Весьма расхожая ситуация: рекрутер получает запрос — например, срочно нужен менеджер по продажам. Времени у начальника мало, заявка особо не обсуждается, рекрутер или просматривает требования к похожим вакансиям, или ориентируется только на опыт. Проходит неделя-другая, на рассмотрении первые кандидаты, и тут: «Не то!». Идет череда уточнений, затем поиск начинается с нуля.
Почему так произошло? Потому что нет общего процесса, прозрачного и понятного для всех. Такого, которому доверяли бы и руководитель, рекрутер и HRD. Давайте научимся собирать такой процесс — по шагам и с нуля. А если в вашей компании уже отстроены процессы найма, все равно посмотрите эту статью, вдруг найдете пару мыслей, как их улучшить.
Шаг 1. Снимите заявку на подбор.
Работа над любой вакансией начинается с заявки на подбор. Задача рекрутера — обсудить позицию с линейным руководителем и детально заполнить бланк заявки. В некоторых компаниях руководство сразу передает в HR-департамент заполненный бланк, в других рекрутер проводит интервью с внутренним заказчиком и самостоятельно записывает всю информацию. Во втором случае удобно заранее составить список вопросов, чтобы ничего не упустить.
Зачем детально прорабатывать заявку
Клиент, неважно, внешний или внутренний, отдает задачу рекрутеру на аутсорс — он не хочет погружаться в детали сам и всё контролировать, он заказывает профессиональную услугу и ждёт хороший сервис. В деловом мире профессионал тот, кто приведет к нужному результату в нужные сроки, снимет максимум головной боли. Первым делом важно узнать, чего же именно от вас ждут.
Полезное правило любого профессионала — задавать вопросы. Спрашивать нужно так много, чтобы убедиться: клиент и исполнитель видят задачу одинаково. А затем зафиксировать эту договоренность письменно.
У рекрутера с большим опытом работы может возникнуть соблазн не снимать подробную заявку, потому что «плавали — знаем». Но даже если вы много лет работаете в одной компании, заявка все равно необходима. Со временем меняются задачи бизнеса, в профилях сотрудников появляются новые обязанности, руководитель начинает по-новому смотреть на команду и искать в нее немного других людей — поэтому никогда не будет лишним уточнить запрос. Просто дайте себе установку, что искать нужно каждый раз словно впервые — это поможет не терять бдительности.
О чем спросить, чтобы гарантированно разобраться в заявке
Главная опасность на этом этапе в том, что рекрутер, а зачастую и руководитель подразделения, не понимают, что же за человек им нужен.
Чтобы вам было проще работать с вопросами, мы подготовили шаблон формы заявки. Но не забывайте: форма — это просто структура, в которой удобно фиксировать факты и договоренности. Опасно просто скидывать шаблон заказчику — лучше берите его с собой на разговор.
Определяем стандартные требования к кандидату
Не забыть спросить:
- История возникновения заявки — вакансия появилась в результате расширения штата, или потому, что у вас человек уволился/пошел на повышение/перешел в другой отдел? Насколько вакансия срочная и утверждена ли на всех уровнях?
- Почему вы открыли эту вакансию? Как давно она открыта? Если это замена, то важно понять, в чем ошиблись: чего-то не учли в предстоящей работе или что-то не заметили в кандидате при отборе?
- Что будет делать человек на этом месте? (Должностные обязанности)
- Какой опыт и образование нужны человеку, чтобы справиться?
- Что здесь самое ключевое? (Ключевые компетенции)
- Какой бюджет для оплаты этой работы? (Вилка ЗП)
- Из чего будет состоять доход специалиста? (Только оклад, оклад + %, премии, бонусы, соцпакет и компенсации)
- Какого человека вы ищете в команду: какие личные качества, интересы, жизненные принципы важны для выполнения этой работы и почему?
- Какие есть особенности у этой должности? К чему должен быть готов кандидат? (Ненормированный график, командировки, высокий темп и много неопределенности или, наоборот, работа по регламентам в спокойном темпе).
- Какие перспективы у человека на этой должности? Есть ли план роста?
Тут же важно прописать все формальные условия по вакансии:
- есть ли официальное оформление и белая зарплата,
- человек будет в штате или нет,
- обязательно ли постоянное присутствие в офисе, иногда можно поработать из дома или это вообще удаленка,
- есть ли фиксированное время старта работы,
- как долго будет длиться испытательный срок,
- где находится офис и что в нем хорошего.
Разбираем тонкие места
Когда со стандартными вопросами покончено, важно углубиться в специфику конкретно этой позиции. Все работают по-разному, и ключевые моменты для успеха того же менеджера по продажам в разных компаниях, отделах, у разных руководителей всегда свои.
Хорошие вопросы тут — открытые вопросы, например:
- Каких компетенций не хватило ушедшему специалисту? Что в его работе пошло не так?
- Что самое трудное и самое важное в вашей работе?
- Почему с вами интересно работать?
- Что вы с командой делаете не как другие, лучше, чем другие?
- Какие у команды слабые стороны? Какие задачи умеете решать хуже?
- Есть ли компании, чьих сотрудников стоит рассматривать как приоритетных кандидатов? Почему?
- В каких смежных областях есть смысл искать специалистов?
- На какие компании или отрасли даже не смотреть?
- В чем специфика работы в вашей команде?
- Какие конкретно действия человека убедят вас, что это сильный специалист? А что, рано или поздно, подорвет доверие?
Формируем окончательную заявку на подбор персонала
В ней отражаем ключевые требования, обязанности и условия работы, которые предоставляет компания.
Важно дать вашему заказчику прочитать заявку и собрать обратную связь — всё ли вы правильно поняли, не упустили ли что-то ключевое, не добавили ли что-то, чего точно не должно быть?
Если у руководителя нет времени
Будьте логичны и убеждайте аргументированно. Расскажите, что каждая плохо составленная заявка — это зря потраченное время и недополученная прибыль. Проиллюстрируйте в цифрах, сколько стоит простой в работе одного менеджера по продажам. Это должно сработать.
Шаг 2. Представьте каждого кандидата
После составления заявки и первичного отбора представьте руководителю каждого кандидата. Ошибкой здесь будет — надеяться, что руководитель разберется сам.
Как НЕ делать:
- отправлять руководителю на почту папку выгруженных с rabota.by резюме;
- отправлять блок резюме без комментариев по каждому из кандидатов;
- перекладывать на руководителя часть своей работы — отправлять не «отобранных» кандидатов, а «всех подряд».
Как делать:
- провести анализ резюме, максимально отсеяв неподходящих кандидатов;
- провести первичное телефонное интервью;
- по результатам интервью выбрать лучших и отправить руководителю их резюме вместе с вашими аргументами — почему кандидат подходит под критерии из заявки.
Шаг 3. Соберите обратную связь по кандидату или группе кандидатов
После представления кандидатов обсудите с руководителем его впечатления. Что спросить:
- кто кажется самым «сильным» и почему;
- кто точно не подходит на должность и по каким причинам;
- появились ли в процессе выбора новые критерии и пожелания по вакансии.
Обратная связь важна на каждом этапе работы — так рекрутер контролирует процесс и видит, что все идет по плану. Если появились новые пожелания, их стоит учесть, скорректировав поиск.
Шаг 4. Контролируйте ход проекта: статус-встречи и аналитика
Не забывайте сверяться с руководителем в процессе подбора — устраивайте регулярные встречи. Что обсуждать:
- сколько кандидатов отсмотрено и какие результаты;
- нужна ли корректировка требований и заявки на подбор;
- есть ли узкие места в проекте и что с ними можно сделать: корректировке поддаются сроки рассмотрения, конкурентоспособность условий и зона роста будущего работника;
- сколько кандидатов сейчас в воронке и достаточно ли их, чтобы наверняка закрыть вакансию;
- по какой причине и с какого из этапов «уходят» кандидаты;
- какие есть риски по близким к финалу кандидатам;
- пожелания к работе рекрутера.
Такие обсуждения позволяют отслеживать ситуацию и сохранять прозрачность подбора. Митинги можно делать короткими, буквально на 10 минут, главное здесь — регулярность. Если вы работаете в распределенных командах, используйте специальные решения — Skype, Zoom и другие.
Шаг 5. Оцените результаты проекта
Когда вакансия будет закрыта, ценно проанализировать работу, зафиксировать полезные практики или внести корректировки на следующие поиски. В этом вам поможет аналитика: составляйте отчеты самостоятельно в Excel-таблицах или используйте CRM-системы. Большинство рекрутинговых систем предлагают аналитику разных форматов.
В каждой компании свои особенности, экспертиза и подводные камни. Полезно копить исторические данные по найму:
- сроки закрытия разных позиций;
- стоимость найма на разные позиции — учитывайте бюджеты на размещение и время работы рекрутера;
- ожидания кандидатов и данные по заработным платам — чтобы сразу корректировать условия, которые не попадают в рынок;.
- база и стоп-листы кандидатов — чтобы каждый раз не начинать отбор с нуля и сэкономить время.
Хорошая практика — добавить в процесс подбора ретроспективу по проекту, позвать на него линейного руководителя и HR-специалистов. Так вы с коллегами поймете, как видят ваши процессы со стороны, и обязательно найдете, что улучшить, чтобы не повторять ошибок, строить более точные прогнозы и значительно ускорить наём.