В наше время с новыми сотрудниками уже никогда (ну или почти никогда) не обходятся по принципу «кинем в воду, если выплывет, то выплывет». У больших корпораций, чтобы облегчить жизнь новичкам, есть положения об адаптации, welcome-тренинги, корпоративные социальные сети и многое другое. А в средних и небольших компаниях, где даже эйчара может не быть, все адаптационные мероприятия проводятся по наитию руководителя. А поскольку «качество» наития бывает разным, то и результат получается соответствующим.
По статистике, большинство сотрудников, увольняющихся в течение полугода после выхода на новую работу, принимают это решение в первые две недели после трудоустройства. А потом просто пережидают испытательный срок («не меня ушли, а я сам ушёл») и то минимальное время, которое им кажется приличным вписать потом в резюме. Поэтому продуманный и зафиксированный на бумаге план адаптации нового персонала может стать панацеей против текучки. И облегчит жизнь все вокруг: новым работникам, HR-специалистам, руководителям и всем коллегам, которым не придётся в очередной раз ждать, когда же новичок войдёт в курс дела.
Каждый из нас знает, какой это стресс – выход на новое место работы. И представляет, как сложно самостоятельно привыкать к новой обстановке, налаживать контакты с коллегами, самому разбираться, как все устроено, методом проб и ошибок.
Принято считать, что адаптация нового сотрудника занимает от 2 до 8 недель (у топ-менеджеров дольше). Конечно, всё зависит от личных характеристик и склада характера новичка. Уверенный в себе экстраверт-сангвиник за три для перезнакомится со всеми, узнает все ходы-выходы, будет в курсе всех сплетен, станет душой отдела. А тревожный интроверт-меланхолик будет чувствовать себя не в своей тарелке, пока начальник не сообщит ему, как он рад, что заполучил такого ценного сотрудника. И постесняется навязать свою персону новоиспечённым коллегам, будь то совместный поход на обед или корпоративное застолье.
Зачем целенаправленно заниматься адаптацией персонала
- Чтобы снизить текучку кадров – адаптируя новых сотрудников, можно добиться её сокращения на 30-40%.
- Чтобы новички максимально быстро начали работать с полной отдачей.
- Чтобы новые сотрудники были максимально лояльны к компании.
- Чтобы сплотить коллектив, повысить эффективность командной работы.
- Чтобы минимизировать количество ошибок, которые могут совершить неопытные (в рамках данной компании) специалисты.
- Чтобы сократить время, в течение которого опытные специалисты опекают и контролируют новичков. Тогда первые смогут быстро вернуться к своим стандартным обязанностям и выполнять их в полную силу.
Этапы адаптации
Подготовительный этап – за 2-3 дня до выхода нового сотрудника на работу
Почему-то во многих компаниях выход нового сотрудника на работу – такая же неожиданность, как снег зимой для наших коммунальных служб. Приходит новый человек, а рабочее место не готово, компьютер не установлен, учётные записи для доступа к корпоративному порталу не созданы и т.д. В итоге новичку вручают пару буклетов о компании и засовывают в какой-нибудь угол или, ещё лучше, заставляют самого выбивать себе стол, стул, ноутбук и канцелярские принадлежности.
Итак, что можно сделать, чтобы новый сотрудник пришёл «на всё готовенькое»:
- Связаться с будущим работником и уточнить, все ли договорённости в силе, точно ли он выйдет в назначенный день.
- Предупредить о появлении нового сотрудника тех специалистов и те службы, которых это может касаться (офис-менеджер, системные администраторы, АХО).
- Подготовить все необходимые заявления: на создание электронной почты, учетной записи в CRM-системе, на подключение к корпоративной связи, на оформление пропуска и получение парковочного места и т.д. Если по регламентам, действующим в компании, все эти заявления должны быть подписаны самим сотрудником, то готовятся соответствующие бланки и образцы.
- Подготовить рабочее место. Если раньше за этим столом кто-то сидел, то навести порядок – убрать лишние бумаги, разобрать ящики стола, протереть пыль.
- Составить список всех документов, регламентов и информационных материалов, с которыми нужно ознакомить новичка, проверить их наличие в печатном виде, если требуется.
- Просмотреть должностную инструкцию на предмет актуальности.
- Назначить наставника (если это будет кто-то кроме непосредственного начальника), обсудить с ним задачи, договориться о материальном и/или нематериальном поощрении за наставничество.
Кто этим должен заниматься? HR-специалист или тот, кто исполняет его функции, и непосредственный руководитель будущего сотрудника. Главное, чтобы они договорились о распределении обязанностей, а не думали, что другой возьмёт все эти задачи на себя.
Первый день
HR-специалисту и непосредственному начальнику по-прежнему есть чем заняться:
- Встретить нового сотрудника и провести его к рабочему месту.
- Если есть такая традиция, разослать всем сотрудникам (разместить на портале/в корпоративной соцсети) сообщение о появлении нового коллеги с его фотографией и краткой информацией о человеке. Если такой традиции нет, её нужно срочно завести.
- Устроить новичку экскурсию по офису, рассказать, как устроена офисная жизнь.
- Представить новичка остальным сотрудникам, акцентировав внимание на тех коллегах, с кем ему придётся чаще всего взаимодействовать.
- Если в компании есть традиция самопрезентации нового сотрудника, помочь ему с подготовкой.
- Оформить трудовой договор и все прочие документы.
- Выдать новичку все информационные материалы для ознакомления или рассказать, где их найти на портале.
- Проинформировать обо всех организационных моментах: график работы, структура компании, даты выплаты зарплаты, пропускной режим и меры безопасности, дресс-код и т.д.
- Рассказать о неписанных правилах и прочих неформальных особенностях корпоративной культуры: как принято обращаться к друг другу, как празднуются дни рождения, где висит график мытья кофемашины и пр.
- Представить друг другу новичка и наставника.
- Договориться с коллегами, кто из них возьмёт новичка с собой на обед, если все ходят на бизнес-ланч.
- Побеседовать с новым сотрудником в конце рабочего дня, получить от него обратную связь.
Маргарита, логист: «Когда мой муж устроился на новую работу, один из коллег пригласил его на обед и рассказал обо всех подковёрных моментах. Кто любовница генерального, кто старожил с особым статусом и тому подобное. Очень жалею, что никто не провёл мне когда-то такой же ликбез. В нашей компании очень много неформальных связей и сложных отношений между сотрудниками, и, не зная о них, я часто садилась в лужу».
Первая неделя
Новичка уже можно перестать водить за ручку, но плотное взаимодействие продолжается. При наличии наставника эстафету можно передать ему:
- Рассказать об истории компании, ее актуальных целях и задачах, принятых методах работы.
- Рассказать, с какими документами (например, по проекту) нужно ознакомиться. Как вообще организована система хранения информации, какая её часть нужна новому сотруднику.
- Рассказать, как работает административно-хозяйственная система организации.
- Показать, как и когда здесь принято составлять отчеты.
- Выдать план работы на испытательный срок и прокомментировать его.
- Ответить на все вопросы, возникающие по ходу дела по всем направлениям.
- Определить, какое дополнительное обучение требуется новичку, если оно предполагается в принципе.
Михаил, ведущий специалист по маркетингу: «Когда я выхожу на новое место, мне нужно быстро ознакомиться с большим объёмом актуальной информации сразу по нескольким проектам. Сейчас почти у всех она хранится на корпоративных порталах. Однако у одних информация хорошо систематизирована: есть папки по разделам или по направлениям (все договоры в одном месте), файлы датируются, версии документов нумеруются. У других же всё навалено в общую кучу, каждый называет файлы, как Бог на душу положит, и приходится тратить время на чтение промежуточных, уже давно устаревших отчётов и концепций».
Завершение испытательного срока
Этот этап предлагает подведение итогов со всех сторон:
- Анкетирование нового сотрудника или беседа с ним HR-специалиста, чтобы узнать, как он себя ощущает на новом месте, все ли трудности решены. Разделяет ли он ценности компании, легко ли ему соблюдать правила, нашел ли он общий язык с коллегами и руководством.
- Непосредственный руководитель анализирует своё впечатление от деятельности нового сотрудника, принимает решение, прошёл он испытательный срок или нет, какие навыки нужно подтянуть, над чем поработать, а что, наоборот, очень даже хорошо.
- Беседа сотрудника и руководителя, обратная связь в обе стороны.
Методы и инструменты адаптации новых сотрудников
- Личные беседы новичка с HR-менеджером, непосредственным руководителем, руководителем проектов и другими специалистами.
- Инструктажи.
- Тренинги, семинары, лекции, ролевые игры: дообучающие, формирующие новые навыки, помогающие новичку влиться в команду.
- Наставничество. Наставник помогает новичку войти в курс дела, консультирует его по рабочим вопросам.
- Корпоративные мероприятия. Чтобы новичок мог пообщаться с коллегами в неформальной обстановке. Если корпоратив в ближайшие 3 месяца не планируется, можно организовать неформальное чаепитие.
- Общественные поручения. Ещё один способ проявить себя и подружиться с коллегами.
- «Папка нового сотрудника». Содержит ответы на те вопросы, которые возникают у новичков в компании, все необходимые документы, регламенты, инструкции.
- Соответствующие разделы корпоративного портала с образцами заявлений, описанием алгоритмов действий (как организовать командировку, с кем согласовать служебную записку), презентациями о компании (миссия, долгосрочные цели) и её продуктах, телефонным справочником и прочей полезной информацией.
- Система поэтапного усложнения задач для нового сотрудника.
- Передача дел от уходящего сотрудника (куда бы он ни уходил – в другую компанию, в декретный отпуск, на повышение).
На последнем пункте хочется остановиться подробнее. Зачастую работодатель не хочет оплачивать дополнительные дни работы прежнему сотруднику (или боится, что он, такой весь уже нелояльный, перекачает себе какие-то секретные данные) и отводит на передачу дел новичку 1, максимум 3 дня. В итоге оба – и старый, и новый работник – сидят за компьютером с выпученными глазами. Один пытается впихнуть в голову другому свой многолетний опыт работы в компании со всеми его нюансами. Второй впадает в прострацию от ужаса, что не в состоянии всё это запомнить и осознать одним махом, а уже завтра спросить будет не у кого.
Конечно, бывает так, что старый сотрудник уже уходит, а новый ещё не выходит. Но если это единственный специалист такого рода в компании и его начальник не в курсе всех деталей рабочего процесса, обязательно нужно организовать передачу дел. Хотя бы удалённо или на выходных за дополнительные отгулы или оплату. Это всё равно дешевле, чем через неделю запускать поиск ещё одного работника, поскольку новичок перепугался и сбежал.
Екатерина, начальник отдела продаж: «После приёма и обучения каждого нового менеджера по продажам я обещаю себе наконец-то создать «Книгу продаж». В которой будут описаны все наши продукты, их достоинства и недостатки, все конкуренты, ответы на все вопросы клиентов, собраны все скрипты и т.д. А то приходится выдавать основные презентации, а остальное часами рассказывать самой. Классический случай «Наточи топор. – Некогда, надо деревья рубить». Но пока руки так и не дошли до Книги».
Виды адаптации новых сотрудников
- Профессиональная – сотрудник приобретает/дорабатывает необходимые профессиональные знания, умения и навыки.
- Психофизиологическая – сотрудник осваивает специфику условий труда, привыкает к новому графику работы, к уровню шума и освещенности, к тому, как организовано рабочее место.
- Социально-психологическая – работник вливается в коллектив, знакомится с его традициями, ценностями, нормами.
- Организационно-административная – сотрудник знакомится с оргструктурой, осваивает методы взаимодействия с другими подразделениями, осознает свою роль в рабочем процессе.
- Экономическая – сотрудник знакомится с системой оплаты труда, системой материальной и нематериальной мотивации.
- Санитарно-гигиеническая – сотрудник осваивает новые требования производственной дисциплины, требования техники безопасности и охраны труда.
Как понять, что адаптация успешно завершена
- сотрудник справляется со всеми обязанностями и задачами;
- он ориентируется в организационной структуре компании, знает своих коллег и начальников по именам, установил хорошие отношения с коллективом;
- умеет использовать необходимую ему офисную технику;
- знает, какая система поощрений и наказаний принята в компании;
- следует корпоративным нормам поведения и общения;
- вписался хотя бы в одну из неформальных групп, существующих в компании;
- сотрудник удовлетворен новой работой, а компания удовлетворена новым работником.
Комментарии экспертов:
Сергей Пак, генеральный директор JobHelp: «У меня подход простой. Я стараюсь новому сотруднику в первое время обеспечить максимальную защиту и психологический комфорт. Понимая, что ему тяжело в новом коллективе, особенно поначалу. А потом, когда видишь, что он осваивается, можно уже меньше контролировать этот момент».
Константин, главный редактор: «В моем случае главное в процессе адаптации новых журналистов, особенно тех, кто раньше не специализировался по нашей тематике, это долгие задушевные разговоры. Из серии «У тебя всё получится» и «Ты не один поэт на свете, есть и бездарнее, чем ты». Многое зависит от того, насколько человек сам готов идти навстречу и проявлять инициативу.
Конечно, если в компании цветут пышным цветом «тайны мадридского двора» или есть коллеги, готовые из-за угла вам цикуты в кефир подлить, новичков об этом обязательно нужно предупреждать. Но, по счастью, в нашем коллективе такого нет».
Кому ещё может понадобиться адаптация
- Сотрудникам, которые переходят на новую должность.
- Сотрудникам, которых переводят в другое подразделение/филиал/город/страну.
- Сотрудницам, которые вернулись из длительного отпуска по уходу за ребёнком.