Современное управление документацией в конкретной организации диктует необходимость разработки собственного табеля применяемых форм кадровых документов, часть из которых должна максимально соответствовать установленным межотраслевым унифицированным формам; другая часть должна быть заимствована из различных нормативно-методических материалов и адаптирована под потребности конкретной организации; а третья — разработана самостоятельно. Необходимость строгой регламентации полного состава и правил оформления каждого документа обусловлена тем, что кадровые документы являются социально значимыми и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, учете и хранении в течение длительного срока.
В основе информационно-документационной системы с учетом ее особого правового значения лежат Конституция РФ и законодательные акты, которые устанавливают принципы и формы взаимоотношений граждан с учреждениями, организациями и предприятиями, работодателей и работников, диктуют порядок документирования этих взаимоотношений.
Основным законодательным актом является Трудовой кодекс Российской Федерации. Большую роль в регулировании различных отношений граждан с учреждениями и фирмами играют Закон «Об информации, информатизации и защите информации», Закон «О персональных данных», Гражданский кодекс РФ, информационное, налоговое, пенсионное законодательство и т.п. Здесь же следует отметить нормативно-правовые документы, регулирующие трудовые правоотношения в специфических отраслях экономики, — уставы и положения о дисциплине (на железнодорожном транспорте, в пароходствах и др.). Нормативно-правовая документация издается различными ветвями власти, органами субъектов Федерации, детализирует и регламентирует единообразную практику применения норм права, например: Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, Тарифно-квалификационные характеристики общеотраслевых должностей служащих и общеотраслевых профессий рабочих, Единая тарифная сетка для служащих государственных организаций и т.д.
Формирование информационной части кадровых документов и их формы основывается на Общероссийских классификаторах (ОК) технико-экономической и социальной информации и унифицированных системах документации (УСД).
Плановая кадровая документация
Комплекс плановой документации включает в себя документы перспективного и текущего прогнозирования и планирования в части комплектования кадрами организаций, численного состава различных категорий рабочих и служащих, нормирования труда, повышения квалификации рабочих и служащих и т.п. Плановые документы составляются совместно сотрудниками планово-экономического управления (отдела), управления (отдела) кадров и других заинтересованных функциональных отделов. Программы и планы подписываются обычно руководителем планово-финансового подразделения и утверждаются первым руководителем организации.
Словарь кадрового делопроизводства. Программа — это плановый документ, содержащий обоснование и основные направления развития того или иного вида деятельности, имеет, как правило, перспективную направленность, например программа социального развития коллектива работников организации на 2010 — 2015 гг.
План — документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем (в той или иной форме), сроки, ответственных исполнителей, например план комплектования рабочими кадрами производственных подразделений.
График отпусков — документ, который определяет очередность предоставления отпусков сотрудникам организации. Необходимость его утверждения, а также правила составления прямо предусмотрены ч. 1 ст. 123 ТК РФ.
Технологическая цепочка процедуры составления плановых документов в обобщенном виде включает в себя:
— сбор, обобщение и анализ отчетных экономических показателей в сфере кадрового обеспечения организации за предыдущий и текущий периоды времени;
— получение концепции предполагаемого развития деятельности организации и проектирования новых направлений работы в последующие годы, совершенствования технической и технологической сферы обеспечения направлений деятельности, роста финансовых возможностей, размеров прибыли и состояния рынка продукции и услуг;
— прогнозирование динамики изменения должностного состава работников организации в разрезе специальностей, профессий, квалификации;
— проектирование динамики роста или уменьшения потребности по каждой должности, рабочему месту;
— определение источников пополнения работниками по каждой должностной категории и динамики удовлетворения потребности;
— расчет числа сокращаемых работников по должностям и перспектив их трудоустройства;
— расчет возможностей роста материального обеспечения труда работников по должностям;
— расчет возможностей совершенствования социальной инфраструктуры организации;
— разработку проектов программ развития и реализующих их долгосрочных и текущих планов;
— согласование, подписание и утверждение программ и планов;
— детализацию программ и планов по направлениям деятельности организации, структурным подразделениям и филиалам;
— текущее корректирование программ и планов с учетом реальных условий деятельности организации.
Планы бывают различных разновидностей: перспективные, годовые, квартальные, месячные. В качестве приложений планы и программы могут иметь графики, обоснования и расчеты, которые подписываются руководителями, составившими основной документ. Плановые документы согласовываются с профсоюзным органом и утверждаются первым руководителем или его заместителем.
К плановой документации мы относим также такие документы, как структура и штатная численность предприятия, штатное расписание, график отпусков рабочих и служащих, программы и планы расширения или сокращения числа сотрудников, изменения их квалификационного состава и соответствующие документы-обоснования (докладные записки, заключения, справки и др.). Указанные документы должны составляться в полном соответствии с утвержденными программами и планами развития кадрового обеспечения деятельности организации.
Структура и штатная численность организации имеет в содержательной части две графы: наименование структурных подразделений и должностей; штатная численность. Документ подписывается заместителем руководителя организации или руководителем структурного подразделения, утверждается первым руководителем и заверяется печатью организации. При необходимости внесения изменений и дополнений в этот документ издается приказ, во вводной части которого указывается основание для корректирования отдельных позиций структуры и штатной численности.
Штатное расписание (форма N Т-3) содержит в табличной части следующие графы: код и наименование структурного подразделения; код и наименование должности; количество штатных единиц; должностные оклады; надбавки: персональные и прочие; месячный фонд заработной платы; примечание. Штатное расписание утверждает первый руководитель организации («Утверждаю штат в количестве __________ единиц месячным фондом заработной платы _________ рублей»). Гриф заверяется печатью организации. Для внесения изменений и дополнений в штатное расписание необходимо издание приказа.
График отпусков (форма N Т-7) в табличной части содержит следующие графы: табельный номер; фамилия, имя, отчество; должность; месяцы для фиксирования продолжительности отпуска и изменений даты ухода в отпуск и выхода на работу; основание изменения даты ухода в отпуск и выхода на работу. График подписывает руководитель кадровой службы, визируют руководители структурных подразделений, график согласовывается с профсоюзным органом и утверждается первым руководителем организации.
Организационно-правовая кадровая документация
Комплекс организационно-правовой документации регламентирует порядок построения и функционирования системы управления персоналом в конкретном учреждении, организации, предприятии или фирме. В комплекс входят: правила внутреннего трудового распорядка или положение о персонале, положение об отделе (управлении) кадров, положение о службе персонала, положения о структурных подразделениях организации, должностные инструкции сотрудников организации, в том числе сотрудников отдела кадров, приказы (схемы, матрицы) разграничения полномочий между руководителями организации, различные положения, технологические инструкции, правила, методики, памятки по организации, контролю и анализу работы персонала, разнообразные методики по проведению собеседований, тестированию, аттестации и анкетированию претендентов на вакантные должности и работающего персонала и другие документы.
Технологическая цепочка процедуры составления организационно-правовой документации в обобщенном виде включает в себя:
— сбор и изучение действующих законодательных и нормативных правовых актов, утвержденных типовых и примерных положений, инструкций, рекомендаций и методик, ранее действовавших организационно-правовых документов;
— сбор и изучение распорядительных документов организации, касающихся объекта регламентации (учредительные документы, приказы о создании структурных подразделений, штатное расписание и другие);
— собеседование с руководством организации и основных структурных подразделений, ведущими специалистами, работниками по заранее разработанной схеме вопросов с целью выяснения их мнения по поводу содержания будущего организационно-правового документа;
— разработку концепции организационно-правового документа (назначение, структура, основные разделы, принципиальные положения и т.п.); согласование концепции с заинтересованными должностными лицами и работниками;
— составление первого варианта организационно-правового документа, рассылка его в копиях заинтересованным должностным лицам и работникам, сбор замечаний, предложений и пожеланий;
— обобщение и анализ полученных отзывов, составление окончательного варианта (проекта) организационно-правового документа;
— согласование (визирование) проекта документа с заинтересованными должностными лицами и руководителями соответствующих функциональных структурных подразделений;
— подписание, утверждение документа, рассылка его в структурные подразделения для изучения работниками и использования в работе; проставление на документе росписей работников об ознакомлении с документом;
— контроль со стороны руководителей всех рангов реализации требований и правил, установленных организационно-правовым документом;
— регулярное внесение изменений и дополнений в организационно-правовой документ в соответствии с эволюцией направлений деятельности организации, структурных подразделений, методов управления, способов документирования и технологии производства.
Правила внутреннего трудового распорядка являются локальным нормативным актом организации, регламентирующим порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания и иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации. Правила составляют на основе утвержденного типового варианта подобных правил совместно руководителем кадровой службы, юрисконсультом организации и представителем профсоюзного органа, подписывает правила, как правило, руководитель кадровой службы.
Правила утверждаются работодателем после консультаций с представительными органами работников. Они могут быть приложением к коллективному договору.
Положение о структурном подразделении определяет статус подразделения в иерархической структуре организации и имеет следующие разделы содержательной части: Общие положения; Основные задачи; Функции; Права и обязанности руководителя подразделения; Ответственность руководителя; Взаимоотношения. Связи; Организация работы. Составляется положение в структурном подразделении по заданию и под контролем заместителя первого руководителя, согласовывается с заинтересованными функциональными структурными подразделениями, подписывается заместителем первого руководителя (или руководителем вышестоящего структурного подразделения) и утверждается первым руководителем. Изменения в положение вносятся приказом.
Должностная инструкция устанавливает организационно-правовое положение работника и имеет следующую структуру содержательной части: Общие положения; Функции; Должностные обязанности; Права; Ответственность; Взаимоотношения (связи по должности). Инструкция составляется руководителем структурной части подразделения (бюро, группы, участка), подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается, как правило, заместителем первого руководителя, курирующим подразделение. Изменения в инструкцию вносят приказом.
Другие организационно-правовые документы могут иметь упрощенную методику составления и основываться на аналогах, используемых в других организациях.
Персональная документация
Комплекс персональных документов служит инициативным условием возможности установления, ведения, изменения или прекращения трудовых правоотношений гражданина с организацией. Однако факт их выдачи или наличия сам по себе эти отношения не устанавливает. Комплекс является объемным и включает в себя:
— документы, выданные гражданам соответствующими государственными органами, организациями и юридически подтверждающие те сведения, которые граждане сообщают о себе, об образовании, специальности, профессии, стаже работы, семейном положении и т.д., — паспорт, трудовая книжка, военный билет, диплом, свидетельство, аттестат, направление на работу, листок нетрудоспособности (больничный лист), медицинская справка, повестка военкомата и другие;
— документы, выдаваемые работникам учреждением или фирмой по месту работы для подтверждения различных правовых фактов и целевого представления: копии приказов, согласие на перевод, ходатайство, письмо-рекомендация, характеристика, различные виды справок, подтверждающие место работы, должность, заработную плату, удостоверение, пропуск, командировочное удостоверение (формы N N Т-10, Т-10а), почетная грамота и другие;
— документы, составленные и направляемые гражданами или работниками работодателю или профсоюзному органу в целях установления, изменения или прекращения трудовых или иных правоотношений: личные заявления рабочих и служащих, резюме, рекомендательные письма физических лиц, письменные обращения, жалобы, объяснительные записки и другие;
— служебные документы, характеризующие профессиональные, деловые, моральные и личные качества работника и не предназначенные для передачи этому работнику: представление к назначению на должность, аттестационный лист, протокол проведения собеседования, результаты тестирования и анкетирования, справка-объективка, переписка по различным вопросам, связанным с конкретными работниками, докладные и служебные записки, протоколы и решения конкурсных, аттестационных комиссий, комитетов, коллегий, ученых и художественных советов, заседаний правлений, собраний акционеров и другие документы.
Форма персональных документов, правила их составления, заполнения, оформления и восстановления устанавливаются различными нормативными документами и государственными стандартами.
Процесс приобретения гражданином права на получение тех или иных персональных документов (кроме трудовой книжки) регламентируется не трудовыми, а иными нормами права и обеспечивается самостоятельными специфическими комплексами (системами) документации, которые, по сути, являются ответвлениями от кадровой информационно-документационной системы, например: документация по получению гражданином среднего и высшего образования, рабочей профессии, документация по присуждению ученых степеней и присвоению ученых званий, документация по прохождению воинской службы, документация по повышению квалификации рабочих и служащих, получению ими смежных профессий, переподготовке специалистов в связи с сокращением штатов и т.д.
Документы об образовании, профессии могут выдаваться также негосударственными учебными организациями, имеющими государственную лицензию на выдачу подобных документов.
Договорная кадровая документация
Комплекс договорной документации по кадрам регламентирует правовые взаимоотношения работников и работодателя в процессе реализации различных аспектов их социального партнерства. Взаимоотношения закрепляются в соглашении, коллективном договоре и трудовом договоре, при какой-либо недоговоренности в этих отношениях в ходе переговоров составляется протокол разногласий.
Словарь кадрового делопроизводства. Соглашение — правовой акт, устанавливающий общие принципы регулирования социально-трудовых отношений и связанных с ними экономических отношений между полномочными представителями работников и работодателей на федеральном, региональном, отраслевом (межотраслевом) и территориальном уровнях в пределах их компетенции.
Коллективный договор — правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей.
Содержание и структура, порядок разработки и заключения коллективного договора определяется сторонами. В договоре, например, закрепляются обязанности работодателя по поводу обеспечения необходимых условий и оплаты труда, техники безопасности, гарантий соблюдения трудового законодательства, защиты конфиденциальной информации и т.п. Коллективный договор и соглашение направляются на уведомительную регистрацию в соответствующий орган по труду.
Трудовой договор (контракт) является соглашением между работником и работодателем, носит индивидуальный характер. В соответствии с договором работник обязуется выполнять определенную этим соглашением работу (трудовую функцию, работу по определенной должности, специальности, профессии), соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка, а работодатель обязуется предоставлять работнику обусловленную договором работу, обеспечивать необходимые условия труда, своевременно и в полном размере производить оплату труда работника. Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и только в письменной форме.
Трудовой договор может иметь типовое или индивидуальное содержание и вступает в силу с момента его подписания работником и работодателем, если иное не оговорено в самом договоре. Если работник не приступил к работе в установленный срок без уважительных причин в течение недели, то трудовой договор аннулируется путем издания соответствующего приказа.
Распорядительная документация по кадровым вопросам
В комплекс распорядительной документации входит набор различных по назначению приказов (распоряжений) по личному составу, предназначенных для юридического оформления заключенного трудового договора гражданина с организацией. Издание приказов по личному составу обязательно: при назначении работников на должность (даже при наличии контракта), освобождении от должности и перемещениях по службе; при вынесении поощрений и наложении дисциплинарных взысканий; при введении единых и типовых норм выработки (обслуживания), тарифно-квалификационных справочников, единых тарифных сеток, утверждении систем оплаты труда работников; в случаях премирования работников и выплате единовременных денежных вознаграждений; при приобретении и повышении квалификации, присвоении разрядов, классности, а также при предоставлении внеочередного отпуска, перемене фамилии и в других случаях.
Приказы служат единственным основанием внесения соответствующих записей в трудовые книжки, ученые и другие документы.
Приказы составляются совместно отделом (управлением) кадров и заинтересованными структурными подразделениями. В установленных законом случаях приказы должны иметь гриф согласования с профсоюзным органом. Проект приказа согласовывается с главным бухгалтером, юрисконсультом, руководителями заинтересованных и функциональных структурных подразделений. Обязательна виза руководителя службы персонала (начальника отдела кадров). Приказ подписывается обычно первым руководителем или в соответствии с распределением полномочий между заместителями первого руководителя — его заместителем по кадрам (персоналу).
Отличительной особенностью приказа по личному составу является то, что он выполняет двоякую роль в процедуре документирования конкретного правового действия: с одной стороны, приказ удостоверяет наличие юридического факта возникновения, изменения или прекращения трудового договора, т.е. этот документ является распорядительным. С другой стороны, такой приказ регистрирует этот факт, т.е. выступает в роли первичного учетного документа и порождает технологическую цепочку других учетных и отчетных кадровых документов.
Следовательно, любой приказ по личному составу как вид документа может быть отнесен одновременно не только к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), но и к унифицированным формам первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (УСПУД). Двоякая системная принадлежность многих документов по личному составу имеет объективный характер, подчеркивающий не только особую значимость этого вида документа для кадровой работы, но и единый комплекс требований к информационному содержанию этого документа в соответствии с назначением и сущностью указанных систем документации.
Основная часть документов, оформляющих отношения работников, вошла в состав унифицированных форм первичной учетной документации в разделе учета труда и его оплаты, утвержденных в 2004 г.
| Номер формы | Наименование формы |
| По учету кадров | |
| Т-1 | Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу |
| Т-1а | Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу |
| Т-2 | Личная карточка работника |
| Т-2ГС | Личная карточка государственного служащего |
| Т-3 | Штатное расписание |
| Т-4 | Учетная карточка научного, научно-педагогического работника |
| Т-5 | Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу |
| Т-5а | Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу |
| Т-6 | Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику |
| Т-6а | Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам |
| Т-7 | График отпусков |
| Т-8 | Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником |
| Т-8а | Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками |
| Т-9 | Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку |
| Т-9а | Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку |
| Т-10 | Командировочное удостоверение |
| Т-10а | Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении |
| Т-11 | Приказ (распоряжение) о поощрении работника |
| Т-11а | Приказ (распоряжение) о поощрении работников |
| По учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда | |
| Т-12 | Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы |
| Т-13 | Табель учета использования рабочего времени |
| Т-49 | Расчетно-платежная ведомость |
| Т-51 | Расчетная ведомость |
| Т-53 | Платежная ведомость |
| Т-53а | Журнал регистрации платежных ведомостей |
| Т-54 | Лицевой счет |
| Т-54а | Лицевой счет (свт) |
| Т-60 | Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику |
| Т-61 | Записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником |
| Т-73 | Акт о приемке работ, выполненных по трудовому договору (контракту), заключенному на время выполнения определенной работы |
Между разработчиками унифицированных систем состав курируемых комплексов был разграничен еще в конце 1970-х годов, но иногда документы все же дублируются, например: приказы о приеме на работу, о переводе на другую работу, об увольнении представлены в системах организационно-распорядительной и отчетно-статистической документации.
Поэтому приведенный выше перечень документов дополняется более ранними по времени выпуска формами из унифицированной системы организационно-распорядительной документации:
| Код по ОКУД | Наименование формы |
| Документация по приему на работу | |
| 02810714 | Заявление о приеме на работу |
| 02810714 | Протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу |
| Документация по переводу на другую работу | |
| 02820718 | Заявление о переводе на другую работу |
| 02821416 | Представление о переводе на другую работу |
| Документация по увольнению с работы | |
| 02830711 | Заявление об увольнении |
| 02831610 | Протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении |
| Документация об оформлении отпусков | |
| 02840715 | Заявление о предоставлении отпуска |
| Документация по оформлению поощрений | |
| 02851417 | Представление о поощрении |
| 02851618 | Протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении |
| Документация по оформлению дисциплинарных взысканий | |
| 02860416 | Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины |
| 02860913 | Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины |
| 02861516 | Приказ о наложении дисциплинарного взыскания |
| 02861611 | Протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания |
Учетная документация
Комплекс учетной кадровой документации выполняет функцию персонального учета работников и является накопителем (базой) персональных данных, получаемых при первичной регистрации и последующем обновлении необходимых индивидуальных сведений по составу и движению кадров.
С точки зрения технологии регистрации и накопления персональных данных работников комплекс первичной учетной документации можно разделить на две подгруппы: а) первичные учетные документы и б) производные (вторичные) учетные документы.
Первичные учетные документы содержат исходную информацию и заполняются в точном соответствии с персональными документами граждан (работников) и включают в себя: личный листок по учету кадров, дополнение к личному листку по учету кадров, экранные входные формы автоматизированных информационных систем, шаблон которых заполняется на дисплее.
К таким учетным документам относится также личная карточка унифицированной формы N Т-2, если на работника не заводится личное дело. В эту подгруппу входят традиционные и электронные документы-корректировки для внесения текущих изменений в массив (картотечный или машинный) учетных данных. Сюда же входят различные формы специализированных анкет и карточек.
Производные учетные формы носят ярко выраженный вторичный (повторный) характер и в информационном отношении базируются на исходной информации первичных учетных документов. Основное назначение этой подгруппы документов заключается в обеспечении полной и динамичной информацией всех направлений справочной, справочно-контрольной, справочно-аналитической и отчетной работы по кадрам.
Информационные показатели во вторичных учетных формах перегруппировываются в соответствии с целевым назначением учетного документа или запроса. В автоматизированном режиме на их основе могут производиться необходимые расчеты, составляться графики и т.п.
В подгруппу производных учетных документов входят: личная карточка унифицированных форм N Т-2 и N Т-2ГС (для государственных служащих), если на работника заведено личное дело, учетная карточка научного работника (унифицированной формы N Т-4), специализированные карточки персонального учета специалистов, военнообязанных и т.п., имеющие форму традиционных и электронных документов. Иногда в отделах кадров ведутся журнальные формы регистрации учетных сведений: алфавиты, указательные списки, книги учета и т.п.
Эта подгруппа документов является наиболее массовой по объему и в то же время менее всего регламентированной по составу видов, информационному содержанию и форме.
Документация по учету использования рабочего времени
и расчетов с персоналом по оплате труда
Комплекс документации по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда информационно базируется на сведениях, содержащихся в трудовом договоре, плановых и распорядительных документах, например штатном расписании и приказах (распоряжениях) по личному составу. Комплекс образуется в процессе учета рабочего времени и расчета соответствующего материального вознаграждения рабочих и служащих за труд.
Данный комплекс документации включает в себя следующие унифицированные формы: табель использования рабочего времени и расчета заработной платы, табель использования рабочего времени, расчетно-платежная ведомость, расчетная ведомость, платежная ведомость, журнал регистрации платежных ведомостей, лицевой счет, лицевой счет (для средств вычислительной техники), записка-расчет о предоставлении отпуска работнику, записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником, акт о приемке работ, выполненных по трудовому договору (контракту), заключенному на время выполнения определенной работы.
Отчетная и отчетно-справочная документация
Комплекс отчетной и отчетно-справочной документации концентрирует в обобщающем виде сводные, итоговые и аналитические информационные показатели, отражающие эффективность выполнения функций управления персоналом за определенный период времени.
Отчетная документация характеризуется четкой периодичностью представления ее адресатам (годовой, полугодовой, квартальной и т.п.) и наличием в большинстве случаев единообразных унифицированных или типовых форм, утвержденных органами функционального управления. Это, прежде всего, отчетная документация, представляемая в органы статистики и вышестоящие органы управления. В соответствии с иерархией управленческих структур отчетные документы приобретают сводный характер (сводных таблиц итогов). Отчетная документация информационно тесно связана, с одной стороны, с плановой документацией, а с другой — с учетными документами.
В работе кадровых подразделений (служб персонала) значительное место занимает так называемая внутренняя справочная (отчетно-справочная) документация: справки, сводки, перечни и т.п., необходимая руководству организации или функциональным подразделениям. Количество разновидностей этой документации может насчитывать десятки переменных наименований.
Как правило, требования на информацию не имеют заранее разработанной формы и отличаются непериодичностью запроса, обилием запрашиваемых показателей (не менее 7 — 10 показателей в каждом запросе), различной трактовкой показателей. При этом запросы могут быть как сводного, обобщающего характера, так и индивидуального, по конкретным работникам.
Следовательно, комплексы документов, обеспечивающих выполнение функций управления персоналом в организациях, характеризуются:
— с одной стороны, достаточно четкой структурой и содержанием в соответствии с целевым назначением и соподчиненностью включаемых в них информационных показателей;
— с другой стороны, значительная часть ведущихся в конкретных организациях кадровых документов не имеет официального статуса и не должна, строго говоря, вестись в обязательном порядке, такие документы относятся к понятию «традиционные».
Следовательно, как и требует современное управление документацией, в конкретной организации должен быть составлен собственный табель применяемых форм кадровых документов, часть из которых должна максимально соответствовать установленным межотраслевым унифицированным формам; другая часть должна быть заимствована из различных нормативно-методических материалов и адаптирована под потребности конкретной организации; а третья — разработана самостоятельно.
Сама необходимость строгой регламентации полного состава и правил оформления каждого документа обусловлена тем, что кадровые документы являются социально значимыми и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, учете и хранении в течение длительного срока.
Источник: hr-portal.ru