Для руководителя, вставшего на путь организационного строительства, часто сложной задачей представляется вовлечению сотрудников подразделения или компании в процесс изменений.
Как быстро и эффективно информировать персонал об изменениях, довести до сведения персонала суть, цель и характер предстоящей трансформации, не вызвав их сопротивления? Об этом вы узнаете из этой статьи.
Период организационных изменений всегда связан с нестабильным эмоциональным состоянием коллектива — наше сознание по умолчанию воспринимает любые перемены как угрозу, и поэтому внедрение инноваций часто бывает связано с бессознательным сопротивлением сотрудников, опасающихся утратить былую стабильность.
Существует пять этапов принятия изменений:
1. Шок — первая реакция на изменения,
2. Гнев — стремление уничтожить источник изменений
3. Торг — желание «купить» возврат к прошлом или минимизировать изменения
4. Печаль — осознание неизбежности перемен и грусть по этому поводу
5. Принятие — осознание необходимости смириться с новыми условиямиа
Задача руководителя — помочь сотрудникам пройти последовательно все пять этапов как можно быстрее, сделать этот процесс управляемым и предсказуемым, быть лидером этого процесса.
Важно понимать, что в природе человека заложена последовательность этих пяти этапов, и «перепрыгнуть» из шока от изменений сразу к принятию — невозможно.
Руководителю следует с пониманием относиться к эмоциональным проявлениям сотрудников на каждом из этапов, осознавая, что это не «плохой характер» людей, а их естественные проявления, служащие цели принятия предлагаемых изменений.
Для того, чтобы довести информацию об изменениях одновременно до всех сотрудников, проводится общее собрание. В течение нескольких дней перед собранием стоит провести индивидуальные встречи с ключевыми сотрудниками и лидерами мнений, чтобы заручиться их поддержкой. Общее собрание служит цели «перевести» компанию в новый режим деятельности, не потеряв никого в этом процессе, дать явную и открытую информацию по всем важным вопросам.
Для проведения собрания такого рода разработан алгоритм, включающий в себя элементы:
1. Ситуация
2. Проблема
3. Прогноз
4. Решение
5. Действия
Во-первых, формат данных.
Вы описываете для участников общего собрания существующую ситуацию, предоставляя информацию в виде фактов, цифр, сводок статистики, результатов оценики и т.п.
Во-вторых, проблема.
Вы обозначаете и формулируете проблему, которая требует решения.
В-третьих, прогноз.
Вы даёте прогноз развития ситуации, если при наличии этой проблемы, не будет предпринято никаких действий. Вы говорите о последствиях и подчеркиваете негативный характер этих последствий для компании, каждого подразделения и каждого сотрудника в отдельности.
После этого вы делаете небольшую паузу и затем предлагаете сотрудникам высказать своё отношение к сложившейся ситуации и дать свои предложения по решению проблемы.
Управляйте этим процессом из роли модератора, давайте слово, помогайте держаться рамок регламента выступлений, суммируйте и обобщайте содержание выступлений сотрудников.
Если их предложения совпадают с вашим видением решения проблемы — прекрасно, вы сможете опереться на их выступления в следующем этапе собрания. Если нет — не беда, вы сможете сказать о своём предложении в дополнение к сказанному выступающими сотрудниками.
В-четвертых, вы озвучиваете заготовленное вами предложение, ваш вариант решения проблемы. Опишите основания, почему вы считаете это решение оптимальным. Подчеркните выгоды, которые несёт за собой реализация этого решения для компании в целом, подразделения, каждого сотрудника.
В-пятых, предложите участникам собрания высказать свои предложения и обсудить план действий по реализации этого решения. Управляйте процессом обсуждения и собирайте те предложения сотрудников, которые помогут вам в процессе организационной трансформации.
Завершите обсуждение, когда по большинству основных пунктов сотрудники достигли согласия и разговор смещается в сторону обсуждения деталей, нюансов и рабочих моментов реализации проекта изменений.
В конце собрания поблагодарите всех участников, особо, персонально поблагодарите наиболее активных участников обсуждения, сообщите, что протокол собрания с формулировками принятых решений будет разослан всем участникам собрания.
Результатом такого собрания является:
— общее согласованное понимание необходимости совместных действий по решению проблемы
— общий язык, единые формулировки и понятия, описывающие проблему и пути решения
— переход на стадию принятия ситуации и планированию действий для изменения ситуации.
Подход к внедрению изменений, описанный в данной статье, поможет вам сэкономить время, силы и эмоциональную энергию — ценные ресурсы, которые ещё потребуются вам на пути инноваций, решить задачу информирования об изменениях без сопротивления.