфере управления персоналом, понимание бизнеса, процессов организационной динамики. Важные элементы успешного аудита – согласование участниками процесса целей, задач и ожидаемого результата, а также интервью с менеджментом, как представителями отдела персонала, так и отдельными линейными руководителями: необходимо собрать информацию в разрезе 360.