Напоследок приведу несколько «фишек», которые помогут управлять сотрудниками home office:
- Индикаторы настроения. Когда мы перевели людей на home office, то тут же столкнулись с проблемой: не понимаем их настроений. И внедрили простую штуку: при выходе из АСУ сотруднику предлагалось выбрать смайлик настроения. Простое и отлично работающее решение. Многие IT-компании сегодня это используют. Рекомендую всем взять на вооружение.
- DSM (daily scrum meeting). Великолепный инструмент проведения коротких собраний, который мы в своей компании еще до пандемии перевели в онлайн-формат. Каждый день ровно в 9:00 команды созваниваются по скайпу или вайберу и каждый сотрудник отвечает на 3 вопроса:
- Что я делал вчера
- Что я буду делать сегодня
- Какие есть риски, которые мне не дадут достигнуть намеченных целей.
Мы для себя поставили лимит по таймингу 20 минут. В командах у нас по 5−7 человек. Первое время это затягивалось на 30−40 минут. Сейчас мы точно укладываемся в отведенные 15−20. Если вы переводите людей на дистанционный режим, этот инструмент у вас должен быть в категории must have.
3. Еженедельный свод. Помимо ежедневных отчетов сотрудники каждой команды совместно формируют и еженедельный отчет, в котором отражается динамика работы за прошедшую неделю и формируются планы на следующую. За счет накопленной статистики можно прогнозировать подъем или спад активности и заранее планировать корректирующие действия. Еженедельный отчет мы поручаем делать команде совместно. У нас нет руководителя, который обязан сделать отчет, есть сотрудник, выполняющий роль администратора этого процесса. Это позволяет в процессе удаленной коммуникации больше вовлекать людей.
4. Мобильный контакт «руководитель/подчиненный» — два раза в день.
Когда внедряли дистанционное управление, то думали, что на 100% перейдем на общение в коммуникаторах. Практика показала, что важно общение хотя бы по телефону. Установили стандарт, что каждый team leader минимум 2 раза в день должен переговорить с сотрудником по телефону. Зачем:
- Эмоциональное общение по телефону не заменить смайликами в телеграме, вайбере, вотсапе или прочих прекрасных мессенджерах
- У сотрудника остается ощущение нужности компании (он важен, ему уделяют внимание)
- Не замыкаем людей в себе, чтобы не было настроений вроде: «Я сижу дома, а они там в офисе против меня непонятно что задумали»
- 3 минуты по телефону могут оптимизировать 30-минутную переписку.
5. Группы или общий чат. Выберите мессенджер, которым будет пользоваться вся ваша компания. В нем у вас должен быть один общий чат, а также могут быть группы по различным вопросам. Учтите, что группы имеют тенденцию бесконтрольно размножаться, и в какой-то момент уже не понятно, что куда писать и где что обсуждать. Сделайте реестр групп по основным вопросам. И, конечно, следите за градусом общения в группах (а лучше назначьте одного ответственного за все группы в мессенджерах).
6. Скайп-корпоратив. Когда-то прочел книгу российского социолога о том, что людей в организации можно условно разделить на 3 группы:
- Группа карьеристов (те, кто трудоголики, работают с удовольствием и много и кроме карьеры мало чем интересуются)
- Хобби-группа (те, кто работают хорошо, если могут как-то проявить себя (например, поучаствовать в конкурсе на лучшую выпечку и победить)
- Алкогольно-сексуальная группа (эти люди больше заняты сплетнями и личными интригами, чем работой).
Очевидны задачи руководства — расставаться с представителями 3-й группы, обучать и поощрять карьерными перспективами сотрудников 1-й группы. А вот для второй группы, и по статистике их большинство, важно создавать «домашние» условия. Когда человек ищет удовлетворения своих «хобби-потребностей» не дома, а в офисе. Поэтому в офисах многих компаний появляются кухни, игровые приставки, телевизоры, теннисные столы и т.д.
При переводе людей на «удаленку» компания может потерять связь именно с этой важной для бизнеса группой. Поэтому — приемлемо проводить онлайн-конференции, на которых сотрудники могут поделиться своими достижениями, рассказать о своих хобби, да и просто выпить бокал, «чекнувшись» о камеру ноутбука.
Эту мысль можно продолжить, если вспомнить, что у всех нас есть интересные важные даты: день рождения, день приема на работу в компанию, день повышения в должности и т.д. Это все можно тоже перенести в онлайн, превратив в особый интересный ритуал. Если в вашей компании есть HR-менеджер, то поручите это сделать красиво и с душой.
7. Поощряйте развитие компетенций и онлайн-обучение. Если бюджеты крайне ограничены — достаточно бесплатных материалов и программ. Времени на обучение у сотрудников прибавилось. Ведь на дорогу до работы и обратно они тратили иногда больше часа. Представляете, сколько полезного можно изучить за час в день!
Мы с вами переживали не один кризис. И, как водится, для одних кризис — это возможности, для других — угрозы. По моему мнению, перевод персонала на дистанционное управление — хорошая возможность подкачать свои корпоративные компетенции в области регулярного менеджмента и деловых коммуникаций. Удачи вам в правильном использовании этого времени!