Компания Great Place to Work сравнила продуктивность сотрудников на дистанционной работе с марта по август 2020 года с аналогичным периодом в 2019. Исследование 800 тыс. людей показало, что производительность осталась стабильной или выросла. Анализ Стэнфордского Университета также подтвердил, что работа на дому в среднем увеличивает эффективность на 13%.
Но не все сотрудники одинаково продуктивны на ремоуте. Теперь, когда единственный контакт с коллегами — это видеосвязь, руководителям нужно быть более внимательными, чтобы выявить вредные привычки в удаленных командах.
1. «Скрываться» во время видеоконференции
Во время командных созвонов или онлайн-встреч с клиентами можно заметить, что некоторые коллеги никогда не включают аудио или видео. Такие люди редко участвуют в разговорах, из-за чего неясно, действительно ли они слушают — или же игнорируют обсуждение.
Выключенное видео может говорить и о том, что неверно расставлены приоритеты: возможно, сотрудник не одет должным образом, находится в неподходящей обстановке или недостаточно подготовлен к встрече.
Исследование Microsoft показало, что резкое сокращение невербальных сигналов (интонации, жесты, мимика) от собеседников и визуально ограниченный обзор аудитории, с которой вы взаимодействуете во время видеосвязи, приводят к хронической усталости.
«Не преуменьшайте важность невербальных социальных сигналов: видео позволяет участникам собрания анализировать выражения лиц и реакции друг друга», — подчеркивает Джейми Эббот, коуч и карьерный консультант.
Что делать:
- Установите правила для ваших видеоконференций. Например, скажите всем «отключить микрофоны, пока не придет время обсуждения» или «оставлять видео включенным на протяжении всей встречи».
- Запрашивайте комментарии у отдельных членов команды. Задавайте прямые вопросы вместо обращения сразу ко всем участникам созвона.
- Проводите встречи в небольших группах, где каждому сотруднику придется быть «включенным» в разговор.
2. Постоянная многозадачность
Зачастую такие сотрудники кажутся «отсутствующими»: во время видеозвонков они параллельно отправляют электронные письма о других проектах, пишут в мессенджерах и нередко кажутся застигнутыми врасплох, не понимая, с каким вопросом к ним обращаются.
Исследования, проведенные в Стэнфордском университете, показали, что многозадачность менее продуктивна, чем выполнение одного дела зараз. Профессор Клиффорд Насс обнаружил, что людям, которых регулярно бомбардируют несколькими потоками электронной информации, тяжелее сосредоточить внимание, что-то вспомнить или переключиться с одной работы на другую.
Также Насс пришел к выводу, что со временем постоянная многозадачность фактически меняет способ работы мозга — это приводит к снижению продуктивности, даже когда человек сосредоточен.
Что делать:
- Если у сотрудника много задач, расставьте приоритеты в том, что нужно сделать и к какой дате, чтобы он мог управлять своим временем.
- Обсудите с коллегой краткосрочные и долгосрочные цели.
- Проведите с сотрудником one-to-one встречу и обговорите отвлекающие факторы. Если это постоянный поток сообщений, расскажите о технике Pomodoro или предоставьте временный «карт-бланш» не отвечать на запросы до выполнения поставленной задачи.
3. Сверхурочная работа
Работа на дому вынуждает многих людей трудиться с раннего утра до поздней ночи без перерывов. Команда может чувствовать, что таким образом оказывает компании услугу, но в реальности она идет по пути к выгоранию. Согласно исследованию Лейденского университета, сотрудники, у которых размываются границы между работой и личной жизнью, говорят об ухудшении здоровья, уменьшении чувства счастья и эмоциональном истощении.
По данным исследования LinkedIn и британского Фонда психического здоровья, удаленка способствует формированию культуры так называемого «презентеизма» (ситуация, при которой сотрудник проводит на рабочем месте больше времени, чем необходимо). Это приводит к тому, что люди чувствуют себя перегруженными и хронически утомленными. В среднем те, кто трудится из дома, с начала карантина тратят дополнительно 28 часов в месяц (примерно +4 дня) на сверхурочную работу.
Исследование Advancedtime показало, что увеличение сверхурочной работы на 10% приводит к уменьшению производительности на 24%.
Также профессор Стэнфордского университета Джон Пенкавел обнаружил, что продуктивность резко снижается, при работе более 50 часов в неделю, а после 55 эффективность падает настолько, что тратить еще больше времени — просто бессмысленно.
Что делать:
- Четко оговорите с коллегами длительность рабочего дня.
- Старайтесь не отправлять команде электронные письма и сообщения по вечерам или на выходных, за исключением экстренных ситуаций.
- Дайте понять, что удаленные сотрудники могут отвечать на такие сообщения в обычные рабочие часы.
4. Отказ от формальностей
Долгое отсутствие физического контакта с коллегами приводит к трансформации социального поведения. На фоне пандемии формальное общение, деловая одежда и соблюдение корпоративных норм ушли на второй план.
Пижама и сэндвич с кофе во время видеоконференций могут быть приемлемы для собраний маленьких команд. Но эти карантинные привычки должны вызывать беспокойство, когда сотрудники ведут себя так же на важных встречах с топ-менеджментом или клиентами.
Согласно исследованию американского Северо-Западного университета, определенная одежда и ее символическое значение повышают концентрацию.
Исследователи использовали белые халаты, чтобы проверить влияние одежды на психологические процессы. В разных группах испытуемые проходили тесты, надев халаты врачей, лаборантов, художников или оставшись в повседневных нарядах. Те, кто думал, что носит докторскую «униформу», показали лучшие результаты во всех тестах.
Согласно данным CSO research, только половина удаленных сотрудников чувствуют себя продуктивными, работая в пижаме. Но этот показатель возрастает до 79% среди тех, кто выбирает профессиональные и повседневные деловые наряды, и 83% — для стиля смарт-кэжуал.
Что делать:
- Обозначьте базовые правила взаимодействия сотрудников внутри команды. Например, не есть в ходе видеозвонков, не опаздывать на виртуальные встречи, определить время для неформального общения.
- Предупреждайте коллег, когда в видеосозвоне будут участвовать руководители или важные клиенты.
- Четко оговорите, что ожидается и что приемлемо во время видеоконференций, но рассмотрите возможность ослабить правила — когда это необходимо.
5. Срыв сроков
Для некоторых удаленных сотрудников было непросто застрять в маленькой квартире или открыть офис за кухонным столом. В результате они не могут сосредоточиться на задачах и выполнить их в срок.
Согласно внутреннему исследованию Microsoft, сфокусированность и общая сплоченность команды снизились по мере того, как затягивался период удаленки. А по данным нового отчета, более половины сотрудников-родителей (54%) заявили, что на ремоуте тяжело найти баланс между работой и домашними обязанностями.
Что делать:
- Проводить регулярную (ежедневную, еженедельную) сверку, чтобы определить, на каком этапе находится каждый сотрудник.
- Раз в неделю обсуждать с коллегами проблемы и составлять экшн-план по их решению.
- Заранее планировать «неформальные встречи», чтобы поддерживать коммуникацию внутри команды.