Хочу поделиться своим опытом, связанным с организацией первых шагов работы отдела. Одна из важных задач, которые решают сотрудник — написание деловых писем (руководству, друг другу, сотрудникам соседнего отдела, в другую компанию). Плохие письма могут сформировать негативный имидж не только этого сотрудника, но и вашей отдела или компании, стать причиной конфликтов и потери времени, а порой и денег. Начиная работу в качестве руководителя подразделения, я всегда сообщал сотрудникам о том, что именно я от них ожидаю по всем направлениям деятельности. Письмо о том как писать письма я предлагаю вашему вниманию. Можете цитировать его без ссылки на автора.
Писать грамотные письма — это даже не призыв, а требование…
Одна из трудностей нашей совместной работы — коммуникации. Поэтому для нас существенно важней, чем для других уметь делать очень хорошие служебные записки, планы, готовить грамотные четкие письма.
Вот основные тезисы по письмам:
- Письмо должно быть читаемым. Обратите внимание на то, что сплошной текст без акцентов в виде цвета, подчеркиваний трудночитать.
- Письмо должно быть такое, что его можно было сразу пересылать Директору или его заместителю (без правки).
- Заголовок письма должен быть, содержать название клиента и тему, например: «ЕВРАЗХОЛДИНГ: согласование истории успеха«.
- Лучше начинать письмо с основного вопроса. Он в 90 случаях из 100 в следующем: «Прошу согласовать затраты на … в сумме… (или выделить ресурс специалиста по серверу ХХХ на 1 день, и т.п.)«, то есть закрытый вопрос требующий срочного ответа или решения.
- Желательно выводить адресата на однозначный ответ «да» или «нет«, а также «подсказывать» ему верный ответ.
- Обязательно указывать требуемый срок ответа или решения: «Прошу Вас сообщить решение …» или «Ожидаю получить Ваше согласование до …«.
- Старайтесь избегать эмоций и личностных оценок, особенно коллег (наживете врага или сильно пожалеете, но будет поздно). Недопустимы фразы «Вы меня обманули…», «Как Вы могли подумать!», «Некоторые могли бы и подумать прежде, чем писать такое…» и т.п. Старайтесь писать о проблеме, задаче, а не о чьих-либо неверных действиях. На резкие эмоциональные нападки лучше не отвечать совсем.
- Старайтесь при переписке прикладывать копию письма, на которое отвечаете.
- Нельзя отправлять большие файлы, а особенно это нельзя делать при большом числе получателей. Лучше положить файл в «контейнер» или в специальную папку на сервер и переслать ссылку.
- Ошибки лучше исправить, перечитав письмо. Например, владелец компании «АйТи» Тагир Яппаров, просто не читает письма с ошибками: «Зачем мне тратить время на человека, который меня не уважает и не удосужился проверить опечатки».