В любом проекте в определенный момент наступает весьма специфическая стадия, когда сотрудники свою часть работы уже сделали, а заказчик работу еще не принял. Вот тут и выясняется, насколько хорошо поработал менеджер проекта. Смог ли он правильно понять требования заказчика, смог ли он донести их до команды проекта, предусмотрел ли он возможность доработки проекта, проконтролировал ли качество работы и т.п. К тому же важно, чтобы члены команды понимали, что на этой стадии их работа возможно еще не закончена.
Иногда в проектах возникают ситуация, когда команда не рассчитывает на какие бы то ни было изменения, после «завершения» своей части работы. Участники проекта распределяются по другим проектным командам, получают новые задания и совершенно не горят желанием довести проект до конца. И в чем то они будут правы. Никто не хочет брать на себя ответственность за то, в обсуждении чего не участвовал, и за обязательства, которые на себя не брал. Всегда нужно включать членов проектной команды в оценку масштабов проекта, а также резервировать их ресурсы на финальную часть проекта. Все возражения по ресурсам на доработку должны остаться в начале проекта.
После начала работ, необходимо следить за ходом реализации проекта, чтобы завершить его в срок и в рамках бюджета. Бывают ситуации, когда исполнитель говорит, что всё сделано, но в действительности это не совсем так. Это может произойти по следующим причинам:
- Исполнитель считает, что завершение работы займет совсем небольшой промежуток времени, поэтому он может сказать, что работа уже выполнена (чтобы не отвечать за отставание по срокам), и попытаться быстро её доделать. Если эта проблема произошла в первый раз, необходимо дать исполнителям соответствующие указания. Если это случится еще раз, возможно, у вашей проектной команды проблемы с производительностью.
- Исполнитель считает, что работа выполнена, однако при проверке результатов обнаруживается, что нужны исправления и доработка. Возможно, исполнитель просто хочет уйти из проекта, ссылаясь на истекшие сроки. Причина также может быть и в изначальном непонимании исполнителем поставленной задачи. Как и в предыдущем примере, если это произошло в первый раз, достаточно дать необходимые указания. Если ситуация повторяется, это признак чего-то более серьезного.
Для того чтобы избежать данной проблемы, нужно, чтобы все основные результаты проходили процесс утверждения, а сроки утверждения и доработки определялись на основе обратной связи с исполнителем. Если работа будет считаться завершенной, только после ее утверждения, исполнитель не сможет скрывать свои недоделки, и будет ясно, что ему нужно сдать к указанному сроку — первоначальный проект или доработанный и утвержденный продукт.