Какие инструменты вы будете использовать? Знакомы ли вы с основными направлениями и технологиями digital-рекрутинга?
Одна из важнейших HR задач — подбор персонала — в настоящее время все чаще решается с использованием цифровых технологий.
Современные онлайн-сервисы существенно снижают трудозатраты на выполнение рутинных операций специалистов в области рекрутинга, минимизируют риски принятия субъективного кадрового решения, а также влияют на формирование новых схем и алгоритмов работы в сфере подбора и найма персонала.
На какие факторы нужно обратить внимание HR-специалисту для качественного анализа и управления процессом подбора?
№1. Автоматизация рутинных операций в работе
Облачные платформы для рекрутмента давно получили широкое распространение в мировой HR-практике. На данный момент времени83%зарубежных компанийиспользуют в своей работе облачные ATS платформы (Applicant Tracking System), вРоссии только24%так, как большинство организаций с осторожностью относятся к внедрению и применению новых IT-решений в ежедневной практике.
Многие рекрутеры по-прежнему формируют базу соискателей в файлахExcelили вGoogleтаблицах, ведут архивы писем в отдельных папкахGmailилиOutlook, затрачивая колоссальный объем времени на работу с базой резюме.
Часть компаний используют коробочные решения, например,системы E-Staffили1С, не задумываясь о том, что эти программы уже не обладают необходимым функционалом и гибкостью для реализации задач подбора.
По данным опроса представителей работодателей и HR-специалистов компанией HeadHunter – 78%респондентов не довольны качеством используемой системы, а 58% заказчиков не довольны качеством подбора.
Как можноизменить эту ситуацию— ускорить процесс сбора резюме, фильтрации откликов, согласования итоговых кандидатов, формирования базы? Ответ прост – использовать в работе облачные ATS системы для рекрутинга.
Основная цель таких систем— автоматизировать и упростить процесс подбора персонала на всех этапах: от момента составления вакансии (форма заявки) до встречи с кандидатом (назначение события в календаре) и обратной связи между участниками.
На какие критерии стоит ориентироваться при выборе программного решения? В первую очередь важно, чтобы в системе были реализованы следующие функции:
- легкий и понятный интерфейс;
- возможность настраивать права и роли участников процесса;
- быстрая публикация вакансий на нескольких работных сайтах;
- сбор откликов на вакансии из максимального количества источников;
- быстрый импорт резюме кандидатов в базу с работных сайтов и с вложений в электронной почте;
- корректная конвертация резюме из разных форматов docx, pdf, rtf
- определение дубликатов резюме;
- быстрый поиск информации о кандидатах в базе;
- настройка этапов воронки подбора и быстрая смена этапов;
- возможность формировать шаблоны писем со вставкой переменных и отправлять массовую рассылку по шаблону;
- соблюдение положений Закона N 152-ФЗ «О персональных данных» (обращаю ваше внимание, что облачная система должна хранить данные только на Российских серверах);
- функционал по работе с профилем кандидата (карточки оценки, история событий, подгруздка файлов для формирования портфолио кандидата);
- календарь событий, интегрированный с Google-календарем или календарем MS Outlook и синхронизация расписаний
- наличие мобильного приложения для полноценной работы с базой резюме и кандидатами в вашем смартфоне.
По-моему, мнению, любому HRy нужна качественная CRM система, в которой он сможет управлять задачами, командой, коммуникациями с кандидатами и базой резюме.
К этому выводу я пришла, когда два года назад занималась внедрением AMO CRM в Департаменте продаж и с удивлением поняла, что именно такое же решение мне необходимо для управления процессом подбора.
Могу с уверенностью сказать, что с 2017 года разработчики облачных ATS систем в России ушли далеко вперед, как в развитии функциональных возможностей программных продуктов, так и в уровне технической поддержки и сервиса.
№2. Оптимизация этапов воронки подбора
Не секрет, что у каждой вакансии кроме стандартных этапов, таких как как поиск резюме, телефонное интервью, собеседование или проверка рекомендаций, существуют специализированные этапы, которые необходимы для оценки профессиональных качеств соискателей. Например, тесты на оценку управленческих компетенций, пробные дни в компании, ассесмент-центр.
Однако, Заказчикам все равно, как вы выстраиваете последовательность подбора, так как их интересует срок закрытия вакансий и наличие готовых кандидатов, соответствующих установленных требованиям.
Как можно изменить эту ситуацию— выбирать лучших претендентов, сократить время проведения интервью или иных оценочных процедур, увеличить доходимость до собеседований?
Ответ — поменять алгоритмы подбора, грамотно настроить фильтры на каждом этапе воронки подбора, чтобы выбирать только релевантных кандидатов.
Например, компания Unilever создала 4-шаговый цифровой процесс подбора персонала на начальные позиции:
- заполнение онлайн-формы;
- онлайн-игры (оценивается кратковременная память, способность к концентрации);
- видеоинтервью через сайт или приложение (кандидат отвечает на вопросы о своих действиях при возникновении сложной ситуации на работе);
- личная встреча с представителями работодателя.
Еще один пример-консалтинговая компания разработала этапы воронки подбора для каждой вакансии и сформулировала требования для оценки кандидатов, которые переходят с этапа на этап. Каждая воронка настроена в облачной ATS системе, где автоматически собираются данные для аналитики эффективности работы с каждой вакансией. Также был изменен подход к проведению собеседований: соискателям предлагается пройти дистанционное интервью и удалённое тестирование. В результате такой трансформации увеличилась воронка входа, и Работодатель проводит итоговые собеседования только с релевантными кандидатами.
№3. Изменение подхода к оценке профессиональных и личностных качеств
Как часто в своей работе вы слышите следующие требования от Заказчика:«Мне нужен готовый кандидат как можно быстрее, желательно послезавтра, обязательно из отрасли, с опытом работы не менее трех лет, со сознанием продуктов и специфики рынка, лучше всего девушка (парень) до … лет»?
Кто из вас сталкивался с ситуациями, когда кандидат успешно прошел ступени предварительного отбора, но после итогового интервью с топ-менеджером или генеральным директором вы получаете ответ –«Он нам не подходит, потому что… давайте смотреть еще»?
Такие ситуации ограничивают не только рекрутера, но и самого Заказчика, который пребывает в иллюзиях о том, что его интуиция подскажет идеального кандидата, что придет суперспециалист и выстроит ему систему, наладит процессы, увеличит продажи и т.д. Дело в том, что до сих пор существует разрыв между «видением» специалиста по подбору и работодателя какими личностными качествами и профессиональными навыками должен обладать будущий сотрудник.
Ситуация на рынке труда требует измененийподхода к оценке профессиональных и личностных качеств кандидатов, в формулировании базовых и дополнительных критериев отбора, в структурировании этих критериев на разных этапах воронки.
Несколько лет назад, я посмотрела увлекательныйфильм «Человек, который изменил всё».Фильм основан на реальных событиях, и в нем идет речь о генеральном менеджере бейсбольного клуба, которому за короткий промежуток времени необходимо сформировать конкурентоспособную команду. Он выбрал нестандартный подход к оценке навыков и профессионального опыта игроков, преодолел сопротивление системы и достиг нужного результата.
Без модели единых критериев и полноценной обратной связи, HR-специалисту будет сложно поменять параметры поиска и повысить эффективность подбора.
Как создать такую модель оценки, которая будет выступать внутренним единым критерием для принятия решений при выборе итогового кандидата?
Такие возможности дают следующие методы:
- построение скоринговых карт;
- использование карточек оценки и онлайн-сервисов для проведения тестирования;
- внедрение системы рейтинга кандидатов, где преимущество получают те соискатели, которым начислили больше всего баллов по группе критериев;
- формы обратной связи для Заказчика с четко сформулированными вопросами для предоставления ответов рекрутеру. Систематизированная обратная связь позволяет скорректировать субъективные установки Заказчика и дает возможность HR-специалисту оптимизировать параметры подбора.
В прошлом, я профессионально занималась спортом и люблю читать литературу, посвящённую подготовке и отбору спортсменов. Очень много полезных приемов оценки кандидатов можно найти в спорте. Вопросу комплектования команд посвящен ряд исследований в спортивных играх и сложно-координационных видах спорта. Например, в гребле академической, как в командном виде, успех достигается действиями не одного спортсмена, а группы спортсменов, правильный подбор которых зависит от комплекса показателей. Гребцы-академисты имеют ряд существенных отличительных характеристик телосложения и состава тела, которые можно использовать в качестве базовых критериев при отборе. К ним также можно отнести требования к двигательному, зрительному и слуховому анализаторам.
Приведу пример такого подхода–компания, работающая на рынке сертификации. С одной стороны, конкурентный рынок, большой объём продуктовой линейки, обязательно отличное знание законодательства в области технического регулирования. С другой стороны, менеджерам по продажам предлагают низкие оклады и высокую премию, нет ДМС, доплат за проезд и питание, а руководители требуют набирать только опытных сотрудников. Откликов на размещённую вакансию не было совсем, рекрутер вела «холодный подбор», срок закрытия вакансии составлял 38 дней. Руководители были недовольны скоростью подбора и уровнем кандидатов.
Какое решение было принято— полностью изменили подход к комплектации команды продавцов:
- приняли решение искать кандидатов из других отраслей;
- снизили требования к опыту работы;
- базовые критерии для отбора – высокий уровень интеллекта, обучаемость;
- кандидатам предлагали провести два пробных дня в компании с опытным наставником;
- наставник по итогам двух дней отправлял рекрутеру короткий отчёт, который включал в себя 4 пункта (мотивация к работе, успешность в усвоении нового материала, отработка звонков по скрипту, понимание поставленных задач);
- подключили двухдневный курс обучения в СДО.
В результате такой работы полностью сформированы четыре отдела продаж, численностью 15-16 сотрудников каждый.
№4. Применение маркетинговых технологий в подборе
30% процентов работодателей утверждают, что основной причиной, по которой они не могут закрыть вакансии, является отсутствие соискателей, ещё 35% говорят о том, что найти резюме не проблема – проблема привлечь внимание кандидата и пригласить его на собеседование. По отдельным вакансиям, мы получаем просмотры, но претенденты не стремятся звонить или отправлять свои резюме, даже если условия вакансии лучше, чем в целом по отрасли.
По опросам, проведённым Avito, HeadHunter и Rabota.ru, в среднем 69% рекрутеров сталкиваются, с такими ситуациями как:
- кандидаты не реагируют на письма;
- переносят сроки проведения собеседований;
- не любят проходить тесты;
- отказываются принять оффер, так как выбирают другого работодателя.
Проблема заключается в том, что эффективность традиционных каналов получения откликов от кандидатов падает.
Как увеличить количество откликов и вызвать интерес соискателей к вакансии, как создавать классные идеи для писем?Ответ — маркетинг и еще раз маркетинг!
Задумайтесь, на что обращают внимание кандидаты в описании вакансии, какие у них потребности?Сколько писем они получают от других компаний? Открывают ли они ваши письма? Какие тексты, темы и заголовки побуждают их ответить на ваше сообщение? Что нужно, чтобы получить отклик?
Не стройте иллюзий о том, что сообщение, содержащее фразы «мы изучили ваше резюме», «мы ведущая компания на рынке», «мы предлагаем вам стабильный доход» будут работать!
Одна из важных компетенций современного рекрутера – это умение вызвать первичный интерес соискателя, привлечь внимание к вашей позиции. Способность выделить своё объявление среди массы других предложений о работе, мотивировать принять решение прийти именно к вам – то, что отличает успешного специалиста от посредственного.
Вы можете успешно применять маркетинговые инструменты в HR сфере. Я рекомендую вам регулярно читать: блог Texterra, блог компании SendPulse, Telegram-канал «Видеомаркетинг», Naoblakax.ru (блог о продвижении в Instagram), портал TextHunter.
Какие инструменты работают:
- маркетинговые опросы, созданные на основе Яндекс.Взгляд;
- формы на сайте, созданные на основе TipeForm;
- чаты, созданные на основе JivoSite и Яндекс.Диалоги;
- HR-lending с подключёнными счетчиками и вебвизором для аналитики целевой аудитории и действий соискателей;
- публикации реальных отзывов и историй успеха сотрудников, которые работают в компании;
- эксперименты с темами и текстами писем кандидатам. Например, эффект даёт последовательная цепочка писем. Первое письмо – короткая тема с названием вакансии и призывом к действию, второе письмо содержит информацию о компании, ссылки на отзывы работающих сотрудников, фотографии офиса, данные об этапах проведения собеседования;
- триггерные письма;
- короткие sms-сообщения для информирования о вакансии и напоминании о дате и времени проведения интервью;
- Employee Journey Map (карта путешествия сотрудника).
№5. Активное развитие социального рекрутинга
В настоящее время важнейшим источником подбора персонала становятся социальные сети, где работодатели размещают вакансии. Источником информации для подбора служат сообщества и истории, а также личные аккаунты участников. Последние и позволили сделать социальные сети удобным инструментом для рекрутеров.
По данным опроса более 1000 рекрутеров около 43% ищут в социальных сетях информацию о потенциальных работниках,11% владеют навыкамипоиска персонала с помощью boolean search запросов, 40% не пользуютсямедиа-ресурсами и только 6% применяют социальные сети дляраспространения информации о вакансиях и продвижения HR-бренда.
К сожалению, одни медиа-ресурсы подходят для поиска менеджеров среднего и топ-менеджмента; другие — для узкопрофильных специалистов и проектного персонала.
Какой же тогда инструмент нужно использовать для рекрутинга и брендинга? Первое, что вам нужно проанализировать:
1) Какими социальными сетями пользуются ваши сотрудники? Какому ресурсу отдают предпочтение? В каких группах состоят сотрудники? Это можно сделать с помощью короткого онлайн опроса персонала, разместить его на корпоративном портале или создать форму в Google forms. Спросите своих сотрудников о том, где они задают вопросы, чтобы получить ответы на профессиональные темы, в каких сообществах состоят.
2) Какими социальными сетями пользуются потенциальные кандидаты? Такие данные можно собрать, если включить в анкету чек-боксы с названием социальных сетей или использовать функцию поиска профиля кандидата в социальной сети при помощи облачных ATS систем.
Получив, такие данные вы сможете принять решение какой ресурс использовать для продвижения и поиска.
Однако, есть универсальные инструменты, которые можно и нужно использовать HR-специалисту в своей работе с социальными сетями.
- Instagram, как отличный инструмент продвижения бренда работодателя;
- ключевые слова для поиска – вам нужно составить список конкретных запросов, а также использовать поиск по хештегам;
- графические объявления с наложением фирменных элементов;
- короткие видео-сообщения в форме историй – обратите внимание 78% трафика в 2019 году составит видео;
- отдельная карьерная страница для размещения вакансий, постов, рубрик, историй;
- форма для отправки отклика прямо на странице;
- таргетированная реклама в социальных сетях;
- наполнение страничек качественным контентом;
- мобильный рекрутинг;
- формирование базы пассивных кандидатов (в моей собственной практике вакансии топ-менеджмента, менеджеров среднего звена, я закрываю именно таким способом). Обратите внимание, что 81% кандидатов находятся в потенциальном поиске работы: оставляют открытыми резюме, ставят режим автообновления резюме, подписываются на информационные рассылки о новых вакансиях и т.п. Один из примеров в моей практике: в течение 1 года я поддерживала Контакты с несколькими специалистами, которые были в папке «резерв», каждый из них был мне интересен на позицию менеджера среднего звена, когда появилась интересная вакансия, каждому из них я отправила короткое письмо с сообщением о приглашении на собеседование и описанием условий, результат – 82% кандидатов перезвонили и высказали согласие пройти удаленное тестирование и прийти на собеседование.
№6. Создание визуальной модели HR-метрик
Работа с данными – это группа навыков, которые необходимо «прокачивать» каждому HR-специалисту. Аналитика в области подбора персонала становится основным направлением развития отрасли.
Согласно отчету, Deloitte Global Human Trends Trends, 16% организаций во всем мире использовали HR-аналитику в 2017 году. Это число удвоилось по сравнению с прошлым годом.
Что дает качественная аналитика HR-специалисту?
- HR обладает большим количеством данных о людях. Грамотно структурируя данные и применяя аналитику, HR может стать стратегическим партнером, который опирается на проверенные факты, а не полагается на интуицию и мягкую науку. Кроме того, отдел кадров может помочь своим менеджерам и руководителям принимать более правильные решения, применяя аналитику на основе выстроенных HR метрик.
- Например, рекрутер может посмотреть, какие области имеют самые большие проблемы с качеством найма. Информационная панель с качеством данных о найме поможет сосредоточить внимание там, где это необходимо. На основе полученной информации рекрутер может выбрать оптимальные источники подбора, создать или оптимизировать профиль компетенций для конкретных позиций, понять ключевые мотивы кандидатов и стратегию поиска работы.
Задайте себя ряд вопросов:
- Как вы сейчас работаете с массивом данных?
- Какие метрики используете для построения отчетов?
- С помощью каких программ обрабатываете полученную информацию?
- Какие отчеты оформляете?
Обычно для подготовки качественного отчетатребуется долгое время на сбор и обработку данныхи алгоритм действий строится следующим образом:
- из нескольких источников выгружается информация, например, в MS Excel, далее строятся сводные таблицы, которые переносятся в MS Power Point или в MS Word, в результате, мы получаем десятки страниц отчетов с разной информацией на каждой из них.
При работе с разными источниками, на создание диаграмм и графиков уходит много времени, обновление массива информации также увеличивает трудозатраты специалиста.
Однако данный процесс можно ускорить, если использовать современный инструмент визуализации данных –дашборд(интерактивная панель обзора ключевых показателей и результатов деятельности в режиме реального времени).
Какое программное обеспечение необходимо?
- Обработка данных и подготовка таблиц — Excel c надстройкой Power Pivot
- Создание дашбордов по ключевым метрикам — Power BI или «Октоборд».
Что нужно для реализации?
- выбрать источники сбора данных (корпоративные базы, web-таблицы, SharePoint, базы данных SQL и Access, Facebook, Google Analytix, GitHub и т.д.);
- определить ключевые метрики (показатели) и периоды актуализации;
- настроить сбор данных для учета метрик;
- выбрать варианты отображения показателей;
- создать модель данных;
- выстроить цепочки связей между показателями в таблицах;
- создать вычисляемые столбцы, меры и таблицы;
- создать и настроить визуальных элементов;
- оформление финальной версии дашборда;
- публикация данных и совместная работа с отчётами.
Современные технологии в своем развитии ушли далеко впередС, сейчас не требуется навыков программирования, чтобы освоить новый функционал и начать работать с данными в форме визуальной модели.Например,в программном продукте «Октоборд» есть готовые дашборды и встроенные шаблоны для оценки показателей в Facebook, ВКонтакте, LinkedIn. С помощью программы Power BI можно автоматически подгружать данные из разных источников.
В завершении своей статьи, хочу сказать, что современные тренды в работе HR-специалистовобусловлены потребностью бизнеса в высокой гибкости и скорости процессов, потребностью в более высокой продуктивности персонала, а также стремительным ростом технологических инноваций.
Однако, любые изменения требуют системного подхода и внедрение digital-инструментов не исключение.Важно учитывать не только модные тренды, но и, в первую очередь, подумать о том, что вы хотите изменить в своей работе, какие участки работы с персоналом необходимо оптимизировать, какие процессы требуют трансформации, что это даст вам и вашим партнёрам по бизнесу.