Есть два различных способа управления знаниями: с использованием систем на основе цифровых технологий или с использованием мягких систем.
Системы, основанные на технологиях — могут включать в себя совместную вики, где каждый может добавлять и редактировать информацию. Или могут включать в себя программы или базы данных в локальной сети компании, где информация организована таким образом, чтобы каждый мог получить к ней доступ.
Любая цифровая система будет иметь проблемы. Например, кто будет управлять проектом? Кто будет держать информацию в актуальном состоянии? Как люди будут получать доступ к информации?
Здесь нет одного подхода для всех. Каждая компания и культура будут выстраивать свой способ.
Мягкие системы — это такие подходы, в рамках которых имеют место конкретные действия или встречи для обмена знаниями, и помощь людям в налаживании контактов и способности делиться друг с другом.
Рассмотрим следующие методы, как часть систем мягкого управления знаниями:
- Следование за кем –то.
- Наставничество.
- Кросс-тренинг.
- Мгновенный обмен сообщениями и интранет – форумы.
- Конкретные действия, такие как отчеты после значимых событий и комментарии после того, как проект завершен.
- Добровольные группы или сообщества, которые помогают членам делать схожую работу в различных областях, а потом встречаться в неформальной обстановке и обмениваться информацией.
Имейте в виду, что системы управления знаниями на базе технологий прекрасно справляются при работе с явными знаниями, но не так хороши, когда речь заходит о неявных знаниях. С неявными знаниями лучше работают мягкие системы, вроде тех, что перечислены выше.
Поэтому практики управления знаниями должны попытаться использовать оба подхода.
Советы для внедрения систем управления знаниями
Начните с определения неявных знаний — многие организации считают, что определение тацитных знаний является самой большой сложностью. При внедрении системы управления знаниями в вашем отделе или компании, начните с мозгового штурма с вашей командой, чтобы выработать идеи, как выявлять неявные знания.
Начните с небольшой командой — очень легко оказаться перегруженными количеством знаний, которые необходимо использовать. Начните с небольшой группой, в одном отделе, и далее распространяйте практику. Это поможет вам разобраться, какую информацию вы хотите сохранить, и как вы хотели бы её организовать.
Помогите сотрудникам принять идею и почувствовать себя комфортно в ходе совместного использования знаний — может быть довольно трудно «продать» управление знаниями вашей команде. В конце концов, вы просите людей поделиться своим трудом добытыми знаниями и опытом, то есть теми вещами, которые делают их ценным для компании (и это может быть мощным стимулом для людей, чтобы не делиться своими знаниями!).
Сделайте обмен знаниями частью культуры компании, а также тем, что делает каждый. Это поможет вам постепенно вовлечь всех членов команды. И рассмотрите вопрос о включении обмена знаниями в свой формальный подход к управлению эффективностью, так, что бы люди получали вознаграждение за обмен информацией.
Сделайте обмен информацией максимально простым для сотрудников — так, чтобы каждый был занят. Если быть частью программы управления знаниями трудно или отнимает много времени, люди не захотят участвовать. Чем проще им будет принимать участие, тем более вероятно, что вы добьётесь успеха.
Создайте план выхода на пенсию членов команды — выход на пенсию является одной из основных причин, почему так много организаций пытаются быстро внедрять системы управления знаниями прямо сейчас. Если вы работаете с поколением бэби – бумеров, которые сейчас выходят на пенсии, то имеет смысл начать собирать свой опыт в первую очередь.
Ключевые моменты
Управление знаниями приобретает все большее значение для организаций. Наличие эффективной системы управления знаниями защищает не только доходы, оно также может улучшить удержание сотрудников, повысить производительность труда, а также способствовать внедрению инноваций.
Системы управления знаниями должны попытаться реализовать подход из двух частей: с использованием баз данных или вики, чтобы собрать явное знание, и большее связывание и улучшение коммуникаций коллег друг с другом, чтобы подвигнуть их делиться неявными знаниями.