Эта шпаргалка поможет грамотно организовать командную встречу, вебинар, дискуссию, конференцию или другое мероприятие в виртуальном формате.
Итак, вы в эфире. В рамках приветственного слова обозначьте еще раз тему собрания, круг участников и цель, которая должна быть достигнута. Попробуйте также сформулировать ценность и значимость мероприятия для участников и организации в целом. И постарайтесь учитывать нижеизложенные советы, чтобы виртуальная встреча прошла комфортно для слушателей и ведущих.
- Придерживайтесь тайминга
Ознакомьте коллег с планом. Старайтесь по ходу встречи придерживаться своего «тайминга». Когда видите, что обсуждение затягивается, нужно свернуть дискуссию. Как вариант, предложить отдельно собраться по данному вопросу по причине его особой важности. - Дайте слово каждому участнику
В начале встречи полезно будет дать слово каждому участнику. Достаточно короткого сообщения от каждого. Например, вынося на повестку дня определенную тему, можно опросить сотрудников, сталкивались ли они когда-либо с подобным. Можно просто попросить поделиться самым интересным или важным событием за последнюю неделю. Это поможет сразу включить участников в процесс. - Используйте чат для обратной связи
Во время совещания можно использовать чат для обратной связи, небольших опросов, дабы не забивать эфир голосовыми комментариями. Однако следите, чтоб совещание не перешло в чат – не упустите внимание аудитории. Участники могут увлечься перепиской и выключиться из повестки. - Предупредите о том, что молчание = согласие
Предупредите собеседников, что их молчание в обсуждении вариантов действий по важным вопросам будет автоматически трактоваться как согласие с решением, предложенным ведущим. Не имеет значения, промолчал ли сотрудник, кивнул или отвлекся на важный звонок и выпал из дискуссии. Однако это правило не распространяется на процесс назначения задач в рамках плана дальнейших мероприятий. Категорически не рекомендуется «нарезать» план действий для отсутствующих. В идеале, задачи и сроки сотрудник назначает для себя сам, в соответствии с общей схемой. Если у участника возникают технические неполадки, он должен по возможности оповестить об этом, например, посредством сотовой связи. - Говорите отчетливо и громко
Держите темп речи медленнее, чем при обычном разговоре. В рамках публичных выступлений мы неосознанно ускоряемся, потому есть смысл искусственно себя притормозить, чтоб говорить естественно и убедительно. Речитатив уместен на рэп-баттлах. - Избегайте вязких споров и повышенных тонов
Не позволяйте втягивать себя в вязкие споры, обсуждения на повышенных тонах. Особенно, если это не относится напрямую к повестке собрания. Потеряете время и будете бледно выглядеть в глазах участников. Даже если вы на 100% правы, даже если вы в итоге одержали победу в споре, ваш имидж неминуемо пострадает, когда рабочая встреча превратится в базарную ругань. Мягко, но уверенно продемонстрируйте, что совещание ведется именно вами и, в конечном итоге, вы определяете, что и как долго будет обсуждаться в отведенное время.
При этом не рекомендуется слепо идти по плану. Если при обсуждении аудитория наткнулась на важный вопрос, имеющий отношение к теме, не нужно отметать его в сторону, как не входящий в первоначальный план совещания. Вы ведь заложили запас времени на форс-мажоры?
- Визуальный контакт
Перед совещанием убедитесь, что у всех участников есть веб-камеры. Заранее предупредите, что планируете использовать двухстороннюю видеосвязь. При наличии «картинки» эффект от мероприятия будет гораздо выше. Полагаю, нет смысла распространяться о «визуалах» и «аудиалах» среди нас. Видеосвязь помогает вовлечению участников и повышает уровень дисциплины – не получится отключить микрофон и заняться другими, пусть и безусловно важными/срочными делами. - Диалог
Вовлекайте участников в дискуссию. Когда видите, что сотрудник не проявляет активности, задавайте адресные вопросы. Смело «переходите на личности»: «Федор Михайлович, вы, как автор диссертации о применении теории струн в вопросах изучения миграции Sturnus vulgaris (Скворец обыкновенный), на какие опережающие экономические показатели рекомендуете обратить внимание?». При желании можно заранее составить список таких вопросов. Если участники поймут, что обратиться могут к каждому, волей-неволей будут прислушиваться к происходящему. - Используйте me-we-us метод
Для масштабных презентаций, когда сложно вовлечь большую аудиторию в дискуссию, уместен метод me-we-us. Разделите сотрудников на несколько групп по 3-7 человек, чтобы каждый мог участвовать в обсуждении. Дискуссии проводятся параллельно, в разных «виртуальных комнатах». Подобная функция представлена в популярных приложениях для онлайн-совещаний. Во время параллельных обсуждений у вас есть возможность подключаться к группам. Таким образом, вы убеждаетесь, что дискуссия идет в нужном направлении, все члены команды активны, и при необходимости вносите корректировки или пояснения в процесс.
«Расшаривайте» электронные документы, которые можно редактировать в совместном доступе. В этом случае участники видят активность других команд в общем тексте, что мотивирует к более активным действиям. После параллельных обсуждений все возвращаются в общее совещание, и модераторы команд (их нужно обозначить заранее) докладывают о результатах. Обязательное правило: включение камеры модераторами во время выступления. Для первого обсуждения лучше выбрать ведущих из числа опытных сотрудников, задав планку для работы в группах. При последующих сессиях обязательно миксуйте команды и назначайте новых модераторов.
- Кросс-функциональные обсуждения
В группу для обсуждения по возможности включайте сотрудников из разных подразделений. Так процесс разбора вопроса будет интереснее, а выводы – качественнее. - Фиксируйте принятые решения в процессе совещания
Оптимальный вариант – сразу составлять календарный план действий с указанием ответственных лиц, который вы по окончании рассылаете непосредственным участникам, а также сотрудникам, обозначенным в плане в качестве исполнителей, и другим заинтересованным лицам. Однако избегайте предоставления общего доступа к протоколу встречи и плану действий, когда сотрудники имеют возможность корректировать задачи, сроки и любые другие записи. Либо выкладывайте в общий доступ документы, защищенные от редактирования. - В завершение встречи
Определите дату следующей встречи или серии встреч, если подобные обсуждения должны происходить на регулярной основе. Дайте возможность участникам поделиться своими выводами, впечатлениями о встрече и планами работы в направлении, стоящем на повестке дня. Последнее слово остается за ведущим, который подводит общий итог встречи, подчеркивает ключевые моменты, благодарит участников за активную работу и обозначает направление дальнейшего движения по данной теме.
В целом, если рассматривать онлайн-конференции как рабочий инструмент для регулярного использования, имеет смысл разработать короткую процедуру, назвав ее, например, «Этика онлайн-коммуникаций». Тогда правила игры будут прозрачны для всех сотрудников, и встречи станут еще результативнее.
При должной организации онлайн-встречи могут не уступать по эффективности, а порой и превосходить традиционные кабинетные совещания. С точки же зрения географического и численного охвата аудитории, а также «бюджетности» мероприятия – им нет равных.
Источник : e-xecutive.ru