Шаг первый: выбрать подходящее время и конструктивно настроиться
- Предоставлять обратную связь следует только когда человека попросили об этом или когда его предложение предоставить обратную связь принято.
- Предоставлять обратную связь необходимо как можно ближе к тому событию, о котором будет идти речь, хотя, если ситуация была слишком эмоциональна, следует дождаться, пока участники успокоятся.
- Следует убедиться, что причины, по которым член команды стремится предоставить обратную связь, положительны. Например, желание помочь или чувство ответственности, а не желание утолить раздражение или проучить.
- Следует исходить из положительного умысла человека, которому коллега планирует предоставить обратную связь. Обычно люди стремятся к лучшему и выбирают лучшие из доступных для них вариантов поведения, хотя, вероятно, не самые эффективные из существующих. Альтернативный взгляд, в этом случае, действительно может помочь.
- Необходимо найти безопасное место для разговора, где собеседников не прервут и не услышат другие, ведь тема может быть деликатной и требует концентрации.
Шаг второй: Описать наблюдение
- Нужно описать как можно более конкретное поведение, которое наблюдал член команды, – лично видел или слышал. Ведь целью обратной связи является сформировать эффективное поведение в будущем, давая людям осознание их влияния на результат и прозрачные ожидания от них. В своем разговоре следует опираться на факты, без эмоциональной окраски или осуждения в тоне.
- При предоставлении обратной связи следует сконцентрироваться на поведении, которое человек действительно может изменить, а не на качествах личности.
- Очень важно избегать осуждения, предположений и обобщений. Например: «Ты всегда/никогда», «Ты, наверное, хотел/думал», «Это непрофессионально» и т.д.
Шаг третий: Объяснить влияние
- Необходимо объяснить, как поведение человека повлияло на его результат, результат команды или продукта. Не смягчать быть реалистичным, прямым и конкретным.
- Следует помнить, что обратная связь – это экспертное, но личное мнение, поэтому лучше начинать описание влияния поведения на результат, используя «Я высказывания» – «Я считаю», «Я почувствовал» и т.д.
Шаг четвертый: Предложить альтернативу
- Необходимо предложить альтернативный вариант поведения, который будет, по мнению собеседника, более эффективным. Или спросить, какие варианты видит человек.
- Лучше всего сосредоточиться на 1-3 основных идеях, чтобы не перегрузить человека.
- Следует пытаться быть как можно более конкретным, объясняя, что именно стоит делать больше, меньше, от чего отказаться, а что продолжать делать.
Шаг пятый: Согласовать план действий
- В разговоре следует побуждать к самоанализу и конструктивному диалогу, задавая открытые вопросы и внимательно слушая.
- Следует обсудить план действий и необходимую поддержку во введении изменений.
Читайте также: Как баррейзинг помогает нанимать сотрудников: опыт холдинга TECHIIA
Для закрепления теории ниже представлены примеры, как можно предоставлять обратную связь конструктивно и экологическим способом:
Пример 1. Несвоевременное выполнение задания
« Привет, Аня. Есть несколько минут?
Я хотел бы обсудить выполнение задачи, которую ты завершила сегодня. Я знаю, что ты хочешь все делать безупречно, однако последняя задача была выполнена с задержкой на один день без каких-либо предупреждений. Почему так случилось?
Как ты знаешь, мы стараемся выполнить все задачи по плану, чтобы своевременно обновить продукт. Любая задержка одного человека тормозит команду. Пришлось перенести завершение проекта на следующую неделю.
В следующий раз прошу предупредить меня, если произошло отставание во времени, чтобы мы могли своевременно откорректировать планы команды или найти способ наверстать. Согласна? Как считаешь?
Пример 2. Ошибки в отчете
« Привет Николай, как дела?
Хотел бы дать тебе обратную связь по поводу вчерашнего отчета, сейчас удобно?
Я заметил в отчете несколько орфографических ошибок, а также ошибку в расчетах… Жаль, ведь это могло привести к финансовым потерям в размере…, а также отрицательно повлиять на наш имидж в глазах партнеров, если бы мы послали его в таком виде.
Советую тебе установить приложение, которое автоматически проверяет орфографию; мне, кстати, это очень помогает. Относительно расчетов – перекрестная проверка должна помочь. Как думаешь?
Есть ли идеи, как это сделать? Я могу поделиться своим опытом, если ты раньше не сталкивался с этим»
Пример 3. Качественная презентация
« Как дела, Иван? Есть минутка? Я хотел бы поделиться мнением о твоей презентации.
Я приятно удивлен тем, как структурированно и исчерпывающе ты описал процесс и его особенности. Это существенно сохранит время команды и мое в частности, ведь этот документ уже пригодился – вся необходимая информация в одном месте и удобно оформлена. Качественная работа. Спасибо!»
Обратная связь, предоставленная в таком стиле, становится не только понятной, обоснованной и практичной, но и способствует установлению отношений на основе доверия. Естественно, для успешного выполнения метода следует постоянно практиковать, а стиль следует адаптировать с учетом конкретной ситуации. Но свой пример, искреннее желание положительно повлиять на результаты команды и соблюдение простых принципов в общении может значительно повысить эффективность обратной связи и эффективность команды в целом.