Мне часто задают вопрос о том, что можно придумать в документах компании, чтобы они были более эффективными и полезными для компании.
Ниже несколько предложений по этому вопросу.
- Ну самое простое и главное — пишите коротко и по существу. У всех была надежда на то, что с переходом документов в электронный вид, они все станут короче, лучше, более точными и т.п. Но видимо не суждено. То, что документ не нужно печатать практически развязало руки «великим мыслителям» и «великим писателям». Страсть к написательству загубила очень много хороших идей и начинаний и погубила много хороших документов. Хотя вы знаете даже среди моих близких знакомых еще сильна вера в то, что более толстая книга более полно раскрывает тему или вопрос, примерно такое же отношение у них и к документам. Категорически не согласен, когда речь идёт о документах.
- Выбросьте всё не нужное и то, что придаёт документам вес. Под «весом» я имею в виду размер, объём и т.п. Я не знаю откуда это пошло, чтобы разными способами стараться делать документ солидным. На моём счету наверное сотни документов, которые готовил лично я или мои сотрудники или я просто принимал участие в их подготовке, поэтому я уже переболел этой болезнью. Постепенно, но мне удалось преодолеть все эти «введения», «заключения», «основные положения» и прочие пережитки из далекого прошлого. Да есть определенные требования к оформлению и написанию. Но никакого фанатизма тут быть не должно — поражайте сутью, а не содержанием или объемом. Обязательно учитывайте аудиторию, для которой вы стараетесь. Не нужно шокировать тем, что вы знаете терминологию или умеете писать сложно. Если ваш документ не достигнет цели и им не будут пользоваться или его нужно будет всё время объяснять, значит вы напрасно потеряли время.
- Четко структурируйте как сам документ, так и все сопровождающие его приложения, дополнения и прочее, создайте простую и понятную навигацию.
- Сопровождайте документ наглядной агитацией таблицы, схемы, рисунки и прочее. Сейчас всё большее распространение получает инфографика. Лично мне очень нравится красиво, наглядно, когда одной картинкой можно заменить несколько страниц. Уверен, что некоторые документы можно вообще заменить инфографикой.
Еще один не менее важный вопрос — доступ к документам и их свободный поиск. Если внутри компании существует какая-либо информационная система, то это просто сделать и организовать. Если же на всю компанию один компьютер и тот выключенный (да, до сих пор встречаются и такие), то это сделать уже не так просто. Но даже в этих условиях можно что-то придумать. Но так как у многих компаний документы разных форм (так как должно быть и так как есть на самом деле), то тут важно не перепутать (как минимум), поэтому возникает необходимость иметь кого-то кто разбирается в том, что и где можно найти и что кому нужно/можно показывать. - Неплохо выделять самые важные места или те, которые необходимо запомнить или выучить или те, за которые могут и будут штрафовать(как в учебниках в жирных рамочках). Я знаю, что некоторым моим коллегам этот пункт особо не понравиться. Им кажется такое подстраховывание недооцениванием сотрудников, но в тоже время они жалуются на полное незнание своими сотрудниками даже наиболее важных документов и инструкций или хотя бы выбранных мест из них.
Ну а теперь как бы в раскрытие последнего пункта то, о чем собственно я и хотел вам рассказать сегодня — система «Светофор». В ней нет ничего сложного и революционного. Ведь мы говорим о рациональном и разумном управлении персоналом. Я абсолютно допускаю, что в том или ином виде подобные системы существуют, я даже допускаю, что ни я это придумал. Я очень спокойно это переживу, ведь на общее дело работаем.
Если очень просто, то система «светофор» это система донесения информации, если быть еще более точным это система поэтапного или частичного донесения информации. Не желание читать, слышать, понимать и вообще работать с информацией это бич будущего. Информация как будто всё важнее, но всё меньше тех, кто хочет и может найти действительно нужную информацию и с ней работать. Всеобщая мобилизация в век гаджетов ведёт к деградированию и отупению (к сожалению это не только моё личное наблюдение). Кто-то бьёт тревогу, кто-то пытается что-то изменить, ну а кто-то пытается просто подстроиться под ситуацию и использовать её с пользой. Последний вариант вероятно и есть лучший путь, потому что у нас уже не будет других школьников, других студентов. И рано или поздно они все придут на работу. И вам придется из них выбирать себе сотрудников. К сожалению, они (в большинстве своём) не привыкли много читать, некоторые из них не научились и не хотят думать, не умеют анализировать и делать выводы, но компании должны с ними что-то делать, получить с их помощью нужный результат. А потому нужно очень хорошо думать и что-то делать.
Система светофор одна из попыток эта сделать, т.е. вы изначально разбиваете весь текст, документ на три возможно неравные части:
- Красная часть — наиболее важные моменты, знание которых критично для компании, для сотрудника и/или для его жизни и здоровья. Именно по красной части можно устраивать тестирование сотрудников. За нарушение пунктов красной части вы можете наказывать/штрафовать сотрудников. Если говорить грубо — за незнание положений красной части расстрел (шутка!) и это нужно очень жестко донести до персонала и до руководителей. Красная часть документа минимум знаний для полезной и эффективной работы сотрудника в компании.
- Желтая часть — менее важные моменты (по сравнению с красной частью), которые желательны, но не критичны для результата компании. Их знание было бы полезно для сотрудника, но возможно отложить эти моменты до следующего знакомства с документом (если вдруг оно будет).
- Зеленая часть — полезная информация скорее для понимания происходящих процессов, но не имеющая критического значения для успеха компании и её результатов. Сюда смело можно отнести большую часть из вступительно-заключительных положений и прочие «водные пункты» (которые повторяют нужные мысли или же пункты ни о чём). Это информация скорее для любопытных и терпеливых или тех, кому уж совсем нечем заняться.
Кому цвета светофора покажутся банальными или скучными, то цвета кстати могут быть любые (хоть ваши корпоративные, хоть золотой, серебряный, бронзовый и т.п.). Просто мне они кажутся наиболее понятными для расстановки приоритетов.
Если у вас электронный документооборот, то можно будет настроить такую поэтапную выдачу информации. Возможно распространить подобную систему не на все документы, а лишь на самые основные или на те, с которыми у вас возникает наибольшее количество проблем. Одной из компаний я предложил оптимизировать подобным образом список штрафов (но не могут они без них обойтись). Не вдаваясь в подробности, но грубых ошибок (красных) уменьшилось.
Возможно со временем вы научитесь обходится без зеленой части (ну почти). Но для этого мало просто желания, нужно включать внутри себя читателя. Это тоже очень большая проблема — обычно писатели и читатели не встречаются, а потому они так часто недовольны и не понимают друг друга.
Я уже когда-то предлагал своим коллегам использовать в работе очень простое правило — не можешь бороться возглавь. И это одно из применений этого правила. Хотите вы или нет, но ваши сотрудники всё равно читают документы избирательно и делают свои выводы. Система «светофор» это попытка предоставить возможность выборочного чтения, но с максимальной пользой для компании.
Кто-то из вас скажет, что в этом нет никакой необходимости. Сотрудники сами разберутся, что важно, а что нет. Но про любовь к чтению и умение работать с информацией я уже немного написал выше. А во-вторых, кто даст гарантию, что сотрудники выделят именно те приоритеты, которые вы закладывали изначально. Лично у меня такой уверенности нет. Если у нас законы каждый юрист трактует по-своему, то, что уже говорить о документах компании (их часто вообще никто не читает). По-моему мнению, нельзя такой важный вопрос пускать на самотёк.
Я знаю, что некоторые компании поступают по-другому. Они проводят периодическое тестирование сотрудников на знание ключевых моментов (иногда почему-то для получения права на отпуск, отгул, при повышении в должности, а то и вовсе для получения права на премирование). Но одно дело что-то сдать в режиме экзамена (сдал и забыл), а другое дело знать и тем более пользоваться этим.
При всём преимуществе, которые есть в системе «светофор» есть одна, но достаточно большая проблема, которая потребует от HR времени и терпения. Во-первых, написанное нужно хотя бы прочитать (ох как же нелегко бывает писателям, читать свой труд), а во-вторых, и это самое главное нужно выделить все три цвета в тексте. Чтобы это было не так грустно и трагично, предлагаю вам привлечь экспертов из числа заинтересованных сторон.
Что еще могу вам пообещать (на некоторых уже проверено), применяя систему «светофор», вы будите писать короче и только по существу. Этот навык у вас постепенно доведется до автоматизма. И как обычно самое главное и трудное — принять решение и начать.