Сколько раз в течение дня вы отправляете электронные письма? А как часто задумываетесь, соответствует ли их содержание и оформление принятым стандартам? Да, электронные письма, как и обычные, составляются по определенным правилам. Придерживайтесь их — они составляют часть общепринятых принципов делового общения.
Адресная строка
Здесь вы указываете электронный адрес получателя. Все просто, но есть один нюанс. Допустим, вам необходимо сделать рассылку, и в целях экономии времени вы вписываете в поле «Кому» несколько десятков адресов через запятую. Это не всегда оправдано. Допустим, вы рассылаете поздравление с праздником или коммерческое предложение. Вашему получателю будет приятно, если он получит персональное, только ему адресованное сообщение. И, наоборот: когда он увидит, что в списке получателей занимает 113-тое место, это, скорее всего, снизит его интерес к посланию.
Не путайте поля «Кому» и «Копия». В первое поле мы вносим адрес человека, от которого ожидаем ответ. Во второе — адреса людей, которых мы считаем нужным ознакомить с документом.
Тема письма
Это поле не должно оставаться пустым. В краткой емкой фразе укажите, о чем пойдет речь в письме. Если вы в десятый раз отвечаете на одно и то же сообщение, открывая его во «Входящих», меняйте тему, чтобы она соответствовала обсуждаемому вопросу. Тема, которая начинается с нескольких «RE» или «FW», выглядит как небрежность.
Тело письма
Оно должно соответствовать следующей структуре:
- приветствие
- цель и суть обращения
- фраза-прощание
- подпись автора, его контакты и, если это принято в компании, логотип.
В случае продолжительной переписки сохраняйте тексты предыдущих сообщений, чтобы ваш адресат мог легко вспомнить, что вы обсуждали ранее. Однако если вы отправляете 20-тое сообщение на одну и ту же тему, и объем истории сообщений стремится к бесконечности, оставляйте только 4-5 последних текстов.
Текст письма разделяйте на абзацы. Воздержитесь от активного использования курсива, подчеркиваний и других приемов форматирования. Выделяйте только самое необходимое — не более одного-двух раз в одном письме. Смайлики лучше оставить для неформальной переписки. Если хотите выразить эмоцию, так и напишите: «Я надеюсь», «У меня есть опасения» и так далее.
Вложения
Полезно знать, есть ли у вашего получателя ограничения по объему писем, который он может принять, и следить за тем, чтобы ваши сообщения не выходили за этот предел. В любом случае, объемные файлы лучше не пересылать по почте, а выложить на сайт-файлообменник.
Перед отправкой перечитайте письмо: возможно, в тексте есть опечатки или вы забыли упомянуть какой-нибудь важный момент. Считается, что ответить на электронное письмо необходимо в течение суток. Если вам нужно больше времени, поставьте отправителя об этом в известность и сообщите, когда сможете предоставить информацию.
Источник: hr-portal.ru