HR PRO

Как построить эффективную систему обучения персонала

Перед любой активно и успешно развивающейся компанией по мере её роста, достижения определенных бизнес результатов возникает потребность в профессиональной подготовке и повышении квалификации сотрудников, формировании кадрового резерва внутри организации, в дополнительном обучении и подготовке руководителей.

В конечном счете, возникает потребность в плановом и систематическом обучении сотрудников с понятными процедурами и точками контроля, с осознанными целями и результатами данного обучения.

Руководитель компании, HR-директор или специалист, ответственный за создание учебного центра и постановку системы обучения в компании, решает на этом пути ряд ключевых вопросов:

В нашей статье Вы найдете для себя ответы на эти и многие другие вопросы, но

вначале хотелось бы представить последовательность шагов — этапов работы, которые необходимо пройти при построении системы обучения и развития персонала в компании. Эти этапы работы могут идти последовательно один за другим либо выполняться параллельно для ускорения процесса (например, с привлечением внешних провайдеров).

Основные этапы построения системы обучения персонала в компании

  1. Разработка Моделей компетенций (списка компетенций) и профилей успеха для конкретных должностей или групп должностей компании по отделам (подразделениям).
  2. Диагностика мотивации сотрудников компании на обучение.
  3. Диагностика потребностей в обучении сотрудников по отделам с учетом целей, планов развития компании и конкретных бизнес-задач.
  4. Разработка концепции и утверждение системы обучения в компании.
  5. Разработка и составление плана обучения сотрудников на год.
  6. Расчет и утверждение бюджета на обучение на год.
  7. Выбор и утверждение состава преподавателей, тренеров, как внутри компании, так и на внешнем рынке среди внешних провайдеров – тренинговых и консалтинговых компанией для проведения последующего обучения. Проведение тендера по выбору внешнего провайдера – это наиболее эффективный подход к организации обучения персонала с использованием внешних ресурсов. Это позволит Вам максимально предметно проанализировать и сравнить одновременно несколько подходов к обучению Вашего персонала и сделать, таким образом, наилучший выбор.
  8. Разработка и утверждение конкретных программ обучения персонала в соответствии с планом обучения.
  9. Разработка и утверждение процедур, методик и точек контроля для оценки эффективности обучения.
  10. Разработка и внедрение системы оценки (аттестации) сотрудников.
  11. Внесение изменений (если это необходимо) в корпоративную культуру и систему мотивации (как ее части) сотрудников в компании.
  12. Проведение процедур обучения сотрудников.
  13. Оптимизация и развитие системы обучения.

Хотелось бы подробно остановиться на некоторых наиболее важных из этих этапов работы, по которым обычно возникает много вопросов.

Диагностика мотивации сотрудников на обучение.

В практике часто встречается следующая ситуация: когда компания стабильная и сложившаяся, сотрудники взрослые люди, долго работают на одном месте, и в компании в силу объективных причин нет условий для особого карьерного роста и развития сотрудников, бывает очень трудно найти те факторы, которые стимулировали бы и заинтересовали сотрудников на обучение. В таких случаях очень важно до разработки и внедрения системы обучения провести предварительно диагностику мотивации сотрудников на обучение для выявления потребностей сотрудников и внесения соответствующих изменений в систему мотивации в компании. Это позволит найти и дать сотрудникам некую «конфетку» и стимулировать сотрудников на обучение, придать значимость этому процессу в глазах персонала.

Лучше для проведения диагностики мотивации сотрудников использовать внешних консультантов, у которых «не замылены» глаза работой в данной компании, а сотрудники, в свою очередь, быстрее и лучше перед ними раскроются (и это факт!), так как они ни коем образом не зависят от них по службе.

Диагностика потребностей в обучении.

Всегда нужно помнить, что диагностика должна быть комплексной и включать в себя не только диагностические анкеты, различные опросники, но и личные интервью с руководителями компании, подразделений и самими сотрудниками отделов. При разработке программы диагностики важно учитывать не только списки компетенций, но и планы перспективного развития компании, цели и задачи бизнеса.

Разработка концепции и утверждение системы обучения в компании.

Система обучения в компании создается не на один год, поэтому при ее разработке важно учитывать возможность ее дальнейшего развития и модификации.

Поэтому она должна быть комплексной и строиться на принципах развивающего и многоэтапного обучения всех категорий сотрудников.

Также важно учитывать особенности обучения разных категорий сотрудников.

Так, в системе обучения обязательно должны присутствовать:

В соответствии с реальной потребностью и финансовыми возможностями компании в систему обучения могут быть также включены:

Разработка программ обучения и составление плана обучения сотрудников на год.

При составлении планов обучения сотрудников на год важно обратить внимание на то, чтобы этот план был сбалансирован между разными подразделениями и учитывал распределение бюджета на обучение на год. Важно, чтобы периодичность обучения для сотрудников одного подразделения была не чаще 1 раза в 2-3 месяца, чтобы не перегружать сотрудников и дать им возможность хорошо усвоить и начать применять навыки, полученные на предыдущем обучении.

Необходимо обратить особое внимание на процедуры поддержки и оценки усвоения и применения знаний и навыков между обучениями.

Выбор и утверждение состава преподавателей, тренеров и/или консалтинговых компанией для проведения обучения.

Выбор преподавателей для проведения обучения или провайдера тренинговых услуг — это всегда комплексная проблема и зависит от нескольких факторов. Прежде всего, необходимо определиться с тематикой, объемом программ обучения и тем количеством сотрудников по отделам, которое необходимо обучить.

Оптимальным является комплексный подход к выбору того, кто будет проводить обучение, а именно:

В систему каскадного обучения будет входить следующее:

  1. Прошедшие обучение сотрудники готовят семинар и рассказывают о пройденном на открытом тренинге материале и полученных навыках всем заинтересованным сотрудникам внутри компании;
  2. Раздаточные материалы открытых тренингов помещаются во внутреннюю корпоративную библиотеку компании и находятся в свободном доступе для всех заинтересованных сотрудников.

Таким образом, достигается несколько важных для компании целей:

Для обучения топ — менеджеров и руководителей подразделений компании лучше использовать ресурс внешних провайдеров обучения (как в открытом, так и в корпоративном формате), так как они вряд ли, да это и нецелесообразно, пойдут учиться к внутреннему тренеру.

Расчет и утверждение бюджета на обучение на год.

Нередко возникает вопрос, какое количество финансовых средств, с точки зрения эффективности и разумной экономии, заложить в бюджет на обучение сотрудников на год. Особенно этот вопрос актуален в условиях финансового кризиса, который, безусловно, внёс свои коррективы в решение данного вопроса. По сведениям, опубликованным в открытых источниках, в крупных западных компаниях тратят на обучение, подготовку и повышение квалификации сотрудников 0,5 – 2 % от годового оборота компании.

В российских компаниях этот показатель в настоящее время не имеет какого-либо среднего значения, так как практика системного ежегодного планирования и бюджетирования затрат на обучение и развития персонала существует не так давно. Поэтому в каждой компании существуют свои принципы формирования и использования бюджета, при этом на величину бюджета влияют, как правило, два ключевых фактора – потребности компании в обучении, и её финансовое состояние. По результатам проведённых исследований в 2008 году ведущие российские компании затрачивали на обучение и развитие персонала от 2 до 10% ФЗП. В условиях нагрянувшего кризиса эта цифра резко сократилась, однако в планах компаний на 2010 году намечаются положительные тенденции в вопросе увеличения бюджета на обучение персонала. Ведь именно обучение и развитие персонала позволяет создать работоспособную команду, которая, как раз, и поможет выбраться из кризиса с наименьшими потерями, а то и с прибылью для компании!

Разработка и утверждение процедур, методик и точек контроля для оценки эффективности обучения.

Этот аспект является очень важным в системе обучения, так как нельзя просто учить сотрудников и никак не оценивать и контролировать результаты обучения.

Критерии эффективности обучения и их оценка – это вопрос многоплановый и достаточно сложный. Но, все же, хотелось отметить, что в процедурах оценки эффективности обучения и применения сотрудниками полученных знаний, умений и навыков необходимо использовать комплексный подход (тестовые задания, карты наблюдений, контрольные группы, контрольные клиенты и звонки, оценка с использованием технологий «тайный клиент», «тайный покупатель» и др.) и определенную периодичность. Особое внимание следует уделить процедурам поддержки и закрепления полученных навыков (внедрение корпоративных стандартов работы с клиентами, стандартов продаж, служебные инструкции, регулярный разбор сложных рабочий ситуаций с сотрудниками и др.)

Разработка и внедрение системы регулярной оценки или аттестации сотрудников.

На этот момент следует обратить особое внимание. Система ежегодной оценки (аттестации) является важным моментом в поддержке системы обучения, мотивации, роста и развития сотрудников. Успехи в обучении, приобретённые знания и навыки (помимо, прежде всего, бизнес результатов) должны являться одним из блоков оценки (аттестации) и влиять на результат прохождения аттестации. В свою очередь, система регулярной оценки персонала будет также являться и механизмом для оценки эффективности проведённого в компании обучения.

Если в компании отсутствует система карьерного роста, для мотивации сотрудников на обучение возможно разработать и внедрить систему грейдов, влияющих на фиксированную часть оклада. Одним из условий перехода к следующему грэйду по результатам аттестации для сотрудника будет прохождение обучения и освоение определенного набора знаний и навыков, соответствующих списку компетенций для данного грэйда.

Внесение изменений в корпоративную культуру компании.

Внедрение системы обучения в компании — это комплексная задача и она непосредственно связана с системой мотивации сотрудников, оценки, созданием кадрового резерва, карьерным ростом сотрудников, внутренней организационной средой.

Система обучения является частью корпоративной культуры, в которую возможно придется вносить коррективы по мере внедрения системы обучения в компании.

Например, принятие следующих правил и внутренних установок для сотрудников в организации: «Мы все в компании учимся и это является неотъемлемой частью нашей жизни и деятельности в компании, необходимым условием и потребностью для дальнейшего роста, развития и успешной работы в компании».

Оптимизация и развитие разработанной системы обучения.

Система обучения является «живым» и очень гибким «организмом», а не каким-то жёстким и действующим по одной и той же схеме механизмом. Система обучения является, образно говоря, каркасом и подстраивается под цели и задачи организации, может и должна меняться вместе с ростом и развитием компании и происходящими изменениями в бизнесе. Поэтому очень важно отслеживать результаты обучения, те процедуры и мероприятия, которые дают реальный результат, оптимизировать и закреплять их в существующей системе обучения.

Важным аспектом в совершенствовании системы обучения в организации является изучение новых тенденций на рынке тренинговых услуг и дополнительного бизнес-образования для того, чтобы использовать новые, наиболее прогрессивные технологии для развития и повышения квалификации сотрудников Вашей компании!


Источник: hr-portal.ru