Собрания считается полезными по ряду причин:
- Имеют положительное групповое воздействие на всех участников команды. Каждый ручается произвести конкретный вид работы и предоставить итоги выполнения к следующему собранию. Ни у одного участника нет возможности избежать выполнения своих обязанностей и не отчитаться на собрании, благодаря чему все участники команды имею четкое представление о том, кто реально выполняет поставленные задачи, а кто создает видимость. К тому же начальнику подобные собрания четко демонстрируют, на кого можно из команды положиться.
- Начальник всегда осведомлен о текущем положении дел. Собрания ярко показывают начальнику общую картину групповой и индивидуальной работы, исключая кропотливые проверки и индивидуальные разговоры с каждым участником команды. Во время собрания становится ясно, кому из участников необходимо оказать помощь.
- Способствуют развитию умения планировать. Собрания учат правильно рассчитывать свои ресурсы и конкретно оценивать конечный результат своей деятельности.
- Способствуют концентрации внимания. Каждый участник команды четко знает свои рабочие задачи, так как все участники команды оказывали помощь в их утверждении.
- Ярко демонстрируют важнейшие вопросы, которые необходимо срочно решать. Собрания позволяют обнаружить трудности и решить их коллективно. В результате стремительного решения возникших трудностей команда значительно быстрее приходит к достижению высоких результатов.
- Способствуют повышению чувства ответственности, что является источником эффективности.
Только систематические собрания способны дать результаты о положении дел, поэтому их стоит проводить примерно один раз в две недели. Принято собрание делить на три этапа. Во время первого периода команда представляет отчет о текущем положении дел, во время второго идет обсуждение и решение важнейших задач, во время третьего происходит планирование рабочего процесса на ближайшее время.
Основные тонкости эффективных собраний
Буквально на первом собрании участники команды под руководством начальника должны сформулировать критерии эффективного собрания. Чтобы собрание прошло плодотворно, необходимо соблюдение цепочки значимых условий:
- собрание всегда должно иметь четкое обговоренное время его начала и завершения;
- все участники команды включены в процесс обсуждения;
- собрание должно производиться с конкретной целью и смыслом;
- все участники команды заранее осведомлены о повестке собрания;
- все участники команды идут на собрание с подготовленным отчетом о проделанной работе;
- собрания проходят четко по теме;
- собрание должно иметь результат;
- во время собрания ведется протокол, который всегда находится в открытом доступе для всех участников команды.
Необходимо после проведения собрания опросить участников команды об их результативности.
Технология написания краткого отчета
Краткий отчет – это письменная оценка успехов команды, который используется исключительно внутри нее, но и при необходимости может предоставляться заинтересованным лицам с целью информирования. На практике принято писать подобные отчеты раз в месяц или квартал.
Правильно выполненный отчет позволяет всех заинтересованных лиц познакомить с общей картиной побед и преимуществ команды, поэтому он не должен иметь мельчайших деталей, необходимо указывать только важные факты – описание положения значимых задач, сравнительный анализ с предыдущими показателями, перечень важных успехов команды, список планов на ближайшее время и другие стоящие данные, относящиеся к трудовому процессу и команде.
Так как в кратком отчете речь идет о функционировании всей команды, то в его написании должен участвовать весь коллектив. А задача начальника – это редактирование и утверждение окончательной версии отчета. Для вовлечения каждого участника команды в процесс написания отчета необходимо разделить его на части и доверить составление каждой части конкретному участнику команды. Отчитываясь перед руководством за определенные командные успехи, каждый участник будет более добросовестно выполнять свои непосредственные рабочие задачи, стараясь своими действиями не подвести всю команду.