На мой взгляд, успешный полный переход в формат удаленной работы требует, в первую очередь, перестройки мышления, когда в приоритете у сотрудников командная работа на результат, а со стороны руководителей отпадет излишний контроль. В российских реалиях с этим часто сложно.
Зачастую при организации удаленного офиса руководители впадают в две крайности. В первом случае, несмотря на большое количество существующих сервисов по отслеживанию эффективности удаленной работы, совместных планировщиков и т. п., все еще живут с убеждением “если я не вижу сотрудника, значит, он не работает”. В таких структурах организация удаленного рабочего процесса сложно приживается, а если и получилось ее внедрить, то сотрудников излишне контролируют. В таких компаниях возвращение в офис неизбежно.
Второй случай противоположный: удаленных сотрудников или офисы в других регионах оставляют на произвол судьбы, с ними мало общаются и только формально. Здесь срабатывает психологический момент, который может снизить управляемость коллективом: как бы ни была хороша созданная в компании система мотивации, при непосредственном общении с руководителем, в его “поле”, люди работают лучше и вовлеченность их в бизнес в разы выше. То есть в общении и контроле сотрудников нужно соблюдать золотую середину, здоровый оптимальный баланс баланс, без перегибов в ту или иную сторону.
Офис на “удаленку” без потерь заменить реально, если четко регламентирован рабочий график (определены временные границы рабочего дня, допускаются ли перерывы на личные дела в течение установленного рабочего времени, время ответа на запросы и клиентские обращения и т.п.), продумана система измерения эффективности и формы отчетности (не требующие по нескольку часов на заполнение, но отражающие результаты), налажена техническая сторона (централизованное хранение документов, бэкапы, безопасность с точки зрения утечек информации, синхронизация всех ИТ-систем), используется качественная видеосвязь для общения и сформирована корпоративная культура применения дистанционных технологий. Фактически, создан полноценный офис с максимальным “эффектом присутствия”, только виртуальный и коллеги на видео, а не за соседним столом.
Александр Высоцкий, консультант по управлению, основатель консалтинговой компании «Visotsky Consulting»
В моей компании для отслеживания хронометража все удалённые сотрудники используют программу Time Doctor. Учёт времени – колоссальный инструмент. Мы предупреждаем о необходимости работы с этой программой еще на этапе собеседования и тестовой недели. Ведь от количества проработанных часов по Time Doctor зависит зарплата сотрудников, а также начисление бонусов.
Рекомендую отслеживать хронометраж, даже если это не требуют на работе. Причем это будет полезно всем – владельцам бизнеса, маркетологам, писателям. Можно проследить, сколько времени ушло на ту или иную задачу.
Разум нас постоянно обманывает. Есть вещи, на которых наше внимание фиксируется особенно пристально, кажется, что именно им мы посвятили большую часть дня. Но с помощью программы для отслеживания тайминга легко увидеть, что это не всегда так. Это позволяет моментально улучшить планирование: понять, какие дела можно делегировать, увидеть то, на что время вообще не тратится.
Как ввести контроль времени? Как только вы начинаете вводить какие-то изменения, не важно, регламенты, инструменты управления, Time Doctor, вы должны объяснить людям, зачем это делается. Иначе любые ваши инициативы будут приняты в штыки.
Если сотрудник продуктивен, обладает большим опытом, то у него есть четкая технология выполнения работы, сложившаяся рутина. И представьте: к нему приходят и без всяких реверансов объявляют, что он должен делать это по-новому! Продуктивные люди упорны, и часто их упорство доходит до упрямства. Именно поэтому их сопротивление новому бывает особенно сильным. Поддерживать изменения сотрудники смогут, если вы объясните, зачем это нужно.
Татьяна Смирнова, руководитель образовательно-тренингового проекта «ХРОНОЛОГИЯ»
Если невозможно подойти к рабочему столу сотрудника, становится непонятно, как вообще контролировать его работу. Вдруг сотрудник сейчас гладит вместо того, чтобы делать отчёт? Как правило, решением становятся программы отслеживания рабочего времени.
Краткосрочно такие программы могут помочь, однако для сложных, креативных, интеллектуальных задач они, конечно, не подходят. Вместо этого стоит пересмотреть систему KPI (key perfromance indicators, ключевые показатели эффективности) и мотивации.
Максим Овчаренко, директор проектов по развитию персонала и внедрению изменений в ЭКОПСИ Консалтинг
Какие особенности методов управления временем при работе в “домашнем режиме”?
При планировании времени:
- сокращение горизонта планирования
- регулярный мониторинг ситуации
- более широкое использование agile-подходов.
При контроле за временем, задачами:
- короткие и конкретные цели в каждый момент времени
- рост требований к четкости и ясности
- понятные точки контроля – совещания чаще, но короче по времени.
Общие методы:
- должны быть определены (руководителем и приняты сотрудником) границы рабочего времени и сотрудников, и руководителей
- сотрудникам необходимо планировать перерывы
- важно создавать ритуалы (время начала, завершения работы, перерывов)
- нужны правила (например, если вопрос дважды не решается в мессенджерах, то созваниваемся), экономящие время
- фокус внимания как руководителя, так и сотрудника смещается на оценку по результату, а не по процессу
- человеческие отношения выходят на первый план.
Анна Мартынкина, HR Business Partner, Skyeng B2B
Самый важный вызов тайм-менеджмента при удаленном режиме работы — обдуманное планирование и контролирование рабочего времени. Для упрощения задачи можно завести таск-трекер, в котором будет планироваться и отслеживаться, сколько времени потрачено на выполнение той или иной работы. Онлайн-календарь также помогает в планировании онлайн-встреч и своих ресурсов. Например, в своем графике команда Skyeng B2B обязательно учитывает время на обед, а также несколько коротких перерывов (минут по 10–15).
Наши сотрудники работают удаленно из разных городов и стран, поэтому для нас отдельным вызовом в тайм-менеджменте стали разные часовые пояса. Рабочий день у каждого сотрудника начинается в разное время, что сказывается на коммуникации и обсуждении рабочих вопросов. Для решения проблемы компания установила единые часы присутствия, когда сотрудники должны быть на связи (шесть часов пересечения).
Алеся Бикбулатова, старший менеджер по обучению компании ICL Services
Один из вызовов, перед которым оказались компании в условиях удаленки – снижение систематического контроля. Часто приходиться слышать, как сложно собраться и сесть за работу, не отвлекаться и не найти себе занятие поинтереснее, особенно когда сроки еще не горят. А вот когда дедлайн близко, то начинается работа по 12 часов.
Сегодня появилось много инструментов контроля рабочего стола и других приложений, которые хоть и популярны, но не особо эффективны. Для нас такие решения не подходят, так как компания ICL Services старается строить отношения с сотрудником на доверии и уважении.
Выходом из данной ситуации может стать микс самодисциплины и инструментов тайм-менеджмента: правильное планирование, приоритезация, техники концентрации и отдыха. В этом могут помочь приложения, позволяющие визуально отслеживать выполнение задач. Рынок предлагает широкий выбор таких инструментов.
Анна Муромцева, директор по персоналу Avon
При планировании работы на удалёнке нужно и важно планировать и выделить достаточно времени для взаимодействия как один на один, так и с командами, находя баланс по частоте, продолжительности и форматам. Цели: как быть на связи с командой, управляя результатом, так и держать вовлеченность и командный дух; выстраивать доверие, так как часто без того, чтобы отношения были выстроены, решение занимает в разы больше времени.
Также сейчас многие компании, перешедшие на гибридную работу, ищут удобные приложения для планирования управления временем, чтобы было видно, например, когда работает человек из офиса, когда из дома, если из офиса, где он сидит сегодня, а также часто такие приложения связаны с системами бронирования (столов, переговорных, парковки). И нюанс маленький, но важный для тех, кто работает с контрактами, планировать подписание и знать график подписантов (не так просто бывает, оказывается).
Анна Цыплухина, директор ресурсной компании «Бизнес-класс»
Таймменеджмент – это из оптимизации секунд сложить часы и выстроить правильное их использование. На новое местоположение и путаницу контекста мозг тратит больше чем секунды. Десятки минут уходят на переключения с домашних мыслей и дел на рабочие, с пижамного дресс-кода на хотя бы пристойный кэжуал, с быстрого обеда на приготовление любимой еды на уютной кухне.
В целом – мешает все.
Что помогает?
Вот краткий список принципиальных вещей, которые стоит сделать в рамках самой компании:
- Онлайн-пятиминутки для синхронизации работы 3 раза в день.
- Корпоративный стандарт он-лайн этикета – одежда, фон сзади, включенная камера, работа с общими документами и т.д. Список должен быть кратким, но четко сформулированным, написанным и доведенным до каждого сотрудника в ощущениях.
- Больше работы с включением. Это может быть любой вид связи – телефон, скайп, гугл-документы. Даже в те периоды, которые нужны для изолированной работы, совместность помогает держать фокус на деятельности.