Несколько рекомендаций для руководителей:
- Проявите заботу о ваших сотрудниках: предпримите все возможные меры по сохранению здоровья вашей команды. Если есть возможность перевести их в удаленный режим – сделайте это как можно раньше.
- При переходе на удаленный формат работы общайтесь с сотрудниками. Если у вас нет общих рабочих и развлекательных чатов – самое время создать их.
- Не нужно устанавливать тотальную слежку за работой команды – это приведет к еще большему падению производительности. Сформулируйте четкие цели и контролируйте итоговые показатели по ним.
Удаленный формат работы не означает, что компания должна отказаться от таких активностей как совещания, обучение или тимбилдинг. Напротив, именно сейчас вашим сотрудникам нужно чувствовать поддержку компании и формировать командный дух. Дистанционное обучение для вашей команды в такое непростое время имеет ряд преимуществ. Во-первых, это позволит понять вашим сотрудникам, что эта ситуация – это лишь временные трудности, к которым компания готова. Во-вторых, ваша команда «прокачает» навыки, которые сможет применять в работе прямо сейчас или с выходом в офис. Кроме того, участие в дистанционном обучении поможет сотрудникам быть в тонусе и не терять связи с коллегами.
Мы пообщались с представителями компаний-клиентов и выявили 3 основные проблемы, с которыми столкнулись руководители при организации удаленной работы своих команд на время карантина.
1. Менеджеры не имеют аналогичного опыта дистанционного управления командой
Это неудивительно, ведь массовый карантин организуется на территории Украины впервые. Обеспечить полноценную работу всего коллектива – цель непростая, но достижимая. Во время таких чрезвычайных ситуаций необходимо быстро реагировать и принимать соответствующие меры, в частности, учить менеджеров управлять командой на расстоянии.
Чему учить менеджеров и руководителей?
– Дистанционное управление командой
– Управление конфликтами в организации
– Самомотивация и концентрация
– Планирование проектов, формирование задач и контроль их выполнения
– Психологическая поддержка членов команды
Отсутствие возможности непосредственного контроля работы работников – одна из наиболее распространенных проблем дистанционного управления. Но согласитесь, никому не нравится, когда в твой монитор иногда заглядывает менеджер и проверяет, чем ты занимаешься. Чтобы ваши сотрудники выполняли работу и сдавали проекты вовремя, необходимо мотивировать их и создавать надлежащие условия труда. Существует много неочевидных средств нематериальной стимуляции, поэтому стоит узнать, наиболее подходящие для вашей команды.
2. Офисные работники не привыкли работать дома, а тем более учиться онлайн
Да, это психологически сложно: быстро переключиться с одного режима на другой. Но если менеджер умеет управлять дистанционной командой, то он знает, как организовать работу каждого из подчиненных. Следует акцентировать внимание на том, что карантин – это не отпуск и не sick-day, а вынужденные меры, предпринятые для безопасности вашей команды.
Карантин также дает возможность более эффективно использовать освободившееся время, которое раньше тратилось на дорогу в офис. Обучение вашего персонала – это важная инвестиция в бизнес и человеческий капитал. Если раньше у вас не было возможности организовать обучение, самое время это сделать.
Чему учить работников:
– проектный менеджмент и тайм-менеджмент
– повышение уровня hard-skills (профильное программное обеспечение, иностранные языки и т.п.)
– самоконтроль и самомотивация, self-management
– стрессоустойчивость и профилактика профессионального выгорания
– mindfulness и осознанность в бизнесе
Онлайн-обучение во время карантина позволяет подготовить вашу команду к новым свершениям в пользу вашего бизнеса. И, как можно догадаться, опробование устойчивости для десятков сфер предпринимательства еще впереди.
3. Отсутствие у работников принадлежности к команде
Когда работаешь удаленно и общаешься с коллегами только в мессенджере, трудно поддерживать атмосферу. Если в офисе рабочие сидят рядом и могут перекинуться парой слов, то в онлайн-режиме такое непринужденное общение ограничено.
Менеджерам нужно работать над командообразованием в сети и формированием командного духа в коллективе. В настоящее время существует множество программ, которые могут обеспечить качественную коммуникацию групп людей в Интернете: хорошо знакомый Skype, Zoom для совещаний, Messenger для быстрой коммуникации и Telegram с его защищенными чатами. Не нужно ограничиваться только мессенджерами: проводите совещания и обучение в формате видеоконференций, устраивайте коллективные развлечения онлайн, общайтесь на нерабочие темы время от времени.
Пока многие компании просто вынуждены внедрить дистанционный формат работы. Менеджеры, ранее руководившие командой только в пределах офиса, столкнулись с трудностями, связанными с организацией работы из дома. Главный вопрос – как работать из разных уголков города без ущерба качеству работы, производительности и командного духа?
Шаг 1. Дистанционный формат
Определите всех сотрудников, работа которых может выполняться вне офиса, и переведите их в дистанционный формат. Специалистам, работа которых напрямую связана с физическим присутствием в офисе или других локациях, необходимо провести инструктаж по мерам безопасности во время карантина, возможно предусмотреть вариант сокращенной работы посменно, а также обязательно обеспечить все необходимое для сохранения их здоровья ( трансфер к/с работы, измерение температуры, антисептики, маски и т.п.).
Шаг 2. Коммуникация
Выберите основные каналы связи для рабочих вопросов и общения, а также таск-менеджер, который будет использоваться для планирования работы и установления конкретных задач команде. Легко начать пользоваться, например, приложением Trello или Asana. С больших это Wrike, Jira. Уделяйте время видеоконференции с командой отслеживанию прогресса задач и оперативному выявлению проблем.
Шаг 3. Программное обеспечение
Убедитесь, что каждый сотрудник имеет на ПК необходимые программы и добавлен в коллективные чаты. При необходимости проведите экспресс-обучение по использованию той или иной программы.
Шаг 4. Планирование
Спланируйте деятельность вашей команды на неделю и создайте подробный перечень заданий для каждого работника/отдела с конкретными достижимыми и измеряемыми результатами, четкими сроками достижения. В конце недели проанализируйте, какие задачи остались невыполненными и почему. При планировании следующего периода учтите это.
Шаг 5. Неформальное общение
Не забывайте общаться с командой по неформальным темам. Поддерживайте дружелюбную и спокойную атмосферу в коллективе, проводите обучение и другие онлайн активности для команды, чтобы минимизировать негативные последствия самоизоляции каждого работника.
Следует помнить, что карантин – это стресс не только для бизнеса, но и для каждого человека. В это время вашим работникам как никогда нужна поддержка команды и стабильности. Именно от того, как руководитель организует дистанционный формат работы, зависит производительность работников и их стремление внести свой вклад в развитие вашей компании. Будьте на шаг впереди – развивайте свою команду и оставайтесь здоровыми!