Менеджер по подбору персонала у большинства руководителей считается одним из ключевых звеньев в успешной работе компании.
Правильно оценить деятельность своих HR-менеджеров – понятное желание любого руководителя. Почти каждый обладает набором наработанных приемов и критериев оценки. Но если вам нужно с нуля разработать KPI для вашего специалиста, такого, как менеджер по подбору, или вы давно их не пересматривали, именно сейчас самое время сделать это. А мы подскажем как.
Менеджер по подбору персонала: уточняем компетенции
Многогранность профессии HR-менеджера обязывает владеть многими качествами и навыками. В HR-сфере существует множество направлений, на которых с успехом трудятся менеджеры различных специальностей. Это и менеджер по развитию персонала (Development Manager), и менеджер по управлению персоналом, и менеджер по подбору персонала (Recruitment Manager). Обязанности менеджера по подбору персонала перечислены ниже.
Работа с внутренними заказчиками – руководителями подразделений:
- помощь руководителям в составлении заявок на подбор, согласование требований к соискателям и срока закрытия вакансий;
- ведение переговоров и деловой переписки по поводу соискателей, информирование об этапах подбора;
- представление руководителю подходящих соискателей, организация интервью.
Внимание!
Даже в условиях сильной занятости не следует просто спускать рекрутеру заказы от линейных руководителей (сколько и на какие именно должности нужно подобрать персонал). Если менеджер по подбору персонала не имеет представления о том, для каких целей нужны сотрудники, это повлияет на качество его работы. В зависимости от того, как построен процесс подбора в вашей компании, либо сами разъясняйте задачу своему подчиненному, либо убедитесь, что HR-специалист уточняет детали у внутренних заказчиков – руководителей подразделений, которые подают заявки на поиск сотрудников.
Работа с рынком труда:
- поиск соискателей с использованием джоб- сайтов, социальных сетей, печатных СМИ по поиску работы и других источников;
- выбор методов поиска, подходящих для тех или иных категорий сотрудников;
- анализ заработных плат;
- оценка ситуации на рынке труда (избыток или нехватка нужных специалистов);
- корректировка заявок на подбор, если требования сильно завышены или занижены.
Работа с соискателями:
- оценка резюме, первичный отсев по формальным признакам;
- ведение письменных и устных переговоров (переписка, интервью, очные собеседования), правильная интерпретация получаемой информации;
- профессиональная и личностная оценка соискателей (например, через тестирование);
- создание благоприятного впечатления о компании у соискателей, особенно при отказе в приеме на работу;
- отказ в приеме на работу (устный и письменный), умение работать с конфликтными соискателями.
Работа с новыми сотрудниками:
- помощь в оформлении на работу;
- первичная адаптация в коллективе (рекомендации руководителям подразделений).
Компетенции менеджера по подбору персонала
Все вышеперечисленные функции, которые исполняет менеджер по подбору персонала, необходимо правильно оценивать. Оценка эффективности подбора персонала происходит не всегда правильно. Зачастую во время оценки компетенций рекрутера, отвечающих за эффективность его работы, и проявляется основная проблема. Она состоит в том, что оцениваются компетенции HR-менеджера, не имеющие отношения к показателям эффективности его деятельности. Чтобы избежать этого, необходимы четко прописанные показатели эффективности деятельности специалиста. Один из таких показателей – процент текучести кадров. Но использовать этот показатель не всегда корректно. Ведь трудно определить, по какой именно причине процент текучести в период испытательного срока сотрудников высокий, какие факторы повлияли на него. Возможно, HR-менеджер сделал свою работу так, как нужно, а сотрудники ушли не по его вине. Поэтому будет правильнее, если вы используете другой ключевой показатель – своевременное закрытие вакансий подходящими специалистами. Иначе говоря, даже если определенное количество новичков покинуло компанию, но специалист по подбору вовремя отреагировал и в разумный срок укомплектовал штат в соответствии с потребностью бизнеса, то это и есть его ключевой показатель эффективности.
Менеджер по подбору персонала: каковы критерии оценки его труда?
Критерием времени мы устанавливаем, укладывался ли менеджер в установленные сроки подбора. Проверить это достаточно легко, если у вас в компании прописано, каких специалистов и за какое время нужно находить. Это также входит в должностные обязанности менеджера по подбору персонала.
Пример
Предположим, специалиста нужно подбирать за 10-14 дней. Если менеджер по персоналу уложился в такой отрезок времени, значит, показатель времени соблюден. За это вы проставляете в листке оценки менеджера соответствующие баллы. Сколько именно баллов, зависит от принятой вами шкалы оценки. Вы можете подойти к этому вопросу просто: если менеджер уложился в установленный срок, вы ставите ему 1, если не уложился – 0. Можете принять и более тонкую шкалу. Например, самый высокий балл – 0,9 – вы ставите в лист оценки, если нужный специалист найден за самый короткий срок – за 10 дней. За каждый последующий день количество баллов снижается на 0,2 (за 11 дней – 0,7, за 12 – 0,5, за 13 – 0,3, за 14 – 0,1). Когда срок превысит верхний предел (14 дней), баллы уйдут в минус. Вовремя ли менеджер по персоналу закрыл вакансию, при наличии таких сроков установить несложно.
Критерием качества измеряем:
- компетенции потенциального рекрутера, которыми владеют новые сотрудники. Они могут быть уникальными, хорошими, средними, плохими. Это легко выясняется с помощью теста;
- сложность закрытия вакансии: по должности – самые высокие позиции в компании; по уникальности – редкие специалисты; по методу подбора персонала – применялся ли простой поиск, executive или хедхантинг; по источнику – был ли найден сотрудник в компании конкурентов, на свободном рынке, внутри компании из резерва, по рекомендации и тому подобное.
Пример
По административному персоналу можно установить низкую сложность, а количество баллов в листе оценки проставлять в зависимости от того, какой способ поиска использовался. Принцип такой – чем более простой и менее затратный способ, тем выше балл. Например, если менеджер по подбору искал административный персонал, размещая вакансии на оплачиваемых сайтах, ставим 0,1 балла. А за поиск через бесплатные сайты – 0,9 балла. По менеджерам и старшим менеджерам устанавливаем среднюю сложность, а баллы предопределяются методом поиска: от 0,5 баллов – через профессиональные журналы до 0,9 баллов – на профессиональных форумах. Чем комплекснее поиск и точнее выбор менеджера по квалификационным и профессиональным характеристикам, тем выше балл. Подбор директора – высокая сложность, количество баллов можно установить такое: 0,5 баллов – Интернет-сайты, 0,8 баллов – executive, 1 балл – хедхантинг без привлечения кадрового агентства. Чем самостоятельнее действовал менеджер по подбору, чем изощреннее использовал способ – тем выше балл.
Внимание!
О качестве подбора невозможно судить, лишь автоматически отталкиваясь от того факта, что все вакансии закрыты и недавно принятые сотрудники в данный момент работают. Это вовсе не означает, что приняты специалисты нужного уровня. Помимо главного вопроса – «обладают ли они нужными компетенциями?», возникают дополнительные: «не превышен ли выделенный бюджет?», «не нарушены ли политика и правила по подбору?», «соблюдены ли запреты, например на подбор родственников?». Все это надо проверить и прописать в листке оценки в виде отдельных пунктов.
Обязанности менеджера по подбору персонала и критерии количества и затрат
Критерий количества применяем, чтобы установить, подбирает ли менеджер по персоналу именно то количество сотрудников, которое предусмотрено планом. План, как правило, устанавливают на определенный период, например за один месяц должно быть подобрано семь рядовых сотрудников и два линейных менеджера. Если менеджер выполнил эту задачу, его работа оценивается как отличная. Каждый ненайденный специалист – минус 0,1 балла в листе оценки.
Критерием затрат оценивают, насколько экономно менеджер по персоналу использовал выделяемый бюджет:
- обоснованно ли менеджер по персоналу прибегал к услугам кадровых агентств, и сколько это стоило компании;
- на какие зарплаты вышли сотрудники в сравнении со средним предложением на рынке;
- вел ли менеджер по персоналу переговоры об условиях оплаты с соискателями, чтобы прийти к наиболее оптимальному варианту (если предусмотрена вилка оплаты).
За норму надо принять четкое выполнение бюджета.
Пример
Предположим, все 100 процентов новых сотрудников вышли на те зарплаты, которые были установлены изначально. Значит, бюджет соблюден, и менеджер по персоналу получает 0 баллов. Если же ему удалось сэкономить, то он должен получить более высокие баллы. Скажем, за 10 процентов экономии – плюс 0,2 балла. За превышение бюджета, напротив, минус 0,1 балла.
Если менеджер по подбору персонала совершает ошибки в подборе
Предположим, вы заметили, что собеседований проводится много, а принимается на работу не так уж много людей. Например, проведено десять собеседований с претендентами на обычную должность, а принято всего два человека. Таким образом, восемь собеседований соискателя с заказчиком – линейным менеджером или с самим менеджером по персоналу – были «пустыми». Это может свидетельствовать о том, что ваш подчиненный не очень качественно производит первичный отбор резюме и плохо владеет навыками телефонного интервью. Научите его проводить такое интервью, и мотивация менеджера по подбору персонала повысится, что скажется на результатах его работы.