Как выбрать комплексное решение для HR и рекрутинга, которое поможет сэкономить на автоматизации в период кризиса, следить и поддерживать вовлеченность сотрудников, удерживая их
Кризис – это всегда тяжелый период для компаний, ведь приходится экономить и ответственнее относиться к выбору инструментария для работы. В такой ситуации, у HR-ов просто нет времени на рутину, поскольку перед ними стоят задачи мотивации и удержания персонала, который во время кризиса переживает не меньше.
Excel: дешево и сердито или устарело и неэффективно
Когда-то Excel был отличным инструментом для ведения отчетности по HR-процессам, но время идет вперед. Сейчас, несмотря на свою бюджетность, использование Excel может принести компании большие убытки. Почему?
Во-первых, уходит много времени
Все данные по сотрудникам, зарплатам, отпускам/больничным и т.д., не могут поместиться в одну таблицу и поэтому приходится создавать много документов. Поиск нужного файла отнимает много времени, которое можно было бы потратить с большей пользой.
Во-вторых, ошибки при внесении данных
Обычный человеческий фактор, но иногда он дорого обходится компаниям.
В-третьих, это небезопасно
Excel не является защищенной программой, что опасно, поскольку HR-ы распоряжаются конфиденциальной информацией. А при большом количестве таблиц, шанс, что они попадут не в те руки увеличивается.
В-четвертых, неудобное совместное ведение данных
Каждый ведет таблицу так, как ему удобно и это нормально, но только не когда у вас большой HR-отдел. В таком случае большое количество времени уходит на стандартное оформление, чем на работу.
В-пятых, трудно составлять отчеты
Чтобы создать в Excel отчет с автоматическим подсчет аналитических данных, нужно досконально понимать работу программы. Если HR не владеет софтом в совершенстве, ему придется потратить на это пару часов.
HRM-системы и как они могут помочь во время кризиса?
Автоматизация HR и рекрутинговых процессов упрощает работу специалистов по персоналу, минимизирует их рутину и экономит время. Всего за пару минут HR может обработать запросы сотрудников на отпуск, создать событие и разослать всем уведомление, сделать опрос, а оставшееся время потратить на интересные задачи.
Функции HRM-систем
- Автоматизация Absence management
- Адаптация новичков
- Проведение опросов
- OKR (Objective and Key Results)
- Статистика и аналитика
- Рекрутинг
Как выбрать HRM-систему и при этом сэкономить?
Чтобы не переплачивать, при выборе HRM-системы важно обращать внимание на важных параметров:
1. Безопасность.
Система должна быть надежно защищена от взлома. Для хранения данных в HRM-системах используется два подхода – Single Tenant и Multi Tenant.
Первый – более сложный и дорогой подход, так как информация всех компаний-клиентов хранится отдельно друг от друга. То есть каждому клиенту предоставляется безопасная приватная среда. Данные изолированы, зашифрованы и хранятся на собственном облачном сервере.
Multi Tenant подразумевает хранение информации всех клиентов на одном сервере. Это значит, что при взломе хотя бы одного сервера, пострадает информация всех клиентов.
2. All-in-one.
Следует отдавать предпочтение системам all in one, которые объединяют в себе функции HR и рекрутинга. Таким образом вы избавите себя от расходов на покупку дополнительных модулей или расширений.
3. Ориентация на ваш рынок.
Покупая зарубежную систему, нужно быть готовым к отсутствию русского языка в интерфейсе и интеграцию с job-порталами, которые вам не подходят.
4. User-friendly интерфейс.
Обращайте внимание на интерфейс системы, чтобы он был понятным и вам не пришлось тратить время на поиск нужной кнопки.
5. Техподдержка.
При возникновении трудностей или вопросов, важно иметь возможность обратиться к специалистам и получить помощь в кратчайшие сроки, а не через сутки-двое.
6. Статистика и аналитика.
Наличие автоматического ведения статистики и составления аналитических отчетов по показателям значительно облегчает работу и убирает рутину.
7. Профиль сотрудника.
Хорошо, если система рассчитана не только на HR-ов, рекрутеров, руководителей, но и на сотрудников. В своем профиле они смогут создавать запросы на больничный или отпуск, смотреть сколько дней у них есть для отдыха, запрашивать фидбэк или 1:1.
Какие HRM-системы есть на рынке?
BambooHR
Функции системы:
- Статистика.Возможность управления информацией о сотрудниках и кандидатах, а также детальная аналитика по процессам.
- Обучение сотрудников и повышение вовлеченности.В системе есть специальные инструменты для управления обучением специалистов и отслеживания их вовлеченности.
- Отслеживание компенсаций.Контролирует оплату отпусков, больничных и других выплат.
- Performance review.Помогает автоматизировать процесс оценки персонала.
Чего нет в системе:
- инструментов для автоматизации рекрутинговых процессов;
- русского\украинского интерфейса;
- ориентирована на американский рынок.
Zoho People
Функции системы:
- Time tracking.В системе есть возможность ведения учета рабочего времени сотрудников.
- Статистика.HR-менеджер может вести статистику и аналитику по HR и рекрутинговым процессам, а также создавать отчеты.
- Absence management.Автоматизация получения и принятия запросов на отпуск, больничный, day off от сотрудников.
- Оценка персонала.Автоматизация performance review.
- Документация.Возможность составления электронной подписи, набор шаблонов HR-документов.
- Адаптация новичков.Новым сотрудникам предоставляется чек-лист с описанием всего, что нужно для работы.
Чего нет в системе:
- встроенного модуля для автоматизации рекрутинга, нужно покупать программу Zoho Recruit;
- Чтобы подключить Payroll нужна интеграция с дополнительным ПО.
CakeHR
Функции системы:
- Интеграция.Система интегрирована с G Suite и Slack.
- Статистика и аналитика.Автоматическое создание мгновенных интерактивных отчетов.
- Профиль сотрудника.Сотрудники имеют доступ к системе.
- Назначение митингов.В системе можно быстро создать различные митинги: 1:1, Welcome, Adaptation, Probation meetings, Exit Interview и другие.
Чего нет в системе:
- модуля OKR;
- рекрутингового раздела;
- Payroll.
Hurma
Функции системы:
- Мониторинг настроения. При входе в систему, сотрудников встречают эмодзи с разными эмоциями, выбрав которые пользователь может отметить свое настроение и прокомментировать его.
- Статистика. Автоматизация ведения статистики по рекрутингу, HR-процессам, мониторингу настроения без использования Excel.
- Интеграция с job-порталами и LinkedIn. Создавая вакансию в Hurma, она автоматически размещается на порталах для поиска работы.
- Профиль сотрудника. Где он может создать запрос на отсутствие, 1:1 или запросить получение фидбэка и т.д.
- Автоматизация интервью. Welcome interview, adaptation, probation, 1:1, Exit Interview и другие события можно создать в системе буквально в пару кликов, после чего сотрудник получит уведомление.
- Чат-бот AI Partner в telegram и Slack. Дает возможность частично использовать функционал системы в смартфоне.
- Календарь событий. Он синхронизируется с Google Calendar и отображает запланированные события: дни рождения коллег, годовщины работы, корпоративы, тимбилдинги и т.д.
- OKR. С его помощью можно управлять личными целями сотрудников, команд и всей компании. Сотрудники видят, как их работа влияет на достижение целей и эффективнее работают.
Чего нет в системе:
- недоступны графики по филиалам.
Дополнительными преимуществами системы Hurma считается высокая безопасность, по подходу Single Tenant и клиентоориентированная техподдержка, которая отвечает в течение 5-10 минут в Telegram.
Подводя итог
Можно сказать, что под все перечисленные критерии, больше всех подходит Hurma System. Именно это комплексное решение поможет сэкономить на автоматизации в период кризиса, следить и поддерживать вовлеченность сотрудников, удерживая их.