HR PRO

Как правильно рассчитать отпускные в 2014 году (Примеры)

Анастасия

Разобравшись, кому и в какое время положен отпуск и сколько дней подлежат оплате, нужно выяснить, как правильно все рассчитать. Из статьи вы узнаете о том, как верно определить расчетный период для отпускных выплат, как учесть повышение заработной платы для их расчета и каким образом считать средний заработок в неполных отработанных месяцах.

С наступлением очередного отпускного сезона у коммерсантов как всегда возникают вопросы о том, кому и сколько дней отпуска положено, как правильно рассчитать все выплаты, которые полагаются работнику к долгожданному отдыху, а также какие нюансы и изменения законодательства учесть, оформляя «отпускные». Обо всем этом мы и расскажем в статье.

Право на отдых

Все работники имеют право на ежегодные оплачиваемые отпуска (ст. 21 и 114 ТК РФ).

А некоторым из них положены дополнительные отпуска, которые предоставляются при особенном характере работы (ст. 116 ТК РФ).

Схема

основной отпуск – кодом «ОТ» или «09»;дополнительный отпуск – кодом «ОД» либо «10».

Запрещено непредоставление отпуска в течение двух лет подряд (ч. 7 ст. 124 ТК РФ).

К сведению

В случае заболевания работника во время ежегодного отпуска и представления им листка нетрудоспособности отпуск должен быть продлен на количество дней нетрудоспособности (с учетом выходных и нерабочих праздничных дней), совпавших с периодом отпуска, либо по согласованию с работником перенесен на другой срок (письмо ФСС РФ от 05.06.2007 № 02-13/07-4830). Дни болезни в табеле учета рабочего времени отмечают кодом «Б» или «19». Указанные обязанности у работодателя возникают только в случае временной нетрудоспособности самого работника. Таким образом, заболевание ребенка не является автоматическим основанием для продления отпуска (письмо Роструда от 01.06.2012 № ПГ/4629-6-1).

Отпускные выплаты

На время отпуска за работником сохраняется средний заработок (ст. 114 ТК РФ).

При расчете отпускных выплат ориентируются на ст. 139 ТК РФ и Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденное постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее – Положение). Также до сих пор актуальны Правила об очередных и дополнительных отпусках, утвержденные НКТ СССР 30.04.1930 № 169.

Порядок расчета

Оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала (ст. 136 ТК РФ). По мнению чиновников, речь здесь идет о календарных днях (письмо Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1).

Чаще всего расчет отпускных выплат производят по форме № T-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

Приведем алгоритм расчета отпускных выплат.

Для начала нужно определить среднедневной заработок (ч. 4 ст. 139 ТК РФ и п. 10 Положения):

расчетный период (месяцы);сумма учитываемых выплат (руб., коп.);продолжительность отпуска (календарные или рабочие дни).

Рассмотрим, как их определить.

Расчетный период

Средний дневной заработок для оплаты отпусков исчисляют за последние 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска. При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале – по 28-е (29-е) число включительно) (ч. 3 ст. 139 ТК РФ и п. 4 Положения).

В интересах работника расчетный период может быть заменен. Это возможно, например, в следующих ситуациях:

  1. Если в расчетном периоде сотрудник не работал, рассматривают предшествующий период, равный расчетному (п. 6 Положения).

Пример 1

Астаховой О.П. предоставлен основной оплачиваемый отпуск с 05.06.2014. Определим расчетный период для исчисления среднего заработка при условии, что работница с 01.03.2013 по 04.06.2014 находилась в отпуске по уходу за ребенком. Расчетный период для исчисления отпускных выплат: с 01.03.2012 по 28.02.2013.

  1. Если сотрудник не работал ни в расчетном периоде, ни ранее, средний заработок определяют исходя из зарплаты, начисленной за отработанные дни в месяце ухода в отпуск (п. 7 Положения).

Пример 2

Дурманову В.В. авансом предоставлен основной оплачиваемый отпуск с 23.06.2014. Определим расчетный период для исчисления среднего заработка при условии, что работник трудится в данной фирме с 19.05.2014, при этом с 19.05.2014 по 02.06.2014 находился на больничном. Средний заработок определяют исходя из зарплаты, начисленной за отработанные дни в июне 2014 г.

  1. Если работник не успел отработать у работодателя ни одного дня, средний заработок рассчитывают исходя из установленной ему тарифной ставки, оклада (п. 8 Положения).

Пример 3

Голубева Е.В. устроилась на работу с 17.06.2014. В связи с семейными обстоятельствами она попросила предоставить ей авансом с этой же даты 5 календарных дней основного оплачиваемого отпуска. В данном случае средний заработок рассчитывают исходя из установленной работнице тарифной ставки (оклада).

Отметим, что из расчетного периода исключают периоды, а также начисленные за это время суммы, когда работник освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством (п. 5 Положения). Это, к примеру, больничные, пособия по беременности и родам, выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и т.д.

Пример 4

Останину А.Д. предоставлен ежегодный основной оплачиваемый отпуск с 01.07.2014. Рассчитаем сумму отпускных выплат при условии, что:

Сумма учитываемых выплат за расчетный период составила 108 409,10 руб. (10 000 руб. ? 10 мес. + 909,10 руб. + 7500 руб.).

Рассчитаем число календарных дней в расчетном периоде:

Количество дней в полных календарных месяцах = 29,3 ? 10 мес. = = 293 дн.

Количество календарных дней в неполном месяце (август) = 29,3 / 31 дн. ? 3 дн. = 2,84 дн.

Количество календарных дней в неполном месяце (ноябрь) = 29,3 / 30 дн. ? 25 дн. = 24,42 дн.

Количество календарных дней в расчетном периоде = 293 дн. + 2,84 дн. + 24,42 дн. = 320,26 дн.

Теперь определим средний дневной заработок: 108 409,10 руб. / 320,26 дн. = 338,50 руб.

Средний заработок работника составит: 338,50 руб. ? 28 дн. = 9478 руб.

  1. Коммерсант может установить особый расчетный период. Такое право ему дает ч. 6 ст. 139 ТК РФ. Она предусматривает возможность установить другой расчетный период, который отличается от 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска, если это не ухудшает положения подчиненного. Однако в данном случае отпускные придется рассчитать дважды: за 12 месяцев и за иной расчетной период, который установлен предпринимателем, а потом сравнить результаты. Делать сравнительный анализ нужно, потому что отпускные не могут быть меньше суммы, рассчитанной исходя из заработной платы за год.

Выплаты, включаемые в расчет

Для расчета среднего заработка учитывают все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя (п. 2 Положения).

При этом не учитывают выплаты, не относящиеся к оплате труда: материальную помощь, оплату стоимости питания, проезда, обучения, отдыха и другие (п. 3 Положения).

В особом порядке учитывают премии (это зависит от того, за какой период выплачивается премия).

Чиновники выделяют три вида премий:

  1. Ежемесячные премии: учитывают все фактически начисленные в расчетном периоде, но не более одной выплаты за каждый показатель каждого месяца расчетного периода (п. 15 Положения).
  2. Премии за период работы, превышающий один месяц: учитывают все фактически начисленные в расчетном периоде за каждый показатель. Если продолжительность периода, за который они начислены, превышает продолжительность расчетного периода, то их учитывают в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода (п. 15 Положения).
  3. Премии по итогам работы за год, начисленные за предшествующий год: учитывают вне зависимости от времени начисления вознаграждения (п. 15 Положения). Если расчетный период отработан не полностью и период, за который начислена премия, не совпадает с расчетным, то премию учитывают пропорционально отработанному времени (письмо Минздравсоцразвития РФ от 05.03.2008 № 535-17).

Обратим ваше внимание еще на одну особенность учета премий. Если время, приходящееся на расчетный период, отработано не полностью либо в нем были исключаемые периоды, то премии учитывают пропорционально отработанному времени (за исключением премий, начисленных за фактически отработанное время) (п. 15 Положения). Исходя из разъяснений чиновников пересчет премий осуществляют следующим образом (письмо Минздравсоцразвития РФ от 26.06.2008 № 2337-17):

Пример 5

Морозовой Д.А. с 01.08.2014 предоставлен основной оплачиваемый отпуск. Определим сумму учитываемых премиальных выплат для расчета среднедневного заработка при условии, что:

Ежемесячную премию учитывают в полном объеме: 20 000 руб.

Квартальные и годовую премии учитывают пропорционально отработанному времени: 27 580,65 руб. ((5000 руб. ? 4 + 10 000 руб. ) / 248 дн. ? 228 дн.)).

Размер премий, учитываемых при расчете отпускных выплат, составит: 47 580,65 руб. (20 000 руб. + 27 580,65 руб.).

Еще одна особенность расчета учитываемых выплат связана с повышением зарплаты. Сумма учитываемых выплат зависит от того, когда произошло повышение зарплаты у работодателя. Рассмотрим все ситуации.

  1. Увеличение заработной платы произошло в расчетном периоде: выплаты, начисленные в расчетном периоде за предшествующий повышению период времени, увеличивают на поправочные коэффициенты (п. 16 Положения):

Пример 6

Порошину В.А. с 01.06.2014 предоставлен ежегодный основной оплачиваемый отпуск. Определим сумму учитываемых выплат за расчетный период при условии, что:

Рассчитаем коэффициент, на который следует увеличить заработную плату за 2013 год.

K = 20 650 руб. / 17 500 руб. = 1,18.

Учитываемая заработная плата за 2013 год составит 20 650 руб. (17 500 руб. ? 1,18).

Выплаты, учитываемые при исчислении среднего заработка: 247 800 руб. (20 650 руб. ? 12 мес.).

  1. Повышение произошло после расчетного периода, но до наступления отпуска: увеличивается средний заработок, исчисленный за расчетный период (п. 16 Положения). По нашему мнению, в этом случае можно использовать поправочный коэффициент.

Пример 7

Евтюхину А.В. предоставлен ежегодный отпуск с 18.06.2014. Рассчитаем сумму отпускных выплат при условии, что:

Средний дневной заработок за расчетный период: 511,95 руб. ((15 000 руб. ? 12 мес.) / (12 ? 29,3)).

Средний заработок: 14 334,60 руб. (511,95 руб. ? 28 дн.).

Коэффициент, на который следует увеличить средний заработок: 1,1 (16 500 руб. / 15 000 руб.).

Отпускные выплаты: 15 768,06 руб. (14 334,60 руб. ? 1,1).

  1. Повышение произошло во время отпуска: часть среднего заработка повышается с даты увеличения заработной платы и до даты окончания отпуска (п. 16 Положения). По нашему мнению, здесь также можно использовать поправочный коэффициент.

Пример 8

Григорьеву К.В. предоставлен ежегодный отпуск с 23.06.2014. Рассчитаем сумму отпускных выплат при условии, что:

Средний дневной заработок составит 341,30 руб. ((10 000 руб. ? 12 мес.) / (12 ? 29,3)).

Средний заработок 9556,40 руб. (341,30 руб. ? 28 дн.).

Коэффициент, на который следует увеличить средний заработок с 01.07.2014, – 1,2 (12 000 руб. / 10 000 руб.).

Работнику следует доплатить за 20 календ. дн. отпуска (с 01.07.2014 по 20.07.2014) 1365,20 руб. ((341,30 руб. ? 1,2 – 341,30 руб.) ? 20 дн.).

К сведению

Отпускные выплаты облагаются НДФЛ (п. 1 ст. 209, п. 1 ст. 210 НК РФ) и страховыми взносами в ПФР, ФСС, ФФОМС по тем же тарифам, что и заработная плата. Их нужно включить в базу для начисления обязательных страховых взносов, уплачиваемых во внебюджетные фонды, за тот месяц, в котором они начислены (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования», п. 1, 2 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»).

Продолжительность отпуска

Чаще всего продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ). Оставшиеся же дни отпуска могут быть разделены на любое количество дней (например, два, пять, восемь дней и т.д.), если работник и работодатель достигнут соглашения по данному вопросу. Такой вывод содержится в письме Роструда от 17.07.2009 № 2143-6-1. В этом же письме чиновники обращают внимание на еще один важный момент, который затрагивает интересы сотрудников.

Фрагмент документа

Письмо Роструда от 17.07.2009 № 2143-6-1

Работодатель не вправе самостоятельно решить вопрос не только о разделении ежегодного оплачиваемого отпуска на части, но и о продолжительности этих частей (в частности, в обязательном порядке требовать от работника включения в отпуск выходных дней). Этот вопрос решается только по соглашению сторон трудового договора.

Таким образом, при предоставлении работнику части отпуска, например, продолжительностью два календарных дня (четверг и пятница) в соответствии с его заявлением выходные дни в него (в отпуск) не включаются.

Сотрудникам, занятым на сезонных работах либо заключившим трудовые договоры на срок до двух месяцев, отпуск полагается из расчета двух рабочих дней за каждый месяц работы (ст. 291 и 295 ТК РФ).

Некоторым работникам полагаются так называемые удлиненные отпуска. Например, лицам до 18 лет предоставляется отпуск в 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ), инвалидам – в 30 дней (ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации») и т.д.

Обратите внимание: нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, в число календарных дней отдыха не включаются (ч. 1 ст. 120 ТК РФ).

Пример 9

Определим дату окончания отпуска Старцеву А.А. при условии, что начало отпуска – 01.06.2014, продолжительность отпуска – 28 календ. дн.

В данном случае 12 июня (День России) является нерабочим праздничным днем и в число календарных дней отпуска не включается. Поэтому последний день отпуска – 29.06.2014.

Дополнительные отпуска

Дополнительные оплачиваемые отпуска предоставляются сотрудникам, занятым на работах с вредными условиями труда; лицам, имеющим особый характер работы; сотрудникам с ненормированным рабочим днем и т.д. Также работодатели вправе и в иных случаях самостоятельно устанавливать допотпуска для своих работников (ст. 116 ТК РФ).

Предоставление каждого вида допотпуска связано с некоторыми особенностями. К примеру, в стаж работы, дающий право на дополнительный отпуск за работу с вредными условиями труда, включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время (ст. 121 ТК РФ). В то же время право на допотпуск лицу, включенному в перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем, не зависит от продолжительности работы в условиях ненормированного рабочего дня (письмо Роструда от 24.05.2012 № ПГ/3841-6-1).

При расчете общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные отпуска суммируются с основным отпуском (ст. 120 ТК РФ). Часто задают вопрос: как рассчитать общую продолжительность отпуска, если один из них установлен в календарных днях, а второй – в рабочих? В письме Минтруда РФ от 01.02.2002 № 625-ВВ разъяснено, как поступить, когда длительность основного отпуска определена в календарных днях, а длительность допотпуска – в рабочих. Порядок действия следующий:

Получившееся количество календарных дней отпуска следует оплатить в размере среднего заработка. Данный вывод подтверждают специалисты Минтруда России.

Пример 10

Бочарову Г.П. с 01.06.2014 предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск. Определим последний день отпуска при условии, что:

Определим общую продолжительность отпуска в календарных днях.

С 01.06.2014 отсчитываем 28 календ. дн. (12.06.2014 – День России – не учитываем). Последний день основного отпуска – 29.06.2014.

С 30.06.2014 отсчитываем 10 раб. дн. из расчета 6-дневной рабочей недели. Последний день дополнительного отпуска – 10.07.2014.

Таким образом, отпуск начинается 01.06.2014, заканчивается 10.07.2013. Продолжительность отпуска – 39 календ. дн.

К сведению

Часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, может быть заменена денежной компенсацией (ч. 1 ст. 126 ТК РФ). При суммировании отпусков или перенесении на следующий рабочий год денежной компенсацией могут быть заменены часть каждого отпуска, превышающая 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части (ч. 2 ст. 126 ТК РФ).

Обратите внимание: замена части отпуска компенсацией является правом, а не обязанностью работодателя (письмо Роструда от 08.06.2007 № 1921-6).

Полагаем, что если соблюдать определенную последовательность действий, то расчет отпускных выплат не должен вызвать сложности и привести к ошибкам при их подсчете.

Косульникова Марина — главный бухгалтер ООО «Галан», эксперт журнала «Арсенал предпринимателя»

Источник : hr-portal.ru