В связи с многоаспектностью и разновидностью проектов компаний в данной статье будет рассмотрены основные инструменты повышающие эффективность реализации проектов и универсальная модель, подходящая для оценки и мотивации проектных групп в зависимости от результатов данной оценки.
Как правило, степень успешности проекта, во многом определена достижением поставленных проектных целей и эффективным выполнением определенных стадий проекта, таких как инициализация, планирование, выполнение, контроль и завершение.
Именно к этим стадиям и критериям оценки достижения целей должно быть направлено основное внимание менеджмента при оценке эффективности реализуемых проектов .
Оценка эффективности проектов, прежде всего, необходима для руководства и менеджеров компании в качестве инструмента поддержки принятия решений в процессе управления проектами и компании в целом.
Оценивать качество управления проектами и эффективность реализации целей проектов можно с различных сторон. Рассмотрим возможные аспекты управления проектами и возможные критерии, используемые для анализа эффективности деятельности сотрудника в проекте.
Функции управление проектом:
— Время (отклонения по времени – план-графика проекта);
— Качество (Отклонение по качеству продукта — проектной документации);
— Стоимость (Отклонение по стоимости — бюджета проекта);
— Риски (Качество управления и реагирования на проектные риски);
— Персонал (Эффективность использования ресурсов анализируется при необходимости повышения качества ресурсного планирования, либо, наоборот, о необходимости привлечения дополнительных рабочих ресурсов);
— Коммуникации. Качество коммуникаций (прямые или косвенные показатели удовлетворенности клиентов);
— Контракты.
Фазы управления проектом:
— Инициация (оценка времени и качества принятия решения о запуске проекта);
— Планирование (оценка качества выбора подрядчиков и времени заключения контрактов, а также качество и время этого выбора);
— Выполнение и Контроль (Мониторинг и анализ исполнения этапов проекта через отклонения по срокам, стоимости и качеству) и оценка качества проекта выступает экспертная оценка соответствия критериям технического задания;
— Закрытие (Оценка исполнения проектов через отклонения по срокам, стоимости и качеству) и оценка качества проекта, например оценка индекса адекватности решения.
Далее рассмотрим наиболее важную фазу управления, которая называется «выполнение и контроль». Для того чтобы оценить и повысить эффективность данной фазы управления, необходимо четко представлять цели и результаты этапов, стадий или проекта в целом.
Определять этапы и результаты этапов необходимо для точного определения момента или «точки контроля», когда мы сможем оценить эффективность реализации проекта.
Проект, возможно, четко оценивать только по вехам проекта – это этап проекта с длительностью 0 минут, часов и дней.
Например: Если результатом этапа проекта является утвержденный документ Х к 01.04.2008. Если мы в определенный день утвердили документ у Заказчика – это будет веха этапа, т.е. этап с длительностью 0, и мы можем оценить эффективность этапа: соблюдение срока, бюджета и качества донного этапа. Если документ находиться еще на согласовании у Заказчика, то это работы в рамках этапа и оценивать его весьма затруднительно, т.к. не получен результат этапа).
Как известно у проектной группы есть три «основные» инструмента управления как было сказано выше — это срок, бюджет и качество проекта. Искусство управлении ими во многом определяют эффективность проектов. Соответственно одним из механизмов повышения эффективности проекта является постановка ответственности менеджеров за достижение трех основных целей проекта — это снижение затрат, снижение времени и достижение или повышение определенных критериев качества проекта.
Для оценки степени достижения целей проектов используются проектные ключевые показатели эффективности – KPI (key performance indicator) – ключевые показатели эффективности. У разных проектов свои kpi. Самые простые показатели для расчета — это количественные KPI такие как отклонения от бюджета проекта или экономия бюджета более сложно оценивать качественные показатели потому что их оценка более трудоемка и обладает некоторой субъективностью. В одних проектах — качество выражено в оценке приемной комиссии или Заказчика проекта у других преимущественно в финансовых показателях, такие как достижение окупаемости инвестиций, IRR и положительный дисконтированный поток от проекта, где то это только соблюдение требования технического задания и т.д.