HR PRO

Отбор кандидатов на должности. Секретарь руководителя и главный редактор

Анастасия

Отбор кандидатов на вакантные должности — кропотливая и ответственная работа кадровых служб предприятий, учреждений, организаций. Среди значительного количества претендентов они должны найти и отобрать специалиста, способного профессионально выполнять работу на определенной должности.
Претенденты на вакантные должности также должны быть готовы к изменению места работы, правильно написать резюме, подготовиться к собеседованию с работодателем и к участию в конкурсном отборе.
Из статьи вы узнаете о вариантах составления резюме и вопросах, которые может задать работодатель при собеседовании. Приводятся варианты вопросников для претендентов на должности секретаря руководителя и главного редактора, а также варианты некоторых тестов.

Отбор кандидатов на вакантные должности — кропотливая и ответственная работа кадровых служб предприятий, учреждений, организаций (далее — предприятие). Из немалого числа претендентов они должны выбрать специалиста, способного лучше других профессионально выполнять работу на определенной должности.

Многие предприятия с целью предварительного отбора наиболее вероятных кандидатов на вакантные должности предлагают прислать по почте (электронной) либо факсу резюме. Обычно резюме рассматриваются в отсутствие того, кто его предоставил, поэтому уже из текста должно быть понятно, что кандидат умеет и на какую работу претендует.

Резюме составляются в произвольной форме. Наиболее распространенными являются два варианта:

После анализа присланных резюме на собеседование с руководителем (собственником) предприятия или уполномоченным им лицом (органом, комиссией; далее — работодатель) приглашаются только те из претендентов, кто потенциально подходит на вакантную должность. Остальных об отказе не извещают, за исключением тех, кто поинтересуется результатами рассмотрения своего резюме, например позвонит по телефону. Резюме этих претендентов остаются в банке данных кадровой службы предприятия.

На собеседовании работодатель оценивает интеллектуальный и профессиональный уровень претендента. С целью всестороннего изучения профессиональных качеств, знаний и навыков претендента, черт его характера и способности работать в коллективе работодатель может задать немало вопросов. Предлагаем некоторые из них:

  1. Коротко расскажите о себе.
  2. Какими навыками владеете (что умеете делать)?
  3. Какую работу хотели бы получить, и по каким причинам? Почему решили обратиться именно к нам?
  4. Чем занимаетесь в настоящее время?
  5. В какой сфере труда чувствуете себя наиболее уверенно?
  6. Имеете ли опыт работы по должности, на которую претендуете?
  7. Совершаете ли ошибки, если да, какие именно?
  8. Умеете ли планировать свою работу?
  9. Как реагируете на ошибки партнеров?
  10. Кому в настоящее время подчиняетесь? Что можете сказать о своем руководителе? Как складываются ваши отношения с ним?
  11. Какими чертами характера, по вашему мнению, должен обладать ваш будущий руководитель?

Кроме того, проводя опрос претендентов на вакантную должность, работодатель должен ориентироваться на требования к должности, указанной в каждой конкретной должностной инструкции.

В кадровой службе предприятия, как правило, есть подготовленные вопросники, разработанные для каждой категории работников с учетом должностных инструкций и содержащие основные требования к профессии. Например, при трудоустройстве на должности секретаря руководителя и главного редактора работодатель может воспользоваться образцами вопросников для собеседования, приведенными в приложениях 1–2. При подведении итогов преимущество предоставляется претенденту, набравшему наибольшее количество баллов.

Приложение 1Вопросник для претендента на должность секретаря руководителяОсновные профессиональные требованияПрием посетителейРабота с телефонными звонкамиРабота с входящей-исходящей документациейОбеспечение и организация работы руководителяТехническое обеспечение приемной (офиса)Культура делового общенияЗнание этикета, этики, эстетикиСоблюдение дрес-кодаЗнание ПК, офисной оргтехникиЗнание делопроизводства, в частности кадровогоОрганизационные способностиКоммуникабельностьОтветственность, дисциплинированностьТактичность, самостоятельностьЭмоциональная и нервная стойкостьВнимательность, хорошая память, эрудированностьНеконфликтностьВыносливостьБыстрая реакцияАртистичностьПо характеру — не холерик и не меланхоликВопросыБаллы
(от 1 до 5)Легко ли вы нас нашли? (Для снятия напряжения)Вы сейчас работаете?Почему вы ищете работу? (Мотивация работы)Что вам нравится в данной профессии? (Амбициозность)Кем вы себя видите через три года? (Целеустремленность)Что планируете сделать, чтобы достичь желаемого? (Реальная оценка своих возможностей)Готовы ли вы в случае необходимости учиться? Какими путями вы намерены идти к своей цели? К кому будете обращаться за помощью? (Способность учиться, искать реальные пути достижения цели)Вы ощущаете дискомфорт, когда кто-то достигает успехов в той сфере, в которой вам бы тоже хотелось работать? (Целеустремленность)Возникают ли у вас конфликты с людьми из-за невыполнения ими своих обещаний или обязанностей? (Дисциплинированность, ответственность)Есть ли у вас организаторский опыт? Что именно вы организовывали? (Организационные способности)При проведении каких-либо служебных мероприятий какую функцию вы выполняете? (Инициативность)Приходилось ли вам выполнять производственные задания в свободное время? (Ответственность)Как вы планируете свой рабочий день? (Организованность)Когда возникают неожиданные изменения в вашем трудовом распорядке, легко ли вы переключаетесь на другую работу? (Скорость реакции)Были ли случаи, когда вам приходилось говорить неправду? (Честность)Ваши действия в подобных ситуациях? (Честность, артистизм)Что вам не нравится в людях?Вам нравится наука «психология»? Как вы совершенствуете свои знания?Что вас может обидеть или вывести из равновесия? (Эмоциональная и психологическая устойчивость)Как вы ведете себя с людьми, обидевшими вас? (Порядочность, уравновешенность)Когда у вас или у ваших близких родственников случаются неудачи, анализируете ли вы их причины? (Способность к логическому анализу)Часто ли вам приходилось самостоятельно принимать важные решения? (Объективность суждений)Кто может повлиять на ваше мнение или решение? (Наличие авторитетов, собственная уверенность)Из каких источников вы черпаете для себя информацию? (Общая эрудированность, интеллектуальный потенциал)Что вы обычно смотрите по телевидению?Чему вы отдаете предпочтение: книгам или периодическим изданиям?Любите ли вы рассказывать знакомым о просмотренном фильме или новостях обстоятельно и подробно? (Внимание, память)С какими людьми вам легче всего общаться? (Гибкость в общении)Вам часто приходится первой начинать разговор с незнакомыми людьми?Что входило в ваши обязанности на предыдущей работе? (Профессиональная ориентированность)Как вы относитесь к ненормированному рабочему дню?Как Вам легче формулировать мысли: в устной или письменной форме? 
Приложение 2Вопросник для претендента на должность главного редактораОсновные профессиональные требованияПрофессиональные знания и опытКонтроль за тематическим и содержательным наполнением изданияКонтроль за своевременным написанием статейКонтроль за слаженной работой коллективаПоддержание положительного психологического климата в коллективеНаписание статейОтветственность за техническое обеспечение работыОрганизация издания:налаживание связей с издательствами;составление сметы;изучение рынка СМИ, читательской аудитории;определение приоритетного направления для издания;свежесть и оригинальность идей;формирование коллективаЛидерские задаткиДисциплинированностьОтветственностьЧестностьКомпетентностьИнициативностьЦелеустремленностьСпособность к обучениюЭмоциональная и нервно-психологическая устойчивостьВнимание, память, эрудированностьГибкость в общенииБыстрая реакцияОбъективность сужденийЗнание правил культуры общенияЧувство собственного достоинства, мотивация работыВопросыБаллы
(от 1 до 5)Легко ли вы нас нашли? (Для снятия напряжения)Вы сейчас работаете?Почему вы ищете работу? (Мотивация работы)Что вам нравится в данной профессии? (Амбициозность)Кем вы себя видите через три года? (Целеустремленность).Что вы планируете делать, чтобы достичь этого? (Реальная оценка своих возможностей)Готовы ли вы в случае необходимости учиться? Какими путями вы намерены идти к своей цели? К кому будете обращаться за помощью? (Способность учиться, искать реальные пути достижения цели)Вы ощущаете дискомфорт, если кто-либо достигает успехов в той сфере, в которой вам бы тоже хотелось работать? (Целеустремленность)У вас возникают конфликты с людьми из-за невыполнения ими своих обещаний или обязанностей? (Дисциплинированность, ответственность)Хороший ли вы организатор? Что именно вам удалось организовать? (Организационные способности)Когда проводятся какие-либо служебные мероприятия, какую функцию вы выполняете? (Инициативность)Кто вам помогает в работе? На кого вы можете положиться? (Самостоятельность)Приходилось ли вам выполнять производственные задания в свободное время? (Ответственность)Как вы поступаете, если вам не удается завершить какое-либо дело?Как вы планируете свой рабочий день? (Организованность)Когда возникают неожиданные изменения в вашем трудовом распорядке, легко вы переключаетесь на другую работу? (Скорость реакции)Как вы разбираетесь в людях? (Способность распознавать людей)Сколько вам на это нужно времени?Что вам не нравится в людях?Что вас может обидеть или вывести из равновесия? (Эмоциональная и психологическая устойчивость)Вы любите «ставить на место» того, кто, по вашему мнению, этого заслуживает?Как вы ведете себя с такими людьми потом? (Порядочность, уравновешенность)Когда у вас или у ваших близких родственников случаются неудачи, анализируете ли вы их причины? (Способность к логическому анализу)Часто ли вам приходилось самостоятельно принимать важные решения? (Объективность суждений)Как долго вы обдумываете то или иное решение? (Взвешенность)Кто может повлиять на ваше мнение или решение? (Наличие авторитетов, собственная уверенность)Из каких источников вы черпаете информацию для себя? (Общая эрудированность, интеллектуальный потенциал)С какими людьми вам легче всего общаться? (Гибкость в общении)Часто ли вам приходится первым начинать разговор с незнакомыми людьми?Вам удается предвидеть ход событий и их последствия? (Способность к логическому анализу)Где и когда у вас появляются интересные мысли? (Творчество)Что входило в ваши обязанности на предыдущем месте работе? (Профессиональная ориентированность)Приходилось ли вам срочно менять место работы? Чем это было вызвано?Как вы относитесь к ненормированному рабочему дню? (Выносливость)Как на это реагируют ваши родные?Как вам легче формулировать мысли: в устной или письменной форме?Какие требования вы предъявляете к будущему месту работы? (Амбиции, ожидания)Сколько времени вы согласны работать за данную заработную плату?Как вы оцениваете современную ситуацию в СМИ?Что необходимо изменить?В каких изданиях вы работали?Удалось ли вам достигнуть на сегодняшний день того уровня, о котором вы мечтали десять лет назад?  

Если работодателю нужны коммуникабельные работники, имеющие к тому же гибкое мышление, которые умеют контролировать себя в процессе общения, перед собеседованием целесообразно провести письменное тестирование (приложение 3).

Приложение 3Тестирование на контролирование себя при общении№ п/пУтвержденияДаНетБаллы1Мне кажется трудным искусство подражания привычкам других людей   2Я, возможно, мог (могла) бы прикинуться дурачком (дурочкой), чтобы привлечь внимание или развлечь окружающих   3Из меня мог (могла) бы получиться неплохой(ая) актер (актриса)   4Посторонним людям порой кажется, что я переживаю что-либо глубже, чем это есть на самом деле   5В компании я редко бываю в центре внимания   6В различных ситуациях и в общении с разными людьми я веду себя не всегда одинаково   7Я всегда отстаиваю позицию, в правильности которой я искренне убежден(на)   8Чтобы иметь успех в делах и в отношениях с людьми, я стараюсь быть таким(ой), каким(ой) меня ожидают видеть   9Я могу быть дружелюбным(ой) с людьми, которых не выношу   10Я не всегда такой(ая), каким(ой) кажусь   Итого   По одному баллу начисляется за ответ «нет» на вопрос 1, 5, 7.
По одному баллу начисляется за ответ «да» на вопрос 2, 3, 4, 6, 8, 9, 10.Результаты тестирования:1–3 балла — человек с низким коммуникативным уровнем, со стойким поведением, не считающий необходимым изменяться в зависимости от ситуации. Общение с подобным человеком затрудняется из-за его прямолинейности;4–6 баллов — человек со средним коммуникативным уровнем, искренний, достаточно открытый в общении, но притом сдержанный в своих эмоциональных проявлениях, в своем поведении не обращает внимания на окружающих людей;7–10 баллов — человек с высоким коммуникативным уровнем, легко играет любую роль, чутко реагирует на изменения ситуации, хорошо чувствует и даже может предугадать впечатление, которое производит на окружающих.

Чтобы установить степень искренности и откровенности претендента на должность, после собеседования можно провести еще одно тестирование (приложение 4).

Приложение 4Тестирование на определение искренности и откровенности собеседника№ п/пВопросыДаНетБаллы1Всегда ли вы выполняете обещанное? Как вы поступаете в тех случаях, когда вам это не выгодно?   2Случалось ли вам, рассердившись, терять самообладание?   3Бывают ли у вас мысли, которыми вы хотели бы поделиться с другими?   4Можно ли считать все ваши привычки хорошими и полезными?   5Склонны ли вы распространять различные слухи  и сплетни?   6Правда ли, что вы отзываетесь о знакомых только хорошо, даже тогда, когда вам известно, что они об этом не узнают?   7Случалось ли вам опаздывать на свидание или на работу?   8Есть ли среди ваших знакомых люди, которые вам не симпатичны?   9Случается ли вам говорить о вещах, в которых вы вовсе ничего не смыслите?   Итого   По одному баллу начисляется за ответ «нет» на вопрос 2, 3, 5, 7, 8, 9.По одному баллу начисляется за ответ «да» на вопрос 1, 4, 6.Результаты тестирования:до 6 баллов — ответы на вопросы были искренними;более 6 баллов — ответы на вопросы были неискренними.

Вопросники, тестирование, откровенное общение работодателя с претендентом на должность — это лишь начало познавания работодателем будущего работника и наоборот. Многие черты характера работника будут еще раскрываться в дальнейшем, когда он начнет работать.

Если на вакантную должность по результатам тестирования и собеседования прошли несколько претендентов, работодатель проводит конкурсный отбор и определяет лучшего.

Претендент, отобранный на вакантную должность, о решении работодателя извещается по телефону и приглашается для заключения трудового договора согласно действующему законодательству Украины. Тех, кто не прошел конкурс, благодарят за участие. Сведения о них заносятся в банк данных предприятия. Работодатель, в случае проведения нового отбора на вакантные должности, может предложить им снова принять участие в конкурсе.

Следовательно, если обе стороны пришли к соглашению, они подписывают трудовой договор. Правильно и грамотно составленный договор содержит описание должностных обязанностей или ссылку на должностную инструкцию, сведения о размере заработной платы, порядке ее индексации, премиях, медицинском страховании, сроке испытания (обычно не превышает трех месяцев), продолжительности отпуска и пр.

При оформлении на работу лицо обязано предъявить паспорт либо другой документ, удостоверяющий личность, трудовую книжку, документ об образовании и т. д.

Прежде чем подписать трудовой договор с претендентом на вакантную должность, кадровая служба должна обсудить с ним все условия. После подписания договора обеими сторонами от работника нельзя требовать выполнения работ, не обусловленных этим документом.

Таким образом, работник принят на работу по приказу с определенной даты. Первый рабочий день должен начаться с его представления другим работникам сотрудником кадровой службы.

При этом о нем сообщаются сведения, изложенные в резюме. Нередко комментируются результаты собеседования. Руководитель подразделения показывает новому работнику его рабочее место, поздравляет с началом трудовой деятельности на предприятии и желает успехов.

Источник : hrliga.com