Если вас интересует вопрос о том, как организовать знакомство с новым сотрудником, значит вы понимаете, что адаптация сотрудников — не пустой звук. Но на всякий случай предлагаем вашему вниманию немного статистики.
69% сотрудников склонны работать в одной и той же компании в течение как минимум трех лет, если они остались довольны своим опытом адаптации. В то же время до 20% сотрудников увольняются в течение 45 дней после первого выхода на работу. Более того, почти 33% новичков начинают искать новые вакансии в течение первых шести месяцев после трудоустройства.
Вас такая статистика не тревожит? Есть и более пугающие данные: исследование Института Гэллапа показало, что только 12% сотрудников уверены, что их работодатели успешно справляются с адаптацией новичков.
Период адаптации несомненно очень важен, и начинается все с достаточно простой задачи — встречи нового сотрудника.
Давайте рассмотрим все, что нужно знать. В том числе поговорим о подготовке приветственного набора и о создании идеального шаблона объявления о новом участнике команды. Если все сделать правильно, то благодаря удачной адаптации новый сотрудник останется с вами надолго.
Что включить в приветственное сообщение для нового сотрудника?
Период адаптации начинается с приветственного письма, которое получает новый сотрудник. Это электронное сообщение содержит базовую информацию и некоторые важные детали о первом рабочем дне.
Не пытайтесь охватить все и сразу (можете быть уверены — впереди у вас достаточно времени), а лучше предоставьте информацию, которая нужна прямо сейчас.
- Подтвердите должность и дату выхода на работу. Убедитесь, что ваш новый сотрудник введен в курс дела.
- Объясните, как действовать по прибытии в офис. Где поставить машину, как найти офис, в какой кабинет заглянуть и к кому обратиться.
- Опишите рекомендуемый стиль одежды. Какой дресс-код считаются допустимыми.
- Добавьте расписание первого рабочего дня. Чего следует ожидать сотруднику в свой первый день (это в любом случае стрессовая ситуацию, а если действовать вслепую, она становится еще страшней).
Если вы принимаете на работу удаленного сотрудника, не забудьте указать, когда примерно он получит свое оборудование (ноутбук, гарнитуру и т. д.) и приветственный набор. В ваше приветственное сообщение стоит включить информацию о виртуальном знакомстве с остальными участниками команды.
В сообщении следует продемонстрировать энтузиазм и радость от того, что команда пополнится новым участником. Даже если в письме вам придется охватить множество материально-технических вопросов, его тон не должен быть сухим.
Кто должен отправить приветственное сообщение новому сотруднику?
На этот вопрос нет однозначного ответа. В некоторых случаях отдел кадров рассылает новым сотрудникам стандартные приветственные письма.
Но желательно, чтобы это сделал непосредственный руководитель, потому что это позволит ему сразу установить более тесный контакт.
Отношения между начальником и подчиненным очень важны для успешного сотрудничества, и большую роль в этом играет эффективный обмен информацией. Так что даже если в обязанности руководителя не входит рассылка основной информации, он все равно должен заранее спланировать взаимодействие с сотрудником.
Когда нужно отправить сотруднику приветственное сообщение?
Поскольку это сообщение включает в себя важные сведения, которые понадобятся сотруднику в первый же день, его надо выслать заранее (уж точно не в 21:00 накануне первого рабочего дня).
Промежуток от трех дней до недели перед первым рабочим днем вполне достаточен для того, чтобы сотрудник успел прояснить все непонятные моменты, и не настолько долог, чтобы что-то забыть.
Как должно выглядеть ваше приветственное письмо?
Сообщение не нужно делать длинным. Пусть лучше будет содержательным и кратким. Вот пример приветственного письма, которое вы можете использовать в качестве образца.
Здравствуйте, Лада!
Мы рады приветствовать вас в качестве нашего нового менеджера по поддержке клиентов в компании XXX! Мы уверены, что вы сможете внести свой вклад в повышение уровня обслуживания клиентов.
Напоминаем, что вы выходите на работу 15 октября. Просим вас подъехать к 8:30 и припарковать машину на западной стоянке. Войти в здание можно через западный вход; подойдите к стойке администратора и спросите Николая. Он проведет вас к вашему рабочему месту.
Вот предварительное расписание вашего первого рабочего дня.
8:30 –10:00 Экскурсия по офису и общее совещание
10:00 –11:30 Настройка компьютера и краткое обучение
11:30 –12:30 Обеденный перерыв
12:30 –14:00 Встреча с сотрудниками отдела кадров
14:00 –15:30 Встреча с руководителями отделов и знакомство с работой компании
15:30 –17:00 Начало обучения
Если у вас возникли какие-либо вопросы, просто ответьте на это письмо. Мы всегда готовы помочь!
С уважением,
Александра
Собираем приветственный набор: что в него включить?
Вы отправили приветственное сообщение, и новый сотрудник вышел на работу. Что дальше? Чем усаживать его за пустой стол, подготовьте для него приветственный набор, чтобы помочь настроиться на рабочий лад.
Мы советуем включить:
- Контактные данные: как связаться с определенными специалистами (например, с сотрудниками отдела кадров или ИТ-подразделения).
- Список сотрудников отдела: новичок может заранее ознакомиться с именами и должностями своих новых коллег.
- Правила и политики: от служебных инструкций до объяснения, как правильно взять отгул.
- Описания льгот: сведения о доступных льготах, в том числе полисах страхования и пенсионных счетах.
- Учетные записи и пароли: пусть ваши ИТ-специалисты заранее настроят для нового сотрудника номер рабочего телефона, адрес электронной почты и другие учетные записи, а также предоставят всю нужную информацию.
- Памятка: шуточный документ с полезной информацией о том, где найти столовую, канцелярские принадлежности и так далее.
- Сувениры: нет лучшего способа поприветствовать новичка, чем подарить ему футболку или кружку с символикой вашей компании.
Сложите все это на столе нового сотрудника до его прихода. Так у него будет возможность сразу себя занять, а не сидеть в неловкой тишине и дожидаться указаний.
Как объявить о приходе нового сотрудника?
Кроме подготовки теплой встречи вам нужно решить еще одну важную проблему — представить нового сотрудника участникам команды.
Добавление в команду нового человека — это серьезный шаг, и нужно позаботиться о том, чтобы все поняли, что это за человек и чем он будет заниматься.
Заранее разошлите всем участникам команды электронное сообщение со следующей информацией:
- Имя нового сотрудника
- Должность
- Дата выхода на работу
- Прошлый опыт (где работал этот человек и какими полезными навыками он обладает)
- К кому нужно обращаться с вопросами о новом сотруднике (например, с вопросами о том, может ли он помочь в выполнении определенного проекта или взять на себя те или иные обязанности)
Этих пунктов достаточно, чтобы участники вашей команды поняли, чего им следует ожидать.
В день выхода на работу нового сотрудника вы можете провести совещание, чтобы участники команды смогли с ним познакомиться. Или, в крайнем случае, разослать еще одно объявление, более теплое и личное, включив в число получателей и нового сотрудника.
Если в один и тот же день или на одной неделе на работу выходят несколько новичков, вы можете провести деловую игру для знакомства с новыми сотрудниками, чтобы дать шанс лучше узнать друг друга.