Держите ее возле себя! Когда следует выражать свое мнение

Если вы собираетесь ввести оценку результативности работников компании, хотите проанализировать систему предприятия или вам требуется справочное руководство, здесь вы найдете все, что необходимо для реализации этих целей. Также мы внедрили несколько аспектов, которые вы сможете использовать уже сегодня для анализа и оптимизации рабочего процесса.

Что представляет собой аттестация работников компании?

Оценка результатов – точно установленная формальная система оценивания, с помощью которой руководители компании и прочие заинтересованные лица могут проанализировать эффективность работы сотрудников. Основной целью такого мониторинга является получение информации о сильных и слабых навыках конкретных работников, чтобы помочь в их дальнейшем развитии и совершенствовании.

Вне зависимости от методики аттестации, четко спланированный алгоритм оценивания и его использованиеспособствуют развитию обратной связи и прогрессивному развитию предприятия.

Кто осуществляет аттестацию работников?

Как правило, аттестация проводится непосредственным руководителем конкретного сотрудника, ведь он как никто другой знает обо всех особенностях его работы и важности для компании. Реже анализ деятельности осуществляется отделом кадров или даже директором организации.

Почему обзор эффективности так важен?

Анализ производительности обладает множеством преимуществ, в том числе незамедлительной прогрессией в ведении бизнеса и улучшением продуктивности сотрудника, которому важно знать о своих слабых и сильных сторонах – полученная информация позволяет ему заполнить пробелы и добиться карьерного роста. Среди прочих плюсов оценивания эффективности работы:

1. Координация бизнес-целей и значения отдельных индивидуумов.

Анализ результатов позволяет убедиться в понимании основных целей и перспектив компании, а также в восприятии работы сотрудника им самим. Дело в том, что эффективность отдельного работника определяет результативность ведения бизнеса.

2. Четкая трактовка должностных обязанностей.

Контроль эффективности деятельности дает возможность работникам компании понять свою роль и узнать детальнее обо всех нюансах, которые их интересуют. В случае, когда сотрудники и их руководители могут четко отграничивать должностные функции и полноценно выполнять их, ликвидируются любые двусмысленные ситуации. Каждый должен нести ответственность за свою профессиональную деятельность.

3. Периодические отзывы о выполненной работе.

Этот фактор позволяет оптимизировать коммуникацию в организации. Отзывы также позволяют определить сильные и слабые стороны сотрудников и показывают, чего от них ожидает компания. С помощью контроля эффективности можно не только мотивировать работников компании на получение удовольствия от выполняемой работы, но и стимулировать на новые достижения и креативные идеи.

4. Карьерный рост.

Анализ работы сотрудника позволяет в полной мере структурировать основные цели для прогрессивного развития его карьеры. Оценивание позволит им формировать дополнительные навыки, совершенствовать уже имеющиеся или получить наставника, что может стать фундаментом для разработки плана преемственности должностей.

5. Награда за качественно выполненную работу.

Управление результативностью деятельности предлагает внедрение системы поощрений за хорошо проделанную работу. Вознаграждением могут стать дополнительный выходной или премия. Перспектива оценки работы выше, чем «превосходно», может стать неплохим стимулом для дальнейшего развития и отменного выполнения возложенных обязанностей.

Оптимальный подход к оцениванию результатов профессиональной деятельности

Существует множество методик и техник, с помощью которых можно осуществлять управление эффективностью работы, однако их механизмы существенно отличаются: одни предполагают использование системы оценок, в других применяется тактика «вопросов-ответов», а третьи считаются свободной формой.

Как и тактика ведения бизнеса в вашей компании, управление результативностью будет абсолютно отличаться от других систем, ведь она будет определяться ценностями, целями и приоритетами предприятия. При этом качественное оценивание направлено на оптимизацию работы в организации, повышение производительности, благополучия и развития работников.

Даже принимая общее задание методик управления эффективностью, некоторые тактики могут вызвать обратный желаемому результат: исчезновение мотивации и возникновение желания сдаться. Как правило, традиционное УЭ не приходится по вкусу ни руководителям, ни сотрудникам организации, ведь его результатом не становится достижение поставленной цели в виде повышения продуктивности. В исследовании, которое опубликовано в журнале Journal of Industrial and Organizational Psychology говорится:

95% руководителей недовольны системами управления сотрудниками в компании.
59% сотрудников считают УЭ пустой тратой времени и обременительным занятием, а 56% опрошенных заявили об отсутствии обратной связи: после проведения оценивания им не сказали, что именно нужно улучшить или исправить.
Примерно 90% руководителей отдела кадров считают информацию, полученную в результате УЭ, недостоверной.

Именно поэтому возникла необходимость пересмотреть систему управления и внести в нее изменения. Наилучшая тактика УЭ предполагает внедрение постоянной обратной связи, чтобы устранить необходимость концентрироваться и тратить время на анализ ошибок годичной давности. Исследования Джоша Берсина показывают, что приблизительно 75% многонациональных организаций начинают внедрять эту систему управления.

Какой должна быть аттестация?

Обеспечение непрерывной обратной связи не только гарантирует более достоверный анализ деятельности, но и больше ориентирован на перспективу, содействие карьерному росту и развитию сотрудника. Вместо стандартного оценивания, фундаментом которого являются прошлые результаты, основой является восприятие работника как индивидуума со своими особенностями с целью максимального раскрытия потенциала.

Традиционная система УЭ	Непрерывная обратная связь
Ориентация на прошлые показатели	Ориентация на развитие потенциала сотрудника
Метрики и нисходящая направленность	Согласованные цели
Использование для анализа только рейтингов менеджеров	Многостороннее оценивание (клиенты/коллеги/подчиненные/начальство)
Кратность: раз в год	Кратность: минимум ежеквартально
Руководитель: отдел кадров	Управление осуществляется непосредственным руководителем сотрудника

Внедрение постоянной обратной связи не исключает использование измерений и отчетности – изменяется их значение. Метрики позволяют как руководителям, так и сотрудникам ясно оценить ситуацию и построить дальнейший план действий. С помощью измерений можно также определить приоритетность определенных задач для оптимального развития бизнеса.

Главная цель – достижение баланса во всех рабочих аспектах: качество, количество, экономическая целесообразность и своевременность. Также важно, чтобы сотрудник мог оценить ожидания, которые возлагает на него руководство, и быть уверенным, что успешно сможет достичь необходимого результата. Ожидания от работы должны соответствовать таким критериям:

соответствие должностным обязанностям;
четкость и ясность;
конкретность;
измеряемость, чтобы была возможность проверить промежуточный результат;
своевременность;
достижимость;
направленность на развитие навыков и повышение продуктивности.

Как определить главные цели при проведении аттестации?

Если говорить о целях сотрудников, самым главным является баланс. Задачи не должны быть очень простыми, так как сотрудник не сможет полноценно себя проявить, и не будет чувствовать себя удовлетворенным, ведь большинству людей нравится получать вызов и проверять свои способности. Таким образом, у работника появится возможность получить новые навыки и усовершенствовать старые. При этом слишком сложные задачи могут производить обратный эффект, устраняя любую мотивацию: работник потратит все силы, пытаясь достичь поставленной цели, либо же вовсе сочтет ее невыполнимой.

Результативные цели должны утверждаться коллегиально сотрудником и руководителем. Они должны соответствовать критериям SMART (конкретность, измеримость, достижимость, актуальность и своевременность). Необходимо также проведение регулярных бесед для определения дальнейшей тактики реализации цели и определения способов поддержки сотрудника в ее достижении.

Примеры аттестации: основные вопросы

Вне зависимости от модели, с которой вы решили работать, внедрение непрерывной обратной связи с применением четких и позитивных формулировок, станет ключом к результативному и продуктивному оцениванию. Формирование отзывов о деятельности требует от руководителей и заинтересованных лиц конструктивной критики, тщательного анализа и предоставления выводов, которые будут способствовать развитию сотрудника.

Критерии определяются размером, масштабами и культурой организации. Для того, чтобы начать оценивание сотрудников своей компании, обратите внимание на следующие области:

Направленность на достижение целей

Ставит ли человек перед собой сложные задачи.
Предоставляет ли помощь коллегам для достижения их целей.
Формирует ли в своей работе приоритеты, основываясь на потребностях компании и ее клиентов.
Препятствуют ли достижению целей различные проблемы и сложности.

Наличие лидерских качеств

Учитывает ли человек мнение других членов команды во время принятия решения, или же основывается исключительно на своей точке зрения.
Оказывает ли помощь коллегам в решении проблем, связанных с работой.
Предоставляет ли подотчетность своих сотрудников о достижении определенных целей.

Коммуникация

Является активным слушателем.
Адаптирует общение под требования аудитории.
Лаконично и структурировано излагает свои мысли.

Работа в команде

Эффективно взаимодействует с другими членами команды.
Обеспечивает объективную, структурированную и конструктивную обратную связь сотрудникам.
Уважительно относится к коллегам, подчиненным и руководству.
Ценит особенности каждого человека и его отличия от других
Принимает активное участие в решении рабочих задач, активно слушает.

Культура

Ежедневно живет ценностями организации.
Является своеобразной ролевой моделью.
Обеспечивает положительную рабочую атмосферу.

Информация для проведения аттестации может отличаться в зависимости от должности индивидуума и непосредственно компании, однако подготовить несколько универсальных вопросов не будет лишним. Например:

Какие стороны Субъекта являются самыми сильными/слабыми, какие усилия он/она может приложить для своего дальнейшего развития и прогрессирования в должности?
Что является наибольшей перспективой и потенциалом Субъекта, и какие действия он/она может предпринять для их совершенствования?

В составлении критериев оценивания сотрудников вам могут помочь бесплатные шаблоны оценки управления эффективностью, которые вы можете скачать с сайта Qualtrics.

Подготовка к проведению аттестации

Если вы являетесь руководителем команды и вам поручили провести аттестацию своих подчиненных, вероятней всего, у вас есть определенных алгоритм анализа работы сотрудников. При этом вам все еще следует тщательно подготовиться к оцениванию, чтобы оно прошло как можно проще и гладко.

Выделите на аттестацию отдельное время

Оценивание – ответственная задача, во время которой вас не должны отвлекать по любым другим вопросам. Лучше расставьте приоритеты и распределите задачи таким образом, чтобы минимизировать вероятность того, что вам необходимо будет заняться другими заданиями во время беседы с сотрудником или вовсе отложить аттестацию на другое время. Так вы создадите репутацию ответственного менеджера, для которого обзор является таким же важным, как и для сотрудника.

Анализ информации о впечатлениях работника

Перед беседой просмотрите и проанализируйте данные, полученные во время предыдущей встречи. Таким образом вы сможете возобновить в памяти темы прошлого обзора, ключевые моменты разговора и его выводы.

Получение и предоставление обратной связи

Выделите достаточное количество времени, чтобы обсудить с сотрудником все необходимые моменты. Также вы можете взять с собой ноутбук или блокнот, чтобы делать небольшие пометки, которые могут пригодиться во время следующей беседы.

Будьте готовы к кривым шарам

Вы не обязаны сообщать работнику информацию, которую бы он не знал о своей работе, однако он может затронуть вопросы, о которых вы не осведомлены. Учитывая, что аттестация представляет собой дискуссию тет-а-тет, обзор может стать возможностью обсудить определенные темы или новости. Хоть эти вопросы могут и не относиться непосредственно к оцениванию работы сотрудника, будьте учтивы и внимательны к его словам и, при необходимости, отложите беседу на другое время.

Ловушки оценивания, которых лучше остерегаться

При планировании или изменении своей системы оценивания работы сотрудников, вы можете разительно снизить затраты времени и ресурсов, если будете осведомлены о следующем:

1. Утрата взаимосвязи между целью и процессом.

Вам следует знать достоверно, определяет ли цель вашей системы УЭ процесс: это позволяет при необходимости внести коррективы. Ключевым моментом является понимание, насколько хорошо цели вашей компании коррелируют с ежедневными задачами отдельных команда и работников.

2. Культура обратной связи.

Если она еще досконально не сформирована или находится только на начальном этапе развития, вам лучше потратить время и силы, чтобы объяснить сотрудникам важность внедрения этой системы. Таким образом вы успешно сможете ввести культуру обратной связи на своем предприятии и добиться доверия к этому механизму взаимодействия.

3. Отказ от вовлечения заинтересованных лиц.

Привлечение бизнес-лидеров и высокопоставленных лиц к управлению эффективностью работы изначально привлечет внимание, повысит кредит доверия и увеличит интерес со стороны сотрудников.

4. Отсутствие сети поддержки.

Еще в самом начале внедрения проекта следует продумать дальнейшие действия и предусмотреть обратную связь. Уже на раннем этапе стоит установить ожидания для сотрудников и менеджеров, чтобы они в любой момент могли обратиться за помощью к компетентному человеку.

5. Недостаток коммуникации.

Успешную систему управления эффективности работы невозможно представить без коммуникации. Ключевым моментом является прозрачность и честность с обеих сторон.

6. Незаинтересованность.

Можно не ждать успешности от внедрения УЭ в случае, если вовлеченные в этот процесс люди относятся к нему абсолютно безразлично. Сотрудники ощущают безучастное отношение руководства к обратной связи и начинают относиться к системе зеркально. Менеджеры обязаны обеспечивать контроль, должную поддержку и обучать своих подчиненных для получения желаемого результата.

Источник : coloris.com.ua

Руководство по оцениванию деятельности сотрудников