Работая над совершенствованием бизнес процессов и процедур, необходимо определить их приоритетность. Легче всего разобраться в процессах и процедурах по уровню детализации информации. Процессы описываются без особой детализации и действуют в разрезе разных функций организации, в то время как процедуры содержат детальную информацию. По сути, все они, конечно, связаны между собой.Процедуры — это детализированные шаги процесса.Итак, в чем же основная разница между процессами, процедурами и рабочими инструкциями?Процессы кросс-функциональны и определяют, что и кем сделано. Они обычно изображаются в виде таких диаграмм, как дерево принятия решений или диаграмма потока, где выполненная работа представлена в виде логически взаимосвязанных шагов или «действий». Про один из наиболее распространенных методов документирования процессов — картирование — Вы можете прочитать в нашей статье «Правила картирования процессов » Процессы должны всегда иметь начальное и конечное события, в последнем достигается определенный результат. Все процессы направлены на достижение результата, удовлетворяющего потребителя.Характеристики процесса:
- Кросс-функциональность
- Начальное событие
- Взаимосвязанные действия
- Достижение определенного результата
- Результат, удовлетворяющий потребителя.
Процедуры определяют, как выполнена работа. Обычно они задокументированы в виде последовательных шагов с детальным описанием того, как должна быть выполнена работа и кто ответственен за ее выполнение.Характеристики процедуры:
- Письменные инструкции для дополнения действий процесса
- Обычно написаны в виде шагов и действий с указанием ответственных должностей
Рабочая инструкция–это часть процедуры. Различия их в том, что рабочая инструкция обычно описывает как что-то делать для одной должности, а процедура может содержать инструкцию для нескольких разных должностей организации.Характеристика рабочей инструкции:
- Рабочая инструкция более детализирована
- Обычно описана в виде шагов или действий.
Следующий вопрос:«Как следует их использовать?» Ответ прост: «Вместе» Процессы – отличное средство для быстрого отображения деятельности в легко понимаемой форме, но низкий уровень детализации не позволяет персоналу пользоваться ими для выполнения каждодневной работы. В этом случае нужны процедуры.Так, персонал сможет видеть все составляющие процесса, пока им не понадобится более детальная информация для выполнения своей работы. Рабочая инструкция используется аналогичным образом, но в ней содержится информация о работе только одной должности. Хорошее описание процедур сводит на «нет» потребность в рабочей инструкции.