Что такое переходный период?
В течение пяти лет со дня вступления в силу Закона (т.е. по 10.06.2026, далее – «Переходный этап») необходимо перенести все сведения о трудовой деятельности сотрудников в Реестр.
Однако, учитывая необходимость загрузки значительного массива сведений в Реестр (в виде скан-копий всех страниц трудовой книги), одновременно и за короткий срок это было бы сложно. Именно поэтому законодатель не только установил пятилетний срок для выполнения этой задачи работодателям и самим работникам и ФЛП, но и продлил действие некоторых правил исключительно на это время.
В частности, работодатели продолжают хранить трудовые книги своих работников до перенесения сведений из них в Реестр или до момента увольнения работника. После этого хранение трудовой книги становится исключительной ответственностью самого работника. И хотя Закон не обязывает работников хранить трудовые книги после их возвращения работодателями по определенным строгим правилам, они могут пригодиться в будущем для дополнительного подтверждения внесенных в них сведений.
Как перенести сведения из трудовой книги в реестр?
Закон предусматривает две категории лиц, ответственных за перенесение сведений в Реестр – работодатели и сами работники (или ФЛП).
Работодатели должны скачать скан-копии трудовых книжек сотрудников на портал ПФУ в порядке, установленном КМУ и ПФУ. Указанный порядок был утвержден Постановлением ПФУ от 12.03.2021 г. № 11-1 , которое было зарегистрировано в Минюсте 16.06.2021 г. под № 802/36424, и он вступает в силу 23.07.2021.
Тем не менее, портал был полностью готов к переносу сведений еще в 2020 году – ПФУ внедрил соответствующий функционал еще до принятия Закона. Поэтому работодатели и работники уже могут начинать указанную процедуру или дождаться публикации официального порядка во избежание каких-либо сомнений.
В любом случае после перенесения всех сведений в Реестр работодателями трудовые книжки возвращаются сотрудникам лично под подпись и хранятся в них.
Как принимать на работу после 10.06.2021?
Даже кадровики, еще не спешащие вносить данные в Реестр и выдавать сотрудникам на руки трудовые книжки, уже могли столкнуться с вопросом о том, что же делать с новыми работниками.
Законом ясно предусмотрено, что при принятии работника на первое место работы трудовая книжка не оформляется, если работник не попросит об этом. В таком случае работодатель должен оформить его в течение пяти дней после принятия на работу.
Что касается работников, которые ранее работали у других работодателей и имеют на руках трудовую книжку, – для них по новым правилам также записи в трудовую книжку не делаются, а работодатель не принимает этот документ на хранение, как это было раньше. Соответственно, трудовую книжку работодатель заполняет только по требованию работника и после этого возвращает ее сотруднику на хранение.
Это касается не только записей о принятии на работу, но и любых других записей, которые могут быть включены в трудовую книжку (о работе по совместительству, переводу и т.п.).
Как оформлять увольнение после 10.06.2021?
По новым правилам при увольнении трудовая книжка заполняется только по требованию сотрудника, поскольку сведения об увольнении передаются только в Реестр. То есть, наконец, решится проблема с работниками, которые годами уклоняются от получения трудовой книги. Однако это правило не действует автоматически для всех работников. Если во время переходного этапа работодатель не завершил процедуру включения в Реестр отсутствующих сведений о трудовой деятельности определенного сотрудника, то при его увольнении все еще будет действовать правило о выдаче надлежаще оформленной трудовой книжки в день увольнения.
Однако следует обратить внимание, что отныне при увольнении работнику на руки обязательно выдается копия приказа об увольнении (ст. 47 Кодекса ). Раньше копию такого приказа нужно было выдавать только в случае увольнения по инициативе работодателя.
В течение какого срока после увольнения работник сможет обратиться в суд?
До вступления Закона в силу в течение многих лет срок для обращения работника в суд с целью обжалования увольнения считался именно с даты получения работником трудовой книги.
Учитывая, что Законом отменяется хранение трудовых книжек у работодателя (да и обязанность заполнять трудовые книжки вообще, кроме как по требованию сотрудника), с 10.06.2021 срок для подачи иска об обжаловании увольнения исчисляется с момента вручения копии приказа об увольнении (зановлен статьей 233 Кодекса ).
Как проверить информацию в Реестре?
Реестр постоянно пополняется данными из различных государственных реестров и других государственных органов и служб, от работодателей, застрахованных лиц, учреждений/заведений/лиц, издающих листки нетрудоспособности и других источников, предусмотренных законодательством. Поэтому большинство информации о трудовой деятельности сотрудников уже было включено в Реестр еще до начала реформы. Впрочем, часть сведений по тем или иным причинам все же могла не попасть в Реестр (например, сведения за периоды до 1998 года или другие сведения, не включенные по техническим причинам).
Поэтому рекомендуем, в частности, самим работникам проверять соответствующие сведения, внесенные в Реестр, что можно сделать в личном кабинете по ссылке . Доступ к личным кабинетам работодателя и застрахованным лицам (работникам, ФЛП) возможен с помощью квалифицированной электронной подписи или других надежных средств идентификации (например, с помощью систем Mobile ID, Bank ID).
Собственно, в кабинете работодателя работники кадровой службы и будут работать с целью перенесения соответствующих сведений в Реестр.
Выводы
Хотя законодатель и дал долгое время на адаптацию к новым условиям работы с трудовыми книжками, переходу на электронные трудовые книжки, необходимо обращать внимание на нововведения уже сейчас. Ведь большинство норм Закона распространяется на трудовые отношения между работодателями и работниками даже до завершения процедуры перенесения сведений в Реестр.