На вопрос «нужна ли система адаптации новых сотрудников?» каждый руководитель ответит — конечно, да. А что происходит на практике?
В компаниях довольно редко уделяют внимание адаптационным процессам, «акклиматизации» новых сотрудников. По исследованию HR-portal, 81% российских компаний не проводят эффективные адаптационные мероприятия из-за нехватки времени или ресурсов, а также по причине незаинтересованности высшего руководства. Системные программы по адаптации существуют только в 32% компаний. Часто новичков бросают на рабочие задачи без соответствующего сопровождения и обучения, предоставляя возможность во всем разобраться самому. Но далеко не все сотрудники обладают “навыками выживания” в неизвестности, да и мотивации новичку оставаться в этой неразберихе может не хватить.
На вопрос «нужна ли система адаптации новых сотрудников?» каждый руководитель ответит — конечно, да. А что происходит на практике?
В компаниях довольно редко уделяют внимание адаптационным процессам, «акклиматизации» новых сотрудников. По исследованию HR-portal, 81% российских компаний не проводят эффективные адаптационные мероприятия из-за нехватки времени или ресурсов, а также по причине незаинтересованности высшего руководства. Системные программы по адаптации существуют только в 32% компаний. Часто новичков бросают на рабочие задачи без соответствующего сопровождения и обучения, предоставляя возможность во всем разобраться самому. Но далеко не все сотрудники обладают “навыками выживания” в неизвестности, да и мотивации новичку оставаться в этой неразберихе может не хватить.
Цель адаптации — введение в должность нового сотрудника и его самостоятельность в выполнении своих функциональных обязанностей в соответствии с ожиданиями компании. Адаптация является логичным завершением процесса подбора. Вакансия считается закрытой, а сотрудник нанятым, если он прошел испытательный срок и начал самостоятельно выполнять возложенный функционал, приносить прибыль компании. Отсутствие плана адаптации нового сотрудника сводит на нет все предпринятые ранее меры по подбору. Порядка 80% людей, уволившихся в первые 6-12 месяцев работы, принимают решение об уходе в первые 2 недели работы.
Если в компании не выстроена система адаптации, бизнес несет финансовые потери:
- снижается прибыль из-за низкой производительности. Новые сотрудники не работают в полную силу и не дают необходимых результатов;
- новички делают много ошибок. Причем, чем сложнее сфера, тем фатальнее ошибки;
- при затянутом периоде адаптации увеличивается время, которое тратит наставник, опытный сотрудник, непосредственный руководитель. Соответственно к издержкам относится зарплата человека, который вместо своей работы, занимается обучением и наставничеством новичка;
- возникают репутационные риски. В период испытательного срока сотрудник тоже оценивает работодателя. Недовольные новички оставляют отрицательные отзывы в соцсетях, поднимая волну негатива к HR-бренду и сокращая пул соискателей. Кандидаты видят, что вакансия постоянно “висит” на работных сайтах. С каждым разом привлекать новых сотрудников будет все сложнее и дороже.
- компания несет дополнительные затраты на повторный подбор и обучение.
Согласно исследованию Bersin (подразделение Deloitte, отвечающее за HR-бенчмаркинг) если сотрудник уходит в первый год работы, то компания несет потери, превышающие затраты на его же зарплату в три раза! Также 4% новых сотрудников увольняются из компании после первого же, по их словам, «ужасного» дня работы, и еще 22% — в первые 45 дней.
Что делать, чтобы сберечь деньги компании?
Управляйте процессом адаптации. Осознанное управление позволит вам экономить деньги, время, получать желаемые результаты:
- ускорить вхождение нового сотрудника в должность;
- уменьшить количество возможных ошибок;
- освободить время руководителей и опытных сотрудников;
- снизить отток;
- контролировать уровень усвоения знаний;
- повысить уровень лояльности и мотивации сотрудника уже “на входе”.
По данным исследования Human Resource Management (SHRM), 69% сотрудников, прошедших через активные программы адаптации, остаются работать в компании свыше 3 лет.
Проводите адаптацию сотрудника на всех уровнях. Не стоит ожидать, что если вы наняли кандидата из компании-конкурента, он с первого дня будет эффективным.
Включите в план ввода в должность нового специалиста следующие виды адаптации:
- организационную — сотрудник знакомится с целями компании и своего подразделения. Изучает структуру подразделений, понимает распределение ролей и задач между сотрудниками своего отдела, смежных подразделений. Изучает регламенты решения организационных вопросов;
- социально-психологическую — сотрудник знакомится с корпоративной культурой, формальными и неформальными правилами поведения и коммуникации между сотрудниками и клиентами;
- психофизиологическую — сотрудник приспосабливается к графику работы, рабочему месту, к заведенному быту;
- профессиональную — сотрудник приобретает недостающие знания и навыки, в том числе технические, для работы в должности в конкретной компании.
Не забывайте ставить четкие критерии оценки результата прохождения испытательного срока (KPI). Что такое хорошо, а что такое плохо? У новичков есть потребность в понимании, как руководитель будет их оценивать. Четко сформулированные ожидания снизят тревогу, станут основой к диалогу и позволят новым сотрудникам открыто попросить о помощи. Для вас выполненные новичком задачи и достигнутые показатели станут маркером успешности прохождения испытательного срока. В случае неуспеха, вы сможете легко аргументировать новому сотруднику, почему вы не готовы продолжить с ним работу.
Используйте специальные сервисы и инструменты автоматизации. Вы сможете высвободить время опытных сотрудников и руководителей для выполнения прямых функциональных обязанностей, сможете исключить искажение информации на местах. Чем больше поток новичков в компании, тем актуальнее тема автоматизации.
Например:
- интерактивный welcome-курс, размещенный на корпоративном портале позволит познакомить с Компанией, ее целями и ценностями;
- чат-бот сможет отвечать на повторяющиеся вопросы сотрудников: Как заказать канцтовары? Когда можно пойти в отпуск? Как оформить командировку? и т.д;
- симулятор программного обеспечения, сможет обучить новичка без риска “нажать не туда” и “все сломать”;
- диалоговый тренажер позволит натренировать речь сотрудника прежде, чем вы допустите его к «живым» клиентам.
Digital-инструменты хороши еще тем, что минимизируют ошибки новичков на старте работы в компании, позволяют оценить качество изучения материала благодаря тестам, опросникам, кейсам, обеспечивают прозрачность. Вы сможете проконтролировать, как сотрудник на этапе введения в должность усвоил тот или иной блок информации.
В общем, адаптацией важно и нужно заниматься и управлять ей осознанно, чтобы получать на выходе желаемый результат.