Понятие «деловая беседа» весьма широко: это и просто деловой разговор заинтересованных лиц, и устный контакт между партнерами, связанными деловыми отношениями. Под деловой беседой понимают речевое общение между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия от своих организаций и фирм для установления деловых отношений, разрешения деловых проблем.
Деловая беседа выполняет ряд важнейших функций:
- взаимное общение работников из одной деловой сферы;
- совместный поиск, выдвижение и оперативная разработка идей и замыслов;
- контроль и координирование уже начатых мероприятий;
- поддержание деловых контактов;
- стимулирование деловой активности.
Подготовка к деловой беседе
Готовность к деловой беседе, даже если эта беседа имеет оперативный характер, дает вам значительное преимущество. При этом чем меньше времени занимает сама беседа, тем важнее обеспечить это психологическое преимущество. К сожалению, столь очевидный факт на практике часто игнорируется. Предлагаемые ниже вопросы позволят вам подготовиться к деловой беседе, потратив на это минимум времени.
- Четко ли вы представляете цели беседы? Видите ли конкретный результат?
- Как можно будет оценить этот результат? Как вы узнаете, достигли вы желаемого или нет?
- Какими могут быть цели и мотивы вашего собеседника?
- Какие средства вы имеете для достижения поставленной цели?
- Какую позицию по отношению к собеседнику вы займете в ходе беседы? Будет ли она оптимальной для достижения цели?
- Как, какими средствами вы донесете до собеседника свою позицию?
- Как, с помощью каких средств вы узнаете установки и позицию партнера по общению?
- С какими коммуникативными барьерами можете столкнуться?
- Как подстраховать себя и снизить вероятность проявления этих барьеров?
- Если в ходе беседы возникнут противоречия, как вы их будете снимать?
- Если собеседник вам неприятен, как вы настроите себя на терпимость к нему?
- Какие способы психологического воздействия вы будете применять?
- Какую аргументацию предложите собеседнику?
- Что вы будете делать, если возникнет конфронтация, партнер прибегнет к манипуляции или использует нечестные приемы?
- Как обеспечите согласование мнений?
- Насколько (в какой степени) будете раскрывать свою позицию?
- Как вы будете управлять атмосферой разговора?
- Как вы будете управлять собой, если партнер своими репликами (или поведением) вызовет у вас раздражение?
- Каковы интересы вашего партнера?
- Чего ни в коем случае нельзя допускать в этой беседе?
При подготовке к беседе далеко не всегда можно дать ответы на все поставленные вопросы. Однако если вы ответите хотя бы на некоторые из них, это обеспечит вам значительное психологическое преимущество:
Очень важно помнить о личном подходе к беседе. Основное правило заключается в том, что беседа должна начинаться с так называемого «вы-подхода». «Вы-подход» — это умение человека, ведущего беседу, поставить себя на место собеседника, чтобы лучше его понять. Зададим себе следующие вопросы: «Что бы нас интересовало, будь мы на месте нашего собеседника?»; «Как бы мы реагировали на его месте?» Это уже первые шаги в направлении «вы-подхода». Мы даем собеседнику почувствовать, что мы его уважаем и ценим как специалиста.
Речевые стандарты, помогающие провести деловую беседу
Начало беседы
- Полагаю, что нашу беседу лучше всего начать с обсуждения …
- Сегодня я предлагаю обсудить …
- Думаю, вам хорошо известны причины, побудившие меня встретиться с вами, и поэтому мне хотелось сразу перейти к обсуждению …
- Мне хотелось бы начать нашу беседу с …
- Полагаю, что нам прежде всего следует обсудить …
- Думаю, что мы можем начать наш разговор с …
- Нашу беседу в соответствии с ранее достигнутой договоренностью целесообразно, на мой взгляд, начать с …
Выражение одобрения и согласия
- Ваши условия нас вполне устраивают.
- Думаю, что мы можем договориться и о …
- Я вполне разделяю вашу точку зрения на …
- Мы ничего не имеем против …
- Это, на наш взгляд, очень хорошая идея.
- Я полностью согласен(а) с вашим мнением о …
- Мое представление … полностью совпадает с вашим.
- Ваши условия в целом для нас(меня) приемлемы.
- Можно считать, что в основном мы договорились.
Выражение желания отстаивать свою точку зрения
- Предлагаю вернуться к обсуждению этого пункта с несколько иных позиций.
- Давайте рассмотрим и другие стороны этого решения.
- Мне бы хотелось получить от вас дополнительную информацию по этому вопросу.
- Мне кажется, что мы несколько отклонились от темы нашего разговора. Поэтому предлагаю вернуться к обсуждению предыдущего пункта нашего соглашения.
- Я вижу решение этого вопроса по-другому. В связи с этим я хотел(а) бы пояснить …
- Полагаю, что вы согласитесь с наличием и другого варианта решения этого вопроса, который мне хотелось бы сейчас с вами обсудить.
- Хотелось бы, чтобы вы уточнили вопрос о …
- Думаю, что следует обсудить и другие стороны этого вопроса.
- Мне хотелось бы еще раз вернуться к обсуждению вопроса о …
- Может быть, вам будет интересно узнать заключение экспертов по этому вопросу.
Выражение просьбы
- Вы нас очень обяжете, если согласитесь …
- Могли ли бы вы …
- Мы хотим обратиться к вам с просьбой о …
- Если вас не обременит (затруднит) …
- Я буду очень признателен(а) (благодарен(а)) вам, если …
- Мы очень рассчитываем на вашу помощь в …
- Я хотел(а) бы просить вас о …
- С вашей стороны будет очень любезно, если …
Выражение извинения
- Приносим наши извинения за …
- Еще раз прошу извинить меня за …
- Примите наши извинения за …
- Мы искренне сожалеем, что …
- Я должен(а) извиниться перед вами за …
Выражение сомнения и неопределенности
- У меня пока не сложилось окончательного мнения по этому поводу.
- Меня несколько смущает наличие …
- Я бы очень просил(а) вас уточнить … поскольку по этому факту у меня есть противоположная информация.
- Мне не совсем понятно ваше желание, связанное с …
- У меня возникают сомнения в необходимости …
- Мне кажется, что этот вариант решения несколько преждевременен.
- Я бы предпочел(а) другое решение этого вопроса.
Выражение неодобрения, несогласия и отказа
- В целом ваше предложение приемлемо, но …
- Наша точка зрения несколько расходится с вашей.
- Здесь мы исходим из несколько иного понимания ситуации …
- Мы придерживаемся иной точки зрения.
- В принципе мы согласны с большинством ваших предложений, но у нас есть ряд возражений и замечаний.
- Согласиться с вашим вариантом трудно, поскольку его реализация может вызвать определенные затруднения.
- Нас не вполне устраивают предложенные вами условия.
- Мы видим решение этой проблемы в несколько ином свете.
- К сожалению, наше финансовое положение не позволяет удовлетворить вашу просьбу.
- К сожалению, принять ваши условия мы не можем.
- Мы высоко ценим ваши усилия, но, к сожалению, вынуждены ответить отказом.
Выражение желания уйти от ответа
- На ваш вопрос трудно дать однозначный ответ. Дело в том, что …
- На это можно ответить только в самом общем виде.
- Я вижу это только в самых общих чертах.
- Мне трудно судить об этом.
- Я затрудняюсь дать вам сейчас точный ответ.
- К сожалению, точной информацией об этом мы не располагаем.
- Нам об этом неизвестно, поэтому ничего определенного сказать мы не можем.
Фразы, которыми завершается беседа
- Итак, мы подходим к концу нашей беседы.
- Давайте подведем итоги наших договоренностей.
- В заключение беседы я хотел(а) бы …
- Я полагаю, что сегодня мы обсудили все наши вопросы.
- Я считаю, что проблему/задачу … можно считать решенной.
- Позвольте мне от имени нашей организации поблагодарить вас за участие в сегодняшнем обсуждении и выразить надежду на дальнейшее сотрудничество с вами.
- Я хочу выразить искреннюю благодарность за то, что вы нашли время принять участие в нашем обсуждении.