Целью системы адаптации является в основном снижение издержек организации за счет следующих факторов:
1. Ускорение процесса вхождения нового сотрудника в должность:
- Достижение необходимой эффективности работы в минимальные сроки
- Уменьшение количества возможных ошибок, связанных с освоением функциональных обязанностей
2. Сокращение уровня текучести кадров:
- Снижение кол-ва сотрудников, не прошедших испытательный срок
- Уменьшение количества сотрудников, покинувших компанию в течение первого года работы
Выгодами, получаемыми сотрудником после прохождения адаптации являются:
- Получение полной информации, требуемой для эффективной работы;
- Снижение уровня неопределенности и беспокойства;
- Повышение удовлетворенности работой и развитие позитивного отношения к компании в целом;
- Освоение основных норм корпоративной культуры и правил поведения;
- Выстраивание системы взаимодействия с коллегами;
- Получение эффективной обратной связи от наставника и линейного руководителя по итогам испытательного срока;
Выгодами, получаемыми компанией с выстроенной системой адаптации, являются:
- Создание механизма оценки профессиональных и управленческих компетенций сотрудника и его потенциала по итогам работы в первые месяцы;
- Выявление недостатков существующей в компании системы подбора;
- Развитие управленческих компетенций наставников и линейных руководителей;
- Обоснование кадровых решений в отношении как новичка, так и наставников после окончания адаптационного периода;
- Повышение лояльности сотрудника компании как работодателю.
Аспекты адаптации
1. Корпоративная адаптация
Для того чтобы начать работать эффективно, человеку необходимо получить ответы на вопросы, связанные с организацией деятельности компании, например:
- Какое место занимает компания на рынке? Как идут дела? К чему стремится?
- Каковы стратегические цели и приоритеты компании?
- Кто является ключевыми клиентами? Кто основными конкурентами?
- Как осуществляется управление компанией? Кто принимает решения?
- Какова структура компании? Где какие подразделения расположены?
- Какова периодичность и технология планирования и отчетности?
- Какие действуют процедуры, регламенты?
- Кто и в каком порядке подписывает документы?
- и т.д.
2. Социальная адаптация
Приходя на работу, человек принимает те нормы поведения и общения, которые существуют в коллективе, включается в систему взаимоотношений с коллегами.
На этом этапе он знакомится с «атмосферой компании» – корпоративной культурой. Сотруднику необходимо получить ответы на следующие вопросы:
- Какой стиль общения принят в коллективе (дружеский, официально-деловой, богемный, комеди-клаб и т.п.)?
- Как принято обращаться к сотрудникам, равным по уровню / должности, подчиненным, руководителям?
- Есть ли в компании какие-то группы, «лагеря», территории? Какие между ними взаимоотношения?
- С кем обедать? С кем курить?
- У кого дети такого же возраста? У кого кошки/собаки/рыбки/птички? У кого похожие хобби, увлечения?
- Что можно / нельзя обсуждать в курилке, за обедом?
- К кому можно / нельзя обращаться за помощью, советом?
- и т.д.
3. Организационная адаптация.
Обычно мы проводим на работе большую часть светового дня. Разумеется, это время должно быть как-то организовано в бытовом плане. Существует масса организационных моментов, с которыми предстоит разобраться новичку в первые дни / месяцы работы. Например:
- Где находится туалет? Где можно курить? Где находится столовая?
- Где можно разместить свои вещи?
- Как оформить постоянный пропуск?
- Кто настроит компьютер?
- Когда и где выдают зарплату?
- Как здесь пьют чай / кофе? Можно ли принести свою кружку? Можно ли пить кофе на рабочем месте?
- Можно ли повесить над рабочим столом плакат любимой рок-группы? Семейное фото? Календарь с видами природы?
- Как заказать канцелярию, курьера, машину, переговорную комнату?
- К кому обращаться по поводу неисправностей в компьютере?
- Где взять положенный корпоративный мобильный? Мед.страховку?
- Как принято справлять дни рождения? Сколько сдавать на подарки и кому?
- Во сколько принято уходить домой? Можно ли утром опаздывать?
- Когда будет отпуск?
- и т.д.
4. Техническая (технологическая) адаптация
В каждой компании используется свой набор техники и программного обеспечения. Новому сотруднику в период адаптации придется:
- Запомнить новый пароль, привыкнуть к новой клавиатуре, настроить почтовую программу, обзавестись привычными закладками в «Избранном», занести нужные контакты в «Адресную книгу».
- Освоить новую модель телефона, факса, копира, брошюровщика и пр.
- Разобраться в внутрифирменной системе хранения информации, где что лежит, как называются нужные папки.
- Освоить специфическое производственное (складское, IT и т.п) оборудование
- Освоить специфическое программное обеспечение (БД).
- и т.д.
5. Профессиональная адаптация
Данный аспект адаптации связан непосредственно с профессиональной стороной деятельности сотрудника в организации. Хватает ли ему знаний, умений и навыков или требуется дообучение? Есть ли перспективы у данного работника? Эти вопросы интересуют менеджеров по персоналу и руководителя подразделения. А самому сотруднику необходимо освоить следующие профессиональные аспекты работы:
- Используемые в компании технологии и техники;
- Стандарты работы; Документация;
- Нормы, нормативы, технические требования;
- Перспективы профессионального и карьерного роста;
- Возможности обучения, повышения квалификации;
- Параметры оценки качества работы;
- и т.д.
6. Психофизиологическая адаптация
Данный аспект в первую очередь включает приспособление к определенному, часто отличному от привычного, режиму труда и отдыха. Особое внимание психофизиологической адаптации нужно уделить в следующих ситуациях:
- Сменный график работы. Если человек никогда не работал по ночам, ему будет объективно тяжело работать посменно или менять время пребывания на работе, к примеру с 8 часов на 12.
- График работы сдвинут. В некоторых компаниях предлагается график работы с 7:00 до 16:00, в других – с 11:00 до 20:00. Резко переключиться с одного режима работы на другой нередко бывает довольно сложно.
- Ненормированный рабочий день. К ненормированной работе сложно привыкнуть, если в предыдущей компании график работы сотрудника был нормированным. Необходимость сверхурочной работы нужно обговаривать на собеседовании.
- Длительные командировки. Для ряда сотрудников длительные разъезды могут стать дополнительным стрессом.
- Проектная работа. В случае проектной работы сотрудник должен быть готов к пиковым нагрузкам, которые обычно возникают перед сдачей проекта.
Программа адаптации
Хорошая программа адаптации и ориентации работника на рабочем месте имеет следующие качества: она тщательно спланирована, ее содержание совершенно ясно, роли участников процесса четко определены.
Мы предлагаем вам описание последовательности действий, которые необходимо выполнить в ходе создания и реализации программы адаптации. Вам остается только выполнить все эти действия, предварительно определив исполнителей и сроки.
- Составьте список сотрудников, которые войдут в рабочую группу по разработке и внедрению программы адаптации. Целесообразно включить в эту группу линейных руководителей и специалистов отдела кадров.
- Опишите результаты, которых вы хотите достичь с помощью программы адаптации. Четкие формулировки помогут линейным руководителям понять цели программы.
- Классифицируйте новых работников по группам. Определите требования к программам адаптации для каждой группы.
- Составьте список вопросов, обычно возникающих у новых работников.
- Составьте список действий нового работника во время программы адаптации (испытательного срока), а также список необходимых ему сведений.
- Разработайте программу первого дня сотрудника.
- Спланируйте экскурсии по организации, их содержание, время. Назначьте ответственного за их проведение.
- Определите, каким образом вы представите нового сотрудника остальным членам коллектива, что вы расскажите (нипишете) о новичке.
- Подготовьте комплект печатных материалов, включив в него по необходимости следующие разделы:
Миссия компании, история компании;Корпоративная культура,Положение о персонале, внутрифирменные отношения;Организационная структура, положение о подразделении, должностная инструкция;Технологии работы, техника безопасности;Список сотрудников с указанием должности, рабочей комнаты, номера телефона, e-mail;Список ответов на наиболее стандартные вопросы новичков, с указанием лиц, к которым можно обратиться для дополнительных разъяснений; - Определите необходимость специальных учебных мероприятий по освоению новым сотрудником своих должностных обязанностей.
- Определите критерии успешности прохождения испытательного срока, варианты его досрочного прекращения.
- Определите форму предоставления обратной связи от нового сотрудника и его наставника о ходе адаптационного периода (испытательного срока).
- Разработайте программу подведения итогов испытательного срока и перевода сотрудника в основной штат.
Не правда ли, довольно внушительный список действий. Но как бы ни было тяжело, эти действия необходимо выполнить для повышения эффективности работы компании.
Источник : kaus-group.ru