В России множество ООО и ИП в которых, за исключением учредителя нет других сотрудников. Если вы планируете перейти из этой категории в число компаний с сотрудниками, то поздравляю. Вероятно, дела идут неплохо, вам действительно требуется помощь, и вы решили «создавать рабочие места». Однако найм первого сотрудника требует некоторой подготовки. Вот несколько вопросов, на которые стоит обратить внимание. Впрочем, многие вопросы актуальны и для второго, третьего и т.д. сотрудника.
Прежде чем нанимать сотрудника на полную ставку, хорошо подумайте, действительно ли он так необходим вашему бизнесу именно сейчас. Чем реальнее вы оцените все «за» и «против» на этом этапе, тем меньше головной боли и проблем ждет вас в будущем.
- Что должен делать сотрудник? Список ключевых задач, которые должен выполнять новый сотрудник, а также определите ваши требования к опыту и навыкам сотрудника. Подобный список пригодиться неоднократно. Во первых на его основе вы сможете составить правильное объявление о вакансии. Во вторых вы сможете определить нагрузку, а значит и форму занятости нового сотрудника и оборудование, которое ему потребуется. В третьих такой список может стать основой для должностной инструкции.
- Есть ли у вас необходимое помещение? Этот вопрос особо актуален, если вы ведете свой бизнес из дома. Подумайте, а сможете ли вы обеспечить необходимые рабочие условия своему сотруднику.
- Можете ли вы себе позволить нанять сотрудника? Затраты на постоянного сотрудника намного больше его оклада. Добавьте сюда налоги на ФОТ, больничные, декретные и просто отпуска (учтите их еще необходимо правильно оформить и отразить в отчетности), затраты на рабочее место и оборудование и т.д. И еще один вопрос, а вы уверены, что доход от нового сотрудника превысит все эти затраты.
- Нужен ли вам работник на полную ставку или на полставки? В зависимости от потребностей вашего бизнеса, возможно, вам намного выгоднее нанять фрилансера, другого предпринимателя (аутстаффинг и аутсорсинг доступны, в том числе и малому бизнесу) или же взять сотрудника на неполный рабочий день (и желательно для работы по совместительству, что существенно уменьшит ваши задачи по документообороту).
2. Ознакомьтесь с государственным регулированием
Вы все еще хотите нанять сотрудника? Тогда рекомендую ознакомиться с требованиями трудового законодательства. Вот какие документы вам предстоит оформить:
- Трудовые договоры
- Штатное расписание (форма Т-3)
- Табель учета рабочего времени (форма Т-13 или форма Т-12)
- График отпусков (форма Т-7)
- Личные карточки (форма Т-2)
- Правила внутреннего трудового распорядка
- Документ о защите персональных данных работников (положение)
- Приказы:
- О приеме работника (форма Т-1 или Т-1а)
- О предоставлении отпуска (форма Т-6 или Т-6а)
- О поощрении работника (форма Т-11 или Т-11а)
- О командировке работника (форма Т-9 или Т-9а)
- О переводе работника (форма Т-5 или Т-5а)
- О прекращении трудового договора с работником (форма Т-8 или Т-8а)
- Основания к приказам (докладные записки, заявления о приеме на работу, заявление о предоставление отпуска, заявление на увольнение, акты, объяснительные записки и пр.)
- Журналы (книги) регистрации командировочных удостоверений, приказов, трудовых договоров.
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.
- Трудовые книжки
- ведомости, записки-расчеты и иные документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованные отпусках, «расчетных» при увольнениях, утвержденная форма расчетного листка.
Кроме того, если нового сотрудника берет на работу ИП, то потребуется в течение 30 дней встать на учет в ФСС и ПФ как работодатель (ООО на учет встают при регистрации организации).
Впрочем, российское законодательство в некоторых случаях допускает заключение гражданско-правового договора. В этом случае вам понадобиться значительно меньше документов.
Общая рекомендация — не пытайтесь справиться с этим творением советской и российской бюрократии самостоятельно, найдите квалифицированного специалиста, проконсультируйтесь с ним и делегируйте ему работы по постановке кадрового учета. Теперь вы понимаете, почему в нашей стране так популярно предложение выйти на работу «без трудовой»? Дело не только в налогах с ФОТ, которые приводят к еще одной распространенной практике: выплата части зарплаты «в конвертах».
Есть виду бизнеса, где наемные сотрудники необходимы, например, ритейл. Но, если вы можете обойтись без «официальных» сотрудников (гражданско-правовые договора, сотрудничество с другими ИП, оформление сотрудника в качестве ИП и т.п.), подождите до тех пор, пока вам не понадобиться хотя бы 3-4 человека.