Организация кадровой работы с удаленными подразделениями имеет свои сложности и это касается не только оформления документации и соблюдения сроков, а также установления взаимопонимания с сотрудниками. Следует учитывать некотрые правила, благодаря которым достичь желаемого станет гораздо проще и легче.
Организации, имеющие филиалы или представительства зачастую сталкиваются с проблемами по организации работы. Следует помнить о том, что согласно действующего законодательства (ст. 55 ГК РФ, ст. 5 Федерального закона от 08.02.1998 №14-ФЗ (ред. от 31.12.2017) «Об обществах с ограниченной ответственностью» (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.02.2018), филиалы и представительства не являются юридическими лицами, их руководители действуют на основаниии доверенности юридического лица.
Для организации работы необходимо:
- Изучить нормативную базу с учетом особенностей регионов, также документы местного законодательства (обратить внимание на МРОТ, коэффициенты, надбавки, если имеются, квотирование рабочих мест).
- Разработать и утвердить локальные нормативные акты (помимо предусмотренных трудовым законодательством праздничные дни обязательно включить региональные праздники). При наличии большого количества филиалов или представительств гораздо эффективнее работает отдельный документ на каждый регион, а не единый для всей компании.
- Разработать и утвердить штатное расписание (можно вести общее для всех, однако при большом количестве представительств или филиалов гораздо удобнее вести отдельный документ по каждому отдельно).
- Провести аудит трудового договора, обязательно включить особенности конкретного региона (коэффициенты, надбавки, дополнительные отпуска, оплата проезда и т.д.).
- Закрепить зоны ответственности за принятие решений, право подписания документов, внесение изменений в штатное расписание в Положении о подразделении и Доверенности на руководителя представительства или филиала.
- Разработать регламенты работы и должностные инструкции ответственных лиц.
- Назначить ответственных за ведение и хранение трудовых книжек на местах приказом руководителя организации.
- Разработать и утвердить единые формы документов для всех.
Рекомендую составлять дорожные карты или пошаговые инструкции для взаимодействия с кадровиками из других регионов, такой подход к работе помогает систематизировать процесс и довольно быстро получить результат.
Организация работы потребует не малого количества времени и сил, однако это того стоит, при налаживании всего мехаизма вам нужно будет только контролировать процесс.