Многие люди интересуются, как правильно сделать исправление в трудовой книжке? Этот вопрос пользуется популярностью, поскольку данный документ необходим в процессе всей жизни, и было бы нелепо полагать, что на протяжении этих лет ничего не изменится. Изменения, которые могут потребовать исправлений или дополнений в трудовую книжку следующие:
- смена ФИО в результате замужества}
- сведения о полученном дополнительном образовании}
- наличие новой профессии}
- наличие дополнительной специальности}
- ошибки в разделе «сведения о работе»}
- ошибки при заполнении.
Причины возникновения ошибок
Сотрудники кадрового отдела, несмотря на опыт и профессиональные качества, все же являются людьми, поэтому вполне закономерно, что порой случаются оплошности. Таким образом, периодически приходится исправлять записи, которые были некорректны. При этом исправлению могут подлежать записи и только что занесенные, и оставленные с предыдущего места работы.
Чаще всего ошибки являются результатом заполнения трудовой книжки в небольших компаниях. Поскольку чем меньше организация, тем меньше количество работников, и поэтому подобная работа поручается бухгалтеру, а не специалисту по кадрам. В таких случаях приходится часто исправлять записи.
Многие интересуются: как правильно вносить исправления в трудовую книжку? Сделать исправление можно только в соответствии с правовыми актами в установленном порядке. Однако, прежде чем вносить коррективы, необходимо точно классифицировать вид необходимого действия: изменение в записи, ее дополнение и внесение уточняющих данных или исправление ошибки.
Виды исправления
Прежде чем совершить какие-либо изменения в трудовой книжке, необходимо как следует изучить правила и акты, в которых указанно, как это сделать правильно. Первым делом следует разобраться в терминах. Многие люди путают понятия «изменения» и «исправления».
Изменениями называют необходимые коррективы и дополнения, которые вносят в трудовую книжку с целью замены информации или ее расширение в результате появления новых данных. Исправление – это необходимость внести замену ошибочной информации и удаление некорректных записей.
Документы, контролирующие данные действия
Если вдруг вы обнаружили ошибку в записях, то, прежде всего, перед вами стоит вопрос: как правильно внести исправления в трудовую книжку? Дело в том, что просто перечеркнуть и написать что-то недопустимо, поскольку данный документ будет считаться испорченным и недействительным. Прежде всего, необходимо обратиться к нормативно-правовым актам, в которых прописаны правила исправлений и внесения коррективов в трудовую книгу.
Документы, отвечающие за порядок действий при необходимости внесения исправлений и коррективов в трудовую книжку:
- Трудовой кодекс РФ в части, предусматривающей виды записей для внесения в трудовые книжки. К примеру, прописаны статьи, предусматривающие увольнение. Зачастую, признавая одну запись об увольнении недействительной, за ней вносят вторую.
- Постановление Правительства РФ «О трудовых книжках», в котором описаны все правила по хранению, ведению трудовой книжки, а также последовательность изготовления бланков данного документа и действия работодателей при его заполнении. Пункты с 26 по 30 данного постановления раскрывают основные правила о допущении исправлений или изменений уже внесенных записей.
- Инструкция, утвержденная Министерством труда РФ, о заполнении трудовых книг. Пункты 1.2, 2.3, 2.4 – конкретизируют правила постановления «О трудовых книжках» и раскрывают последовательность действий в случае необходимости проведения исправления.
Изменения записей
Как правильно изменить запись в трудовой книжке? Порядок исправления записи зависит в первую очередь от вида необходимого изменения, исправления или дополнения, а также от раздела, в котором эти коррективы необходимо внести. Каждая трудовая книжка имеет три раздела:
- титул, содержащий информацию о сотруднике}
- сведения о работе}
- сведения о наградах.
Исправления на титульной странице
Чаще всего, данные изменения связаны с необходимостью внести коррективы в ФИО или дату рождения. Для этого необходимо выполнить такие действия:
- перечеркиваем ранее внесенные данные одной линией}
- вносим новую запись}
- на внутренней стороне обложки пишем ссылки на документы, подтверждающие правильность исправления}
- заверяем подписью и печатью уполномоченного лица.
Подобные действия особенно часто приходится проводить женщинам при смене фамилии после замужества. К сожалению, бывают ошибки, требующие исправления, но о них не указано в Правилах и Инструкции.
Например, как сделать исправительную запись в трудовой книжке при ошибке в имени? Зачастую ошибка является незначительной: вместо «Наталья» написали «Наталия». Оба варианта верны, но правильным является то имя, которое написано в паспорте гражданина РФ – владельца трудовой книжки. В таком случае решение зависит от времени обнаружения допущенной ошибки:
- Если ошибка обнаружена при заполнении трудовой книжки, то можно купить новую чистую форму и заполнить правильно. При этом деньги за новый документ с работника не берутся. Книжка с некорректной записью подлежит уничтожению в соответствии с актами на списание испорченных бланков.
- Если ошибку заметили при заполнении трудовой книжки другим работодателем. В таком случае, если уничтожить бланк, то пропадет информация о трудовом стаже на предыдущем месте работы. Чаще всего с подобными проблемами сотрудники обращаются в суд. Такое действие предусмотрено пунктом 44 постановления Правительства РФ «Об утверждении Правил подсчета и подтверждения трудового стажа…» при установлении трудовых пенсий и пунктом 26 этого же документа при определении размеров выплаты пособий по безработице или временной нетрудоспособности в связи с родами. При несовпадении данных ФИО в трудовой с паспортом, факт принадлежности документа этому гражданину устанавливается в зависимости от вида необходимого исправления:
- на основании свидетельства о браке}
- документа о смене имени}
- справок от компетентных органов}
- в судебном порядке.
Последовательность действий при подтверждении необходимости исправления следующая:
- зачеркиваются неправильные данные}
- пишется верная информация}
- на обложке с внутренней стороны пишутся ссылки на подтверждающие документы}
- заверяется печатью и подписью уполномоченной особы}
- пишется «исправленному Наталия на Наталья верить».
Исправления в сведениях о работе
Как делать исправления в трудовой книжке, если запись о работе оформлена неточно по отношению к требованиям нормативных документов? В такой ситуации необходимо вовремя исправлять ошибку. Порядок такой процедуры предусмотрен пунктом 27 Правил, в соответствии с которыми исправление должно проводиться:
- по месту работы, где была совершена ошибка}
- по новому месту работы на основании полученного документа от допустившего ошибку работодателя.
Исправления должны проводиться в соответствии с документами, на основании которых они проводятся. Показания свидетелей не берутся во внимание, если нет судебного решения или массовой утраты трудовых книжек в результате непредвиденных ситуаций.
Исправления о приеме на работу
Порядок исправлений следующий:
- После всех записей в сведениях о работе пишется следующий порядковый номер и дата внесения записи и делается пометка: «запись по номеру такому-то считается недействительной».
- После этого вносится правильная запись и в четвертой графе пишется:
- указание номера приказа, в котором расписано о наличии ошибки и необходимости внесения коррективов}
- указание даты и номера распоряжения, на основании которого будет внесена правильная запись.
Чем раньше будет обнаружена ошибка, тем быстрее и проще пройдет процесс ее исправления.
Перевод сотрудника на другую работу и его увольнение
Как сделать исправления в трудовой книжке в случае неправильно указанных сведений о переводе работника? Данные записи признаются недействительными аналогичным образом, как и в случае с исправлениями о приеме на работу. Конечно, бывают случаи, когда работодатель не заинтересован сохранять рабочее место за работником и желает уволить его, но сделать это по статье не получается. В таких случаях начальство идет на хитрость и признает запись о принятии на работу недействительной. Подобные исправления могут повести за собой судебную тяжбу.
При восстановлении сотрудника на прежней должности необходимо внести соответствующую запись: «восстановлен на прежней должности, запись номер такой-то считается недействительной». Если же речь идет о неправильной формулировке причины увольнения, то при исправлении она должна быть указана: «запись номер такой-то считается недействительной, уволен (указывается правильная формулировка)». В четвертой графе параллельно вносится ссылка на распоряжение с решением о восстановлении на работе или увольнении сотрудника.
Если в трудовой книжке работника имеется запись об увольнении, которая впоследствии признана недействительной, сотрудник имеет право захотеть уничтожить запись. В таком случае им составляется письменное заявление, по результатам рассмотрения которого выдается дубликат трудовой книжки без записи.
Источник : hr-portal.ru