Не секрет, что на совещаниях масса времени теряется впустую. В ряде компаний, чтобы не растягивать процесс, сотрудники на летучках обсуждают рабочие задачи стоя. Планерки «на ногах» занимают на треть меньше времени без ущерба для качества решений.
Быстрые совещания — «топтушки» — становятся частью меняющейся корпоративной культуры, особенно в технологичных компаниях, где традиционные заседания в переговорных стали синонимами ничегонеделания. Цель руководства — уйти от практики затяжных переговоров, участники которых нередко пускаются в пустые разглагольствования, играют в онлайн-игрушки на смартфонах или попросту не включены в процесс.
Компания Atomic Object, разработчик программного обеспечения, начинает рабочий день с планерки. Присутствие обязательно, нерабочие обсуждения в этот момент должны быть сведены к минимуму, а само совещание проводится стоя. Подобные планерки «на ногах» редко продолжаются дольше пяти минут, после них сотрудники быстро приступают к работе. А заседая за столом переговоров, слишком просто расслабиться, откинуться на спинку стула, включить лэптоп и потерять рабочий настрой.
Сама мысль проводить совещания стоя возникла не впервые, пишет The Wall Street Journal. По словам профессора Алена Блюдорна из Университета Миссури, так, например, в некоторых случаях поступало и военное командование во время Первой мировой войны. За прошедшие годы эту практику приняли на вооружение многие компании.
В 1998 году Блюдорн провел исследование и выяснил, что «на ногах» совещания проходят быстрее, времени на них затрачивается примерно на треть меньше, чем на традиционные заседания в переговорных. При этом по качеству принимаемых решений разницы практически нет.
Компания VersionOne опросила более 6 тысяч работников высокотехнологичных компаний в 2011 году, 78% из них сообщили, что у них проводятся такие ежедневные короткие «линейки». Как сообщил The Wall Street Journal один из IT-специалистов, в компании, где он раньше работал, общий сбор проводили на неотапливаемом лестничном пролете, чтобы обсуждения не затягивались.
Для скорости имеет смысл назначать совещания перед обедом. Марк Тонкеловитц из Facebook отметил в интервью The Wall Street Journal, что устраивает 15-минутные летучки ровно в полдень, это мотивирует сотрудников излагать свои мысли кратко и внятно. Чтобы не терять темп, выигрываемый на быстрых летучках, приходится решать вопрос опозданий.
Ян Витуцки из Adobe Systems подсчитал суммарные потери на ежедневных задержках планерки из-за опозданий сотрудников, пишет The Wall Street Journal. Для полуторагодового цикла выпуска программного решения упущенного времени накопилось столько, что хватило бы на разработку дополнительной функции продукта. Вскоре был введен штраф за опоздание в размере 1 доллар.
В некоторых компаниях, например, в австралийской ThoughtWorks, в качестве сигнала к сбору сотрудников используется музыка. В подразделении Turnstone мебельной компании Steelcase недавно на летучку стали собирать под песню Элвиса Пресли «A Little Less Conversation» («Поменьше разговоров»).
Бывают дни, когда даже «топтушки» — непозволительная роскошь. Например, когда из-за большой загрузки нет возможности провести ежедневный сбор в 10 утра, в компании Freshbooks.com, разрабатывающей бухгалтерские онлайн-решения, устраивают «перекличку» прямо на рабочих местах, организованных вкруговую.